0.5 K654 Forretningsrutiner og krav

Prosjekt nr. 1000501
Campus Ås, SLP - Gjennomføring
Forretningsrutiner for totalentreprise
K654 Prosessanlegg inneslutningsakvariet
1
Innhold
1
Generelt...........................................................................................................................................3
2
Orientering om oppdraget ..............................................................................................................3
2.1
Fremdriftsbestemmelser .........................................................................................................3
2.1.1
3
Gjennomføringsmodell....................................................................................................3
Prosjektadministrative rutiner ........................................................................................................4
3.1
Dokumenthåndtering ..............................................................................................................4
3.2
Prosedyrer og skjemaer for håndtering av endringer, forsinkelser, medvirkningssvikt og
avvik 4
4
3.3
Bestillinger ...............................................................................................................................4
3.4
Fakturering ..............................................................................................................................5
Møter...............................................................................................................................................6
4.1
5
Møtereferater..........................................................................................................................6
Rapportering....................................................................................................................................6
Totalentreprenør skal rapportere til prosjektledelsen hver måned der det er aktivitet.....................6
5.1
6
7
Økonomirapport......................................................................................................................7
Kvalitetssikring og kontroll ..............................................................................................................7
6.1
Kvalitetssikring.........................................................................................................................7
6.2
Operativ kvalitetsplan .............................................................................................................7
Ferdigstillelsesverktøy .....................................................................................................................8
2
1
Generelt
Dette dokumentet har til hensikt å gi informasjon om prosjektet og angi administrative rutiner for
gjennomføringen av leveransen.
2
2.1
Orientering om oppdraget
Fremdriftsbestemmelser
Byggherren har utarbeidet fremdriftsplan for prosjektet. Fremdriftsplanen for K654 inngår som en
del av grunnlaget for anbudene. De kontraktsfestede milepælene vil være angitt i tilbudsinvitasjonen
Fremdriftsplanen angir ikke alle aktivitetene som skal utføres og må suppleres med beskrivelser i de
øvrige anbudsdokumentene. Totalentreprenør skal iht. milepælsplanen utarbeide en detaljert
fremdriftsplan for sine egne arbeider.
I dette prosjektet er det et forholdsvis stort antall entreprenører som hver for seg skal utføre sine
arbeider parallelt. Av samordningshensyn kreves det derfor at fremdriftsplanen følges uke for uke, og
at eventuelle forsinkelser blir innarbeidet.
Status i forhold til godkjent fremdriftsplan skal rapporteres i fremdriftsmøtene.
2.1.1 Gjennomføringsmodell
Prosjektering, planlegging, installasjon og testing av prosessanlegget starter våren 2017 og avsluttes
når prosessanlegget er satt i drift og prosessanleggets funksjonaliteter er kontrollert i 2019.
Totalentreprenør vil bli involvert i følgende faser. Tidsrom og milepæler er angitt i
tilbudsinvitasjonen.
A
B
C
D
Prosjekteringsfase
 Kontraktsmøte / oppstartsmøte.
 Totalentreprenør leverer detaljert fremdriftsplan ihht. milepælsplan
 ROS-analyse. Totalentreprenør utfører ROS-analyse av hele prosessanlegget med bruker og
byggherre.
 Prosjekteringsmøter
 Totalentreprenør leverer merking av hullboring til byggherre ihht. milepælsplan
 Totalentreprenør leverer avtalt prosjekteringsunderlag til byggherre ihht. milepælsplan
Installasjonsfase
 Oppstartsmøte
 SHA-møte og SJA (Sikker jobb analyse) gjennomføres før oppstart på byggeplass.
 Totalentreprenør monterer og installerer prosessanlegg ihht. fag- og milepælsplan
 Rapportering på status, økonomi, kvalitet og SHA
 Mekanisk ferdigstillelse ihht. milepælsplan i tilbudsinvitasjon.
Igangkjøringsfase og funksjonstesting
 Totalentreprenør funksjonstester og utbedrer feil og mangler (SAT)
 Funksjonstestene (SAT) er ferdig utført ihht. Milepælsplan i tilbudsinvitasjon.
 Testprosedyrer og dokumentasjon må kunne fremlegges byggherre.
 Leveranse av ferdig montert og funksjonstestet prosessanlegg ihht milepælsplan i
tilbudsinvitasjon. (Mottakskontroll)
Prøvedrift
 Opplæring av driftspersonell
 Prosessanlegget benyttes av NMBU i den daglige driften med fisk i anlegget
 Totalentreprenør drifter og vedlikeholder anlegget
 For øvrig gjelder bestemmelsene om prøvedrift i funksjonsbeskrivelsen
3
3
3.1
Prosjektadministrative rutiner
Dokumenthåndtering
E-post og brev skal påføres følgende overskrift:
1000501 Campus Ås SLP
K654 Prosessanlegg inneslutningsakvariet
Sak/emne
Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal brev/e-post kun omhandle en sak og være entydig
beskrevet.
Referater, endringsmeldinger og avviksmeldinger osv. skal registreres i et løpenummersystem i
Interaxo.
Som eksempel nevnes referat byggemøter: BM-01, BM-02, osv.
Brev til prosjektet stilles til:
Statsbygg hovedkontor
1000501 Campus Ås, SLP
K501
Postboks 8106 Dep
0032 OSLO
Brev stilles til firma og ikke til saksbehandler. Kopi av brev sendes på e-post til kontraktsansvarlig hos
Statsbygg.
All e-post av besluttende kontraktuell karakter skal sendes med kopi til [email protected]
Prosjektets webhotell – Interaxo
Prosjektet bruker webhotellet Interaxo for utveksling av dokumenter, modeller og tegninger med
prosjekteringsgruppe, bruker og entreprenører.
Entreprenør har ansvar for å melde inn brukere til Statsbygg. Entreprenøren varsler Statsbyggs
administratorer for tilganger og evt. opplæring.
Dokumenter unntatt offentlighet skal ikke utveksles på Interaxo.
3.2
Prosedyrer og skjemaer for håndtering av endringer, forsinkelser, medvirkningssvikt og
avvik
Det vil utarbeides skjemaer som skal brukes ved håndtering av endringer, forsinkelse,
medvirkningssvikt og avvik i prosjektet basert på NS8407. Skjemaene vil være elektroniske skjemaer
som fylles ut direkte i nettleseren i Interaxo.
3.3
Bestillinger
Rutiner for bestillinger
Det blir benyttet standard bestillingsbrev for alle bestillinger ut over avtalt kontraktssum. Det vil
fremkomme av bestillingen om endringen er priset etter kontraktens enhetspriser eller
4
utførelsesdagens pris. Bestillingen vil inneholde bestillingsnummer og nødvendig
faktureringsinformasjon.
Rekvisisjon
Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inntil kr
100 000,- eksklusive MVA, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp.
Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene.
3.4
Fakturering
Faktura skal sendes elektronisk i EHF-format (se www.statsbygg.no/faktura). Betalingsbetingelser er i
henhold til kontrakt.
Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt rett sted, eller som mangler informasjon,
vil bli returnert.
Statsbygg aksepterer ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd.
Fakturering skal skje særskilt for:
 Milepælsfaktura på avtalt kontraktssum
 Bestillinger og rekvisisjoner ut over avtalt kontraktssum (endringer/forsinkelse og svikt ved
byggherrens medvirkning/opsjoner/mengderegulering)
 Lønns- og prisstigning (LPS)
 Evt. utlegg
Milepælsfaktura
På milepælsfaktura skal følgende fremgå:









Prosjektnummer: 1000501 Campus Ås, SLP
Kontraktsnummer og –navn: K654 Prosessanlegg inneslutningsakvariet
Statsbyggs bestillingsnummer
Vår referanse (referanse ID)
Milepælsfakturanummer (M001, M002 osv.)
Avtalt kontraktssum ekskl. mva.
Opparbeidet beløp (ekskl. mva.)
Tidligere fakturert beløp (ekskl. mva.)
Rest ifølge kontrakt (ekskl. mva.)
Bestillinger ut over avtalt kontraktssum
Bestillinger ut over avtalt kontraktssum (endringer/forsinkelse og svikt ved byggherrens
medvirkning/opsjoner/mengderegulering) skal faktureres separat i henhold til bestilling. Ved
fakturering skal entreprenør vedlegge dokumentasjon iht. NS 8407.
På faktura skal følgende fremgå:




Prosjektnummer og -navn
Kontraktsnummer og -navn
Bestillingsnummer som fremgår av bestillingsbrevet. Dersom bestillingsbrev ikke er mottatt,
skal det oppgis referanse til skjema omtalt i ovennevnte pkt. 3.2 (eksempelvis
rekvisisjonsnummer for R-skjema «R-001, R-002…s»)
Vår referanse (referanse ID)
5
Hvis en bestilling har flere bestillingslinjer skal faktura også inneholde tilsvarende antall linjer med
henvisning til aktivitetsnummer. Faktura skal også merkes med bestillingsnummer og referanse ID
som fremkommer av bestilling, dersom ikke annen referanse ID er avtalt mellom partene.
Det er svært viktig at overnevnte merking av faktura overholdes. Fakturaer som ikke er i henhold til
kravet, vil bli returnert.
4 Møter
Følgende møter vil avholdes for denne entreprisen:





Byggemøte: Byggherre innkaller til byggemøte
Oppstartsmøte: Byggherre innkaller til oppstartsmøte etter signert kontrakt
Fremdriftsmøte: Byggherre innkaller til fremdriftsmøte
SHA-møte: Byggherre innkaller til SHA-møte.
Prosjekteringsmøte: Totalentreprenør innkaller til prosjekteringsmøte. Byggherren har
møterett.
Særmøte: Byggherre og totalentreprenør kan anmode om særmøter.

Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i
prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men
informeres gjennom møtereferater. Møtehyppighet avtales etter kontraktsinngåelse.
4.1
Møtereferater
Det skrives alltid referat fra alle formelle møter. Den som innkaller har ansvar for at møtereferat blir
utarbeidet og distribuert på Interaxo senest 2 virkedager etter at møtet har funnet sted. Dersom det
ikke er kommet skriftlig innsigelse innen 7 dager etter mottakelse av møtereferatet, eller i
påfølgende møte hvis dette skjer innen 7 dager, oppfattes referatet som godkjent. Dersom en
møtedeltaker blir pålagt oppgaver som haster, må møtedeltaker selv notere seg oppgaven og ikke
vente på referatet.
Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er til stede
skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med å delegere oppgaven til vedkommende.
5 Rapportering
Totalentreprenør skal rapportere til prosjektledelsen hver måned der det er aktivitet.
Totalentreprenør: «Cut-off» for rapportering er normalt siste søndag i måneden, og frist for
månedsrapportering er påfølgende onsdag.
Tema
Innhold
Metode
Tid/hyppighet
Kvalitet
 Utført egenkontroll ift. godkjent
kontrollplan for kontraktsarbeidene
Månedsrapport
Månedlig
Avviksskjema
Løpende
 Avvik- status
6
Ytre miljø
SHA
Fremdrift
Underlag
Økonomi
 Avvik
Avviksskjema
Fortløpende
 Bruk av helse- og miljøfarlige stoffer
Stoffkartotek
Løpende
Månedsrapport
 Antall fraværsskader
 Antall arbeidstimer
 RUH – rapport om uønsket hendelse
Byggemøter
 Status iht omforent fremdriftsplan
 Arbeid utført i foregående periode
 Arbeid som skal utføres i neste periode
 Bemanningsplan
Byggemøter
 Behov for underlag fra byggherre
 Periodisert faktureringsplan
 Rapportering av faktureringsverdier
Månedlig
Løpende
Løpende
Prosjekteringsmøter
Løpende
Periodisert
faktureringsplan
Ved oppstart av
prosjektet og
revidering etter
avtale/ved behov
Månedsrapport
Månedlig
Tabell 2: Rapporteringsplan
5.1
Økonomirapport
Periodisert milepælsbasert faktureringsplan
Totalentreprenøren skal utarbeide forslag til faktureringsplan basert på milepælsplanen i
tilbudsinvitasjonens punkt 2.4. Faktureringsplanen skal godkjennes av byggherre.
Rapportering mot milepælbasert fakturaplan
Det skal rapporteres mot den omforente milepælbaserte faktureringsplanen. Her skal det
rapporteres fakturert verdi akkumulert og i perioden. Dersom det inntreffer endringer i
faktureringsplanen (omfang / tid) skal dette fremgå av rapporteringen. Avvik mot planlagt verdi skal
avviksforklares.
6 Kvalitetssikring og kontroll
6.1
Kvalitetssikring
Alle leverandører som utfører arbeid for Statsbygg, enten direkte eller via underordnede kontrakter
skal ha et implementert og dokumentert system for å sikre at arbeidene utføres i henhold til
gjeldende lover og forskrifter og kontraktens krav.
Alle leverandører til prosjektet skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten.
6.2
Operativ kvalitetsplan
Kontraktsparten skal innen 4 uker etter kontraktsinngåelse:
7
1. utarbeide og oversende til Statsbygg en prosjekttilpasset Kvalitetsplan (operativ
kvalitetsplan) som skal:
a. baseres på kontraktspartens eksisterende styringssystem
b. omfatte det samlede arbeidet i henhold til kontrakt, inkludert styring, kontroll og
oppfølgning av eget arbeid og av arbeidet til sine eventuelle underleverandører
c. brukes som verktøy for sikring og rapportering av kontraktens krav om dette
d. inneholde en sammenfatning på maks 2 A-4 sider, med henvisning til planens hele
innhold
2. presentere Kvalitetsplanen for Statsbygg i sin komplette versjon (inklusive vedlegg) i avtalt
møte. Kvalitetsplanen skal uten opphør kommuniseres, og forefinnes i sine oppdaterte
versjoner under kontraktstiden hos Prosjektledelsen i Statsbygg.
Kvalitetsplanen skal inneholde følgende:

Mål for kvalitet i leveransen: Produkt, prosess og kommunikasjon; spesifiserte, målbare,
aksepterte, realistiske og tidssatte

Organisasjonsplan: Inklusive personressurser med rollebeskrivelser for kontrakten

Dokumentstyring inkl. styring av styrende dokumenter og resultatdokumenter

Spesielle rutiner for prosjektet som ikke dekkes av leverandørens styringssystem

Fremdriftsplan for leveransen med avhengigheter og kritisk linje

Bemanningsplan som korresponderer med Fremdriftsplan og Organisasjonsplan

Kontrollplan og tilhørende sjekklister

Prosedyre for avviksbehandling: Inkluderer identifikasjon av avvik og alle tiltak som er
nødvendige for at avvik skal kunne lukkes

Utkast til Test-plan/testprosedyrer
Kontraktsparten er ansvarlig for at kravene ovenfor gjøres gjeldende for- og skal være omforente
med eventuelle underleverandører.
7 Ferdigstillelsesverktøy
Statsbygg anskaffer verktøy for ferdigstillelse på byggeplass, for å støtte opp oppfølgingen av
produksjon og ferdigstillelse, herunder testing. For totalentreprenør vil dette omfatte innmelding av
feil og mangler, tekniske avklaringer, avvik på kvalitet og SHA.
8