HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM
Govt. of Jharkhand
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQs)
For PHASE- II
(उत्तर हे तु प्रश्न पर Click करें )
फहुधा ऩछ
ु े जाने वारे प्रश्न
प्रश्न-1. Service Book Verification क्मा है ?
प्रश्न-2. Service Book Verification भें नोडर ऩदाधधकायी की क्मा बूमभका है ?
प्रश्न-3. Service Book Verification भें स्थाऩना प्रबायी की क्मा बूमभका है ?
प्रश्न-4. Service Book Verification की सवु वधा का उऩमोग ककस प्रकाय से ककमा जामेगा?
प्रश्न-5. नोडर ऩदाधधकायी
General Administrator Login कयके
Role Assignment तथा
Contract Employee के ऩंजीकयण का कामय ककस प्रकाय से कयें गे ?
प्रश्न-6. User Management- Employee Entry के द्वाया क्मा-क्मा कामय ककमे जाएंगे?
a.
b.
वैसे कभयचायी , जजनका वववयण
ऩंजीकृत कयने की प्रकिमा क्मा है ?
Treasury MIS भें उऩरब्ध ना हो , को भानवसंऩदा भें
उऩमुक्
य त ववधध से ऩंजीकृत कभयचायी के वववयण भें सुधाय कैसे ककमा जा सकता है ?
प्रश्न-7.
नोडर ऩदाधधकायी/स्थाऩना प्रबायी Role Assignment (Permission) दे ने का कामय कैसे कयें गे?
प्रश्न-8.
HRMS भें ववमबन्न प्रकाय के Roles उऩजस्थत हैं। ककस Role का क्मा कामय है ?
प्रश्न-9. स्थाऩना मरवऩक/सहामक , जजनको e-Service Book सत्माऩन के मरमे
Establishment Data
Entry का Role ददमा गमा हो वे, अऩना कामय ककस प्रकाय से प्रायं ब कयें गे?
प्रश्न-10. E-Service Book Master Verification की प्रकिमा क्मा है ?
प्रश्न-11. e-Service Book को अंततभ सत्माऩन Final Verification के मरमे स्थाऩना प्रबायी के ऩास कैसे
बेजा जामे?
प्रश्न-12. स्थाऩना प्रबायी द्वाया e-Service Book सत्माऩन का कामय ककस प्रकाय ककमा जाएगा?
प्रश्न-13. स्थाऩना प्रबायी द्वाया e-Service Book भें कभी के नाभ,जन्भततधथ तथा मोगदान की ततधथ को
कैसे संसोधधत ककमा जामे ?
प्रश्न-1. Service Book Verification क्मा है ?
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उत्तय 1. Service Book Verification का अथय है व्मजक्तगत डाटा प्रववजटट कामय (Individual
Employee Data Entry - IEDE) के िभ भें कभी के द्वाया ऑनराइन पॉभय 8 के रॉक कय ददए जाने के
ऩश्चात प्रववटट ककमे गए डाटा का ऑनराइन सत्माऩन कामय एवं शेष पॉभय भें डाटा प्रववजटट कामय ककमा जाना |
मह ऑनराइन सत्माऩन कामय उन्ही कमभयमों के सम्फन्ध भें ककमा जा सकता है जजन्होंने अऩना डाटा रॉक कय
ददमा है |
प्रश्न-2. Service Book Verification भें नोडर ऩदाधधकायी की क्मा बूमभका है ?
उत्तय 2. Service Book Verification भें नोडर ऩदाधधकारयमों को ऑनराइन Role Assign कयने एवं
गैय बववटम तनधध रेखा वारे ऩदाधधकारयमों/कभयचारयमों के ऑनराइन ऩंजीमन कयने की शजक्त प्रदत्त है |
प्रश्न-3. Service Book Verification भें स्थाऩना प्रबायी की क्मा बूमभका है ?
उत्तय 3. Service Book Verification
भें स्थाऩना प्रबारयमों को ऑनराइन Role Assign कयने एवं
गैय बववटम तनधध रेखा वारे ऩदाधधकारयमों/कभयचारयमों के ऑनराइन ऩंजीमन कयने की शजक्त प्रदत्त है | इसके
साथ ही उन्हें उनकी स्थाऩना से सम्फद्ध कमभयमों के व्मजक्तगत डाटा प्रववटटी कामय के सम्फन्ध भें डाटा ऩूणय
कयने सम्फन्धी कामय को अंततभ रूऩ से सत्मावऩत कयना है |
प्रश्न-4. Service Book Verification की सुववधा का उऩमोग ककस प्रकाय से ककमा जामेगा? Home
उत्तय 4. इस प्रकिमा को सवयप्रथभ सबी ववबागों के नोडर ऩदाधधकारयमों के द्वाया आयं ब ककमा जामेगा। नोडर
ऩदाधधकायी अऩने ववबाग के
‘General Administrator’ (Admin) Credential से Login कयने के
ऩश्चात इस कामय को प्रायम्ब कयें गे।
प्रश्न-5. नोडर ऩदाधधकायी General Administrator Login कयके Role Assignment तथा Contract
Employee के ऩंजीकयण का कामय ककस प्रकाय से कयें गे?
Home
उत्तय 5. Login कयने के ऩश्चात नोडर ऩदाधधकायी अऩने Account भें ददखने वारे ‘Office
Administrator’ Menu Item को Select कयने के फाद ददखने वारे ववकल्ऩों ऩय Click कयने के ऩश्चात
अऩना कामय आयं ब कयें गे।
प्रश्न-6. User Management - Employee Entry के द्वाया क्मा-क्मा कामय ककमे जाएंगे? Home
उत्तय 6. इस Menu के द्वाया दो कामय ककमे जाएंगे। ऩहरा , वैसे नमे कभयचायी का भानवसंऩदा भें ऩंजीकयण
जजनका वववयण Treasury MIS भें उऩरब्ध ना हो; तथा दस
ू या, इस भाध्मभ से ऩंजीकृत कभयचायी के वववयण
भें वांतछत सुधाय। मह कामय िभश् ‘Employee Generation Code’ तथा ‘Edit Employee Detail’,
ये डडमो-फटन के भाध्मभ से ककमा जामेगा।
प्रश्न-6. a. वैसे कभयचायी, जजनका वववयण Treasury MIS भें उऩरब्ध ना हो, को भानवसंऩदा भें ऩंजीकृत
कयने की प्रकिमा क्मा है ।
उत्तय 6.a. उत्तय 6. भें उजल्रखखत Employee Generation Code को Select कयने के ऩश्चात एक
Form ददखेगा। इस पॉभय भें संववदा कभी का वववयण अंककत कयें
Code फटन ऩय
, तत्ऩश्चात Generate Employee
Click कयें । Click कयने ऩय उस संववदा कभी का एक
Employee Code स्वत्
Generate हो जामेगा। मह
Employee Code ही उस संववदा कभी का भानव सम्ऩदा ऩोटय र के मरमे
Login ID होगा इसमरमे मह आवश्मक होगा कक नोडर ऩदाधधकायी/स्थाऩना प्रबायी कभी का
Code नोट कय रें । इसके फाद उत्तय 7. भें उजल्रखखत ववधध से कभी को
Employee
‘General’ Role दे ते हुए उनका
Password तनधायरयत कयें । कभी का Login ID उनका Employee Code होगा तथा Password वही
होगा जो उत्तय 4. भें उजल्रखखत ववधध से तनधायरयत हुआ है ।
प्रश्न-6. b. उऩमुक्
य त ववधध से ऩंजीकृत कभयचायी के वववयण भें सुधाय कैसे ककमा जा सकता है ?
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उत्तय 6.b. उत्तय 6. भें उजल्रखखत Edit Employee Detail को Select कयने के ऩश्चात एक Form
ददखेगा, जजसका उऩमोग कय ऩंजीकृत कभयचायी के वववयण भें सुधाय ककमा जा सकता है ।
इसके मरमे Enter Employee Code Detail के Textbox भें ऩंजीकृत कभी के
Employee
Code को डारकय Search कयें । इसके ऩश्चात उनके वववयण भें सुधाय कयके Update Employee Record
ऩय Click कयें ।
प्रश्न-7. नोडर ऩदाधधकायी/स्थाऩना प्रबायी Role Assignment (Permission) दे ने का कामय कैसे कयें गे?
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उत्तय 7. नोडर ऩदाधधकायी/स्थाऩना प्रबायी के Login भें उऩरब्ध ‘Assign Role (Permission)’ Menu
के द्वाया मह कामय ककमा जामेगा। इसके मरए तनम्नमरखखत ददशातनदे श का ऩारन कयें ।
1. ‘Assign Role (Permission)’ Menu पर click करें ।
2. Search Employee भें Dropdown List का प्रमोग कयके ऩदाधधकायी/कभी का |
3. Application Name का चुनाव कयें ।
4. ‘Role to Assigned’ Dropdown List से ऩदाधधकायी/कभी के Role का चमन कयें ।
नोट: इसभें ववमबन्न प्रकाय के
Roles उऩरब्ध हैं, जजनका वववयण अगरे उत्तय के उत्तय भें ददमा
गमा है ।
5. इसके फाद Role Purpose को तनधायरयत ककमा जाना है । इसभें तनम्न दो ववकल्ऩ उऩजस्थत हैं।
ऩहरा – Data Entry/Administrator/General का, जजसे उन कमभयमों को ददमा जाना है जजनको
e-Service Book का Data Entry/Rectification का कामय ददमा जामेगा अथवा उन कमभयमों
को जजन्हे उत्तय 3. भें फतामी ववधध से ऩंजीकृत ककमा गमा है औय उन्हें General योर दे ना है ।
दस
ू या – Verification का ; जजसे उन स्थाऩना प्रबारयमों को ददमा जाना है
, जजनको e-Service
Book के सत्माऩन का कामय कयना है ।
इसके फाद
Current Status भें
Active ऩय
Check कयें । अफ
User Password को
Textbox भें अंककत कयें । इसी Password के द्वाया कभी भानवसम्ऩदा भें
Login कये गा। कभी
का Login ID उनका Employee Code होगा जो उनको उनके ऩंजीकयण (उत्तय 6 a. की प्रककमा)
के दौयान प्राप्त हुआ है ।
प्रश्न-8. HRMS भें ववमबन्न प्रकाय के Roles उऩजस्थत हैं। ककस Role का क्मा कामय है ?
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उत्तय 8. नोडर ऩदाधधकायी/स्थाऩना प्रबायी के Login भें ‘Role to Assigned’ Dropdown List भें
तनम्नमरखखत Role उऩरब्ध हैं।
1. Admin
2. Establishment Data Entry
3. General
4. Establishment Verifying
5. eServicebook Transaction(Correction)
6. Personnel
7. Transfer/Promotion
8. Create Training Plan
9. ACR Acceptance
10. Super Administrator
11. District Administrator
Role का ही
उऩमुक्
य त ग्मायह भें से तनम्नमरखखत तीन
उऩमोग Phase-2 (e-Service Book
Verification) भें ककमा जाना है , जजनका वववयण तनम्नवत है ।
1. ‘General’ Role
2. ‘Establishment Data Entry’ Role
3. ‘Establishment Verifying’ Role
1. ‘General’ Role – इस Role के द्वाया कभी अऩने वववयण
Form 1-8 भें बयकय सच
ू ना को
LOCK कय सकेंगे।
सबी कभी भानवसम्ऩदा भें
‘General’ Role के अंतगयत ही ऩंजीकृत होते हैं। वैसे कभी
जजन्होंने Treasury MIS के भाध्मभ से स्वमं को ऩंजीकृत ककमा है उन्हें
‘General’ Role स्वत्
मभर जाता है , ककन्तु जजन कमभयमों को
के द्वाया उत्तय 3 a. भें
नोडर ऩदाधधकायी/स्थाऩना प्रबायी
फतामी ववधध से ऩंजीकृत ककमा गमा है उन्हें
जाना है ।
‘General’ Role उत्तय 7 भें फतामी ववधध से ददमा
e-Service Book सत्माऩन का कामय तनम्न दो Role के भाध्मभ से ककमा जामेगा।
2. ‘Establishment Data Entry’ Role- इस के भाध्मभ से कमभयमों द्वाया LOCK ककए गमे eService Book के Data का सत्माऩन , शुवद्धकयण तथा शेष आंकड़ों की प्रववजटट का कामय ककमा
जामेगा।
मह Role उन कमभयमों (मथा - कम्प्मट
ु य ऑऩये टय/मरवऩक/सहामक) को ददमा जाना है जजन्हें
कमभयमों द्वाया LOCK ककए गमे e-Service Book के Data का सत्माऩन , शुवद्धकयण तथा शेष
आंकड़ों की प्रववजटट का कामय कयना है | मह
Role ‘Establishment Verifying’ Officer द्वाया
प्रदान ककमा जामेगा।
3. ‘Establishment Verifying’ Role - इस के भाध्मभ से
‘Establishment Data Entry’
Role के द्वाया e-Service Book के सत्माऩन , शुवद्धकयण तथा शेष आंकड़ों की प्रववजटट के मरए
सभवऩयत e-Service Book का अंततभ सत्माऩन (Final Verification)
ककमा जामेगा।
मह Role ववबाग के नोडर ऩदाधधकायी के द्वाया स्थाऩना प्रबारयमों को ददमा जामेगा , जजन्हें
e-Service Book के अंततभ सत्माऩन (Final Verification) का कामय कयना है ।
नोट:- उल्रेखनीम है कक जजस कभी को e-Service Book सत्माऩन से संफजन्धत Role ददमा जाना
है , उनके स्वमं का FORM-8 सही-सही बयकय LOCK यहना अतनवामय है ।
मदद कभी outsourced है तथा उन्हे भूर रूऩ से मसपय
ददमा गमा है तो वह अऩना
कयना अतनवामय है ।
e-Service Book सत्माऩन का कामय
Form 1-7 छोड़कय मसपय Form-8 बयके LOCK कय सकतें हैं। LOCK
प्रश्न-9. स्थाऩना मरवऩक/सहामक , जजनको e-Service Book सत्माऩन के मरमे
Establishment Data
Entry का Role ददमा गमा हो वे, अऩना कामय ककस प्रकाय से प्रायं ब कयें गे?
उत्तय
9.
इसके मरमे स्थाऩना प्रबायी को
‘Establishment
Home
Verifying’ के
Role द्वाया
‘Establishment Data Entry’ का Role स्थापना मरवऩक/सहामक को दे ना ऩड़ेगा। इसके फाद कभी अऩने
Account भें
Login कयें गे।
Login कयने के मरमे उनका
Password वही होगा जो उनके
Role
Assignment के दौयान बया गमा है । Login कयने के फाद उनके Account भें एक ‘ E-Service Book
Master’ का Menu ददखेगा। इसके Sub Menu Item भें Form 1-10 तथा Submit FORMs for
Verification का ववकल्ऩ उऩरब्ध होगा।
प्रश्न-10. E-Service Book Master Verification की प्रकिमा क्मा है ?
Home
उत्तय 10. सवयप्रथभ Form 1-10 भें उन कमभयमों का GPF No. Search ककमा जाएगा/ Dropdown List
से Select ककमा जामेगा , जजन्होंने अऩना Form 1-8 तक बयकय LOCK कय ददमा हो तथा उनकी स्थाऩना
आऩके ऩास हो।
कभी को Select कय उनके Manual Service Book से e-Service Book के मभरान कयने
के ऩश्चात मदद कोई त्रुदट अथवा कभी ऩामी जाती है तो उसभें सुधाय अथवा प्रववजटट कय सकते हैं। अफ Form
8-10 तक Manual Service Book से दे खकय शेष Forms भें आंकड़ों की प्रववजटट की जामेगी।
प्रश्न-11.
e-Service Book को अंततभ सत्माऩन Final Verification के मरमे स्थाऩना प्रबायी के ऩास कैसे
बेजा जामे?
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उत्तय 11. e-Service Book को अंततभ सत्माऩन (Final Verification) के मरमे स्थाऩना प्रबायी के
ऩास बेजे जाने की प्रकिमा तनम्न प्रकाय है –
1. जजस कभी के e-Service Book को Final Verification के मरमे बेजा जाना है उनका
GPF No. search ककमा जाएगा/Dropdown List से Select ककमा जामेगा |
2. इसके फाद जजस स्थाऩना प्रबायी के ऩास e-Service Book बेजा जाना है , उनका नाभ
‘Name of the Officer’ वारे Dropdown list के द्वाया Select ककमा जामेगा |
3. Submit Forms for Verification फटन ऩय click कय इसे submit कयें । मह e-Service
Book स्थाऩना प्रबायी के ऩास Final Verification के मरमे चरा जामेगा तथा उनके Login
Profile भें ददखने रगेगा। Final Verification के मरमे ई-सेवाऩस्
ु त बेजने ऩय उस कभी का
नाभ Dropdown List से हट जाएगा।
प्रश्न-12. स्थाऩना प्रबायी द्वाया e-Service Book सत्माऩन का कामय ककस प्रकाय ककमा जाएगा?
Home
उत्तय 12. इसके मरमे नोडर ऩदाधधकायी को ‘Assign Role(Permission)’ के द्वाया ‘Establishment
Verifying’ का Role स्थाऩना प्रबायी को दे ना ऩड़ेगा। अफ स्थाऩना प्रबायी अऩने
Account भें Login
कयें गे। Login कयने के मरमे उनका Password वही होगा जो उनके Role Assignment के दौयान बया
गमा है । Login कयने के फाद उनके Account भें एक Service Book Verifying Administrator का
Menu ददखेगा, जजसके Sub Menu Item भें चाय ववकल्ऩ उऩजस्थत हैं।
प्रथभ तथा द्ववतीम Sub-Menu Item भें ददखने वारे User Management – Employee Entry तथा
Assign Role(Permission) से कामय उत्तय संख्मा- 6 ,7 एवं 8 भें उजल्रखखत ववधध की सहामता से ककमे
जा सकतें है ।
Menu भें तत
ृ ीम स्थान ऩय ददखने वारे Verify e-Service Book से स्थाऩना प्रबायी अऩने स्थाऩना के
कभयचारयमों के e-Service Book का सत्माऩन कय सकते हैं | कभी को Search कयके उनके साये Forms
को Verify ककमा जा सकता है । मह कामय वह Form Wise एक-एक कयके कय सकते हैं अथवा एक फाय भें
View कयके बी कय सकतें हैं।
उल्रेखनीम है कक स्थाऩना प्रबायी को मसपय उन्हीं कमभयमों का नाभ ददखेगा जजनका ई-सेवाऩुस्त
Establishment Data Entry कयने वारे कभी ने उनको अंततभ सत्माऩन (
Final Verification) के
मरमे बेजा है ।
मदद कभी के e-Service Book औय Manual Service Book को मभरान कयने ऩय कोई त्रदु ट अथवा
कभी ऩामी जाती है तो वह उऩमुक्त सुधाय अथवा प्रववजटट स्वमं कय सकते हैं मा कपय ई-सेवाऩुस्त
Establishment Data Entry कयने वारे कभी को वाऩस बेज सकते हैं । ई-सेवाऩुस्त वाऩस बेजने के मरए
‘Unverify’
फटन ऩय click कयना होगा।
प्रश्न-13. स्थाऩना प्रबायी द्वाया e-Service Book भें कभी के नाभ ,जन्भततधथ तथा मोगदान की ततधथ को
कैसे संसोधधत ककमा जामे ?
Home
उत्तय 13. इसके मरमे नोडर ऩदाधधकायी को ‘Assign Role(Permission)’ के द्वाया ‘Establishment
Verifying’ का Role स्थाऩना प्रबायी को दे ना ऩड़ेगा। अफ स्थाऩना प्रबायी अऩने
Account भें Login
कयें गे। Login कयने के मरमे उनका Password वही होगा जो उनके Role Assignment के दौयान बया
गमा है । Login कयने के फाद उनके Account भें एक Service Book Verifying Administrator का
Menu ददखेगा, जजसके Sub Menu Item भें चाय ववकल्ऩ उऩजस्थत हैं।
Menu भें चतुथय स्थान ऩय ददखने वारे
स्थाऩना के कभयचारयमों के
Correction of e-Service Book से स्थाऩना प्रबायी अऩने
e-Service Book भें उनके नाभ ,जन्भततधथ तथा मोगदान की ततधथ का
संसोधन कयें गे। कभी को Search कयके उनके वववयण भें सुधाय कयने के फाद ‘Update’ फटन भें Click
कयना होगा।उक्त स्थान ऩय अन्म सूचना की बी प्रववजटट/संसोधन का कामय ककमा जा सकता है ।
Form का
Screenshot तनम्नवत है ।
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