för att planera – genomföra – följa upp – beskriva folkhälsoarbete

Checklista
för att planera –
genomföra – följa upp –
beskriva folkhälsoarbete
Rapport från Centrum för folkhälsa,
Avdelningen för folkhälsoarbete
ISSN 1652-9359
2008:1 (Aff)
Stockholm 2008
Jenny Sydhoff
Sofia Kvist Lindholm
Innehållsförteckning
Förord
4
Checklista för folkhälsoarbete och folkhälsoprocesser
Del 1 Att planera
6
1:1 Bakgrund
1:2 Syfte
1:3 Mål, målgrupp, arena
1:4 Organisation
1:5 Resurser
1:6 Metod och strategi
1:7 Förankring och kommunikation
1:8 Styrdokument för miljö och hälsa
1:9 Kvalitetssäkring 1:10 Utvärdering 1:11 Vidmakthållande och spridningsmetoder Del 2 Att genomföra
6
7
7
8
9
10
12
13
13
13
14
15
2:1 Dokumentera aktiviteter, insatser och händelser
2:2 Dokumentera ändrade förutsättningar
Del 3 Att följa upp och utvärdera
3:1
3:2
3:3
3:4
3:5
3:6
3:7
3:8
3:9
5
Syfte med utvärderingen
Frågeställningar
Urval
Design
Utvärderingsmetod
Datainsamling
Analys
Etiska överväganden
Dokumentation och rapportering
Del 4 Att beskriva
15
15
17
18
18
19
19
19
19
23
24
24
25
4:1 Metoder för att beskriva och presentera fakta
4:2 Rekommendationer vid rapportskrivning
Tips på litteratur
25
26
31
Förord
Folkhälsoarbete bedrivs ofta inom ramen för annat ordinarie
arbete eller i projekt, och i samverkan mellan olika verksamheter
och organisationer. Arbetet sker många gånger över en längre tid.
Beskrivningar är viktiga för att uppdragsgivare och andra
intressenter skall förstå processen, det vill säga vad som hänt
och varför. Dokumentation, utvärdering och analys av genomfört
arbete behövs också för att kunna sprida goda exempel till andra
och för att lära av varandras erfarenheter.
Vi har velat ta fram en relativt kortfattad checklista för vad som är
viktigt vid planering, genomförande, uppföljning, utvärdering och
beskrivning av folkhälsoarbete. Checklistan är att betrakta som en
bruttolista som du kan välja lämpliga delar av för ditt ändamål.
Det finns många bra böcker inom området och vi har i slutet av
skriften listat exempel på titlar som kan ge mer information och
djupare kunskap.
Ursprunget till denna skrift togs fram 1999 av en arbetsgrupp
med verksamma inom olika former av lokalt folkhälsoarbete i
Stockholms län. Deltagare i gruppen var Ingrid Eckerman, Auli
PYY Skog, Inga Swanberg, Jenny Sydhoff, Lena Westman samt
undertecknad. Under 2007 har Jenny Sydhoff och Sofia Kvist
Lindholm på Centrum för folkhälsa, Stockholms läns landsting,
uppdaterat, reviderat och anpassat checklistan till att också stödja
en digital processbeskrivningsmall för folkhälsoarbete.
Jag hoppas att ni som arbetar med folkhälsa inom olika
verksamheter kan ha glädje av de förslag och råd som ges i detta
dokument.
Lena Kanström
Chef, Centrum för folkhälsa
Checklista för folkhälsoarbete och
folkhälsoprocesser
Checklistan utgår från att folkhälsoarbetet följer de
rekommenderade stegen beskrivna av Bracht, Haglund med flera
(1990) och bygger också på dessa steg. En noggrann planering med
väl formulerade mål och möjlighet till uppföljning och utvärdering
underlättar arbetets genomförande och avrapportering.
Checklistan är uppdelad i fyra delar: planera, genomföra, följa
upp och utvärdera samt beskriva folkhälsoarbete. För varje del ges
rekommendationer om hur arbetet kan dokumenteras.
Dokumentation är ett sätt att redovisa händelser och processer i
ett arbete. Dokumentation bör ske fortlöpande, från planeringen
till slutet av en insats eller ett arbete. Dokumentationen kan utgöra
en källa av kunskap för andra.
Dokument betyder skriftligt meddelande som är avsett som,
eller kan användas som, källa till kunskap
Dokumentation betyder insamling och sammanställning av
fakta i syfte att direkt bevisa något samt vetenskapen om
systematisk insamlande, ordnande och tillhandahållande av
kunskapskällor
Dokumentera betyder styrka med hjälp av dokument
Checklistan kan också användas som stöd vid ifyllnad av en digital
processbeskrivningsmall. Mallen kan underlätta att dokumentera
en process och att reflektera över, kvalitetssäkra samt följa upp
folkhälsoarbete. Processbeskrivningsmallen är framtagen inom
Stockholms läns landsting och finns att ladda ned på www.
folkhalsoguiden.se.
Del 1 Att planera
En projekt-, aktivitets-, handlings- eller verksamhetsplan bör
skrivas under planeringen av ett arbete. Att beskriva sin plan i
ett dokument gör det lättare att tänka till, diskutera med andra
och reflektera över hur arbetet ska utformas. Här ger vi förslag på
rubriker som kan ingå i planen:
• Bakgrund
• Syfte
• Mål, målgrupp, arena
• Organisation
• Resurser
• Metod och strategi
• Förankring och kommunikation
• Styrdokument för miljö och hälsa
• Kvalitetssäkring
• Utvärdering
• Vidmakthållande och spridningsmetoder
1:1 Bakgrund
Analysera problemet eller behovet
Att analysera problemets art, storlek och omfattning är viktigt för
att kunna utforma en insats som svarar på faktiska behov och är
anpassad till de omständigheter som råder. En analys bör visa på
vilka behov som föreligger och om behoven varierar geografiskt
och/eller demografiskt. Underlag kan bland annat hämtas från
folkhälsorapporter, lokala undersökningar och kommunala data.
Vidare bör analysen omfatta möjligheter och hinder för arbetet
samt vara en genomgång av befintliga resurser och möjliga
samverkanspartners.
Kunskap om sambanden mellan hälso-, frisk-, och skyddsfaktorer,
ohälso- och riskfaktorer samt hälsofrämjande åtgärder finns
att hämta i litteratur, i forskningsrapporter eller i olika
folkhälsorapporter.
Uppdrag, beslut och tidigare erfarenheter
Det är en fördel att sammanfatta de uppdrag eller beslut (politiska
eller inom organisationen) som ligger till grund för arbetet. Beskriv
om något har gjorts tidigare, resultat, svårigheter och aktuella
utgångspunkter.
• Går det att bygga på arbetssätt som använts tidigare?
• Skriv vem som identifierade frågan, problemet eller
åtgärden.
• Beskriv samband mellan hälsa och ohälsa, med- och
motkrafter.
Dokumentera början−starten
Det är viktigt att dokumentera hur det hela började.
• Vem identifierade problemet eller åtgärden?
• Hur startade insatsen eller initiativet?
• Beskriv verksamhet och område som är föremål för insatsen.
• Beskriv vad som gjorts tidigare.
1:2 Syfte
I syftet beskrivs vad arbetet, projektet, eller insatsen syftar till.
1:3 Mål, målgrupp, arena
Mål och delmål
Fundera över vilka som ska delta i en målformuleringsprocess och
involvera gärna målgruppen. Målen skall vara tydliga och kunna
förstås av alla och de bör vara mätbara inom en rimlig tid. Utgå
från S.M.A.R.T.A mål, som är:
Specifika
Mätbara
Angelägna och Accepterade
Realistiska
Tidsbestämda
Avstämningsbara
•
•
•
•
Beskriv vad som skall uppnås.
Är målen sjukdomsförebyggande, till exempel att minska
rökfrekvensen med x procent?
Är målen hälsofrämjande, till exempel att den självupplevda
hälsan ska vara bra till minst 75 procent år x?
Är det mål för själva åtgärden, till exempel 20 kurser för
lärare skall ha genomförts under året?
Målgrupp
Vilken eller vilka målgrupper riktar sig insatserna till? De kan
väljas utifrån till exempel ålder, kön, socioekonomi, geografiska
områden, riskgrupp eller olika arenor. Det kan vara av betydelse för
arbetet att reflektera över om målgruppen som insatsen riktas till
är en utsatt grupp, om de är drabbade av mer ohälsa än andra, om
ohälsan ökar i gruppen eller kommer att öka på sikt i gruppen.
Arena
Den plats där människor samlas och kan nås och påverkas till ett
mer hälsosamt liv kallas för arena, det kan vara exempelvis förskola,
skola, arbetsplats, bostadsområde, vårdcentral eller affär. Genom
att rikta en insats till en arena där målgruppen befinner sig kan
förutsättningar för hälsa skapas för målgruppen oavsett om de har
sämre förutsättningar till hälsa generellt sett. Arenaperspektivet
kan därmed bli en viktig aspekt i arbetet att främja jämlikhet i
hälsa.
1:4 Organisation
Beskriv hur arbetet ingår i ett större sammanhang. Skriv
namn, organisationstill­hörighet, funktion och uppdrag. För att
insatsen ska vara effektiv och anpassad efter befintliga behov bör
målgruppen och samverkansparter vara delaktiga i en arbetsgrupp
eller referensgrupp och i att utforma insatsen.
• Hur är arbetet organiserat? Om organisationsförändringar
skett beskriv varför och hur.
• Ange vem som är ägare och huvudman och var arbetet är
placerat, till exempel förvaltning, organisation eller företag.
•
•
•
•
•
•
•
•
Beskriv organisationen av arbetet. Vem är ansvarig för
arbetet? Vem har rollen som sammankallande, projektledare
eller sekreterare?
Hur ingår målgruppen och olika samverkanspartners i
arbetsgrupper, styrgrupper, referensgrupper eller liknande?
Dokumentera ledarskap och medverkande.
Hur är ledarskapet? Vem är eller har varit huvudansvarig
och hur har den personen fått uppdraget? Ibland kan en
person vara huvudansvarig utan att vara den som är mest
aktiv i arbetet. Beskriv hur förhållandet ser ut mellan ledare
och medarbetare.
Finns det någon form av styr-, lednings- eller referensgrupp?
Vilka personer finns med och vilken funktion har de? Vilket
uppdrag har denna grupp? Hur ofta träffas gruppen?
Vilka personer och organisationer eller verksamheter
medverkar för övrigt? Vad har dessa för kunskaper och
färdigheter för att bedriva ett folkhälsoarbete av det slag som
det gäller?
Har någon särskild utbildning för ändamålet erbjudits?
Har medverkan från olika parter förändrats över tid?
Har det funnits tillgång till experter och handledning?
1:5 Resurser
Med resurser menas personer, pengar och materiel. Beskriv vilka
resurser som kommer att behövas. Beräkna personalkostnader
inklusive sociala avgifter, drift­kostnader som lokaler, telefon, fax,
kopiator, porto, papper med mera och kostnader för utvärdering.
Dokumentera resurser
•
•
Vilka resurser och vilken budget finns? Beskriv eventuella
förändringar i fördelning och utfall.
Vilka bidrar med medel och hur ser fördelningen ut?
Uppskatta även löner för personer som arbetar inom
ordinarie tjänst.
Ibland söker man och får medel från olika myndigheter och
organisationer. Detta kan påverka utformningen av arbetet. Ett
lokalt arbete kan förstärkas när någon myndighet som till exempel
Statens folkhälsoinstitut eller EU driver en kampanj.
• Finns någon form av stöd eller medel från internationella,
nationella, regionala eller lokala organisationer eller
myndigheter?
• Har detta påverkat utformningen av arbetet och i så fall hur?
1:6 Metod och strategi
Metoder och strategier beskriver tillvägagångssätt med arbetet.
Inom folkhälsovetenskapen finns ett antal teorier och modeller som
kan vara lämpliga att utgå ifrån i arbetet och få stöd av i planering
och genomförande. Dessa bör väljas utifrån de möjligheter till
arbete som tidigare analys visat på.
• Utgår arbetet från någon speciell teori, modell eller metod?
• Vilka är lämpliga samverkanspartners?
• Vilka är de mest strategiska stegen för att uppnå målen?
Teorier och modeller
Här presenteras några mycket kortfattat:
• Community organization handlar om händelser och
processer där befolkningen mobiliserar och samordnar
resurser för att lösa ett gemensamt problem eller för att
uppnå gemensamma mål (Bracht et al., 1999).
• Diffusionsteorin tar upp hur budskap, normer med mera
sprids i ett samhälle (Rogers 1983).
• Health belief theory ”tro på hälsan” förespråkar att den
som tror att den kommer att drabbas av en sjukdom är mer
benägen att ta till sig ett budskap och ändra sig, än den som
inte tror att den kommer att drabbas (Rosenstock, 1998).
• HELPSAM (Health Promotion Strategy Analysis Model −
HELPSAM) är en modell för hälsofrämjande strategier och
genomförande (Haglund et al., 1993).
10
• SESAME (Supportive Environment Action Model) är
•
•
•
en planerings- och implementeringsmodell i åtta steg för
att skapa stödjande miljöer för hälsa. Stödjande miljöer
innefattar både fysiska och sociala faktorer och begreppet
utgår från en helhetssyn på människan (Haglund et al.,
1993).
Social change theory belyser betydelsen av att ett
samhällsbaserat arbete som involverar såväl individer,
grupper, organisationer som institutioner, ger ett bättre
underlag för stöd till befolkningen vid beteendeförändringar
(Bracht et al., 1999).
Social inlärning går ut på att lära genom att göra
(Bandura, 1997).
Social marknadsföring går ut på att planera utifrån ett
marknadsföringsperspektiv när man skall sälja ett budskap,
beteende eller en aktivitet (Kotler et al., 1989).
Viktiga punkter är:
Produkten − vad är det som skall förmedlas/säljas (budskap,
aktivitet, ändrat beteende)?
Priset − vilken uppoffring måste folk betala eller göra för att
använda produkten?
Promotion – hur säljer jag in produkten, är den lockande, vill
folk ha produkten ?
Platsen − var försöker jag sälja produkten, skall folk komma
till mig eller skall jag gå till dem och möta dem där de finns?
Personen − är den som säljer produkten trovärdig?
Strategier
Effekten av arbetet beror på valet av strategi. En strategi kan
präglas av att insatsen riktas till hela befolkningen så kallad
befolkningsstrategi, eller till en del av befolkningen som har ökad
risk för ohälsa, så kallad högriskstrategi. Viktiga frågor att beakta
vid val av strategi är följande:
• Är valda strategier tillräckliga för att nå preciserade mål för
insatsen?
• Finns det någon risk att öka hälsoskillnaderna som råder
11
•
med den insats som planeras/genomförs?
Är valda strategier lämpliga för att nå definierad målgrupp,
till exempel socialt utsatta grupper?
Tidplan
Beräkna den tid som åtgår för planering, genomförande av arbetet
och den tid det tar att göra uppföljningar och skriva rapporter.
Arbeten som bygger på nätverk och att få till stånd samverkan
mellan olika intressenter tar ofta lång tid, även om de inte är
så resurskrävande hela tiden. I en tidplan kan det finnas olika
kontrollpunkter för uppföljning av arbetet.
1:7 Förankring och kommunikation
Det är viktigt att förankra insatsen och kontinuerligt kommunicera
med målgruppen och nyckelpersoner för att de ska vara delaktiga i
processen och för att insatsen ska vara effektiv och anpassad efter
behoven.
• Vilka bör vara informerade om (och ge sitt stöd till) arbetet?
• När ska kommunikation med målgruppen ske?
• När och hur sker kommunikation med uppdragsgivare,
samverkanspartners och andra aktörer?
• Analysera vilka som kan tänkas vara motståndare eller
motkrafter till arbetet och diskutera hur dessa istället kan
stödja arbetet.
• Beskriv förankring och kommunikation i en
kommunikations­plan.
Dokumentera förankringen
Förankring hos och information till de personer som på ett eller
annat sätt blir berörda av arbetet är många gånger avgörande för
hur man lyckas. Om personer inte är informerade kan de motverka
arbetet och mycket tid kan gå till spillo för att övertyga och åter
engagera dessa personer.
• Hur är förankringen gjord?
• Vilka av följande grupper är informerade och har deltagit
12
•
•
•
i besluten: uppdragsgivare, politiker (majoritet och
opposition), målgrupper, berörd personal, arbetskamrater,
chefer eller högre tjänstemän?
Vilket engagemang för det aktuella arbetet har de personer
som förankringen skett hos uttryckt?
Hur är dialogen med uppdragsgivarna?
Vilka upplevs som med- respektive motparter?
1:8 Styrdokument för miljö och hälsa
Dokumentera om det finns koppling till dokument som policy,
handlingsplan eller liknande. Beskriv hur överväganden gjorts
utifrån till exempel jämställdhet i hälsa, jämlikhet i hälsa,
Barnkonventionen och miljöpolicy. Det kan gälla såväl hur
resurser utnyttjas (till exempel transporter, papper, lokaler), hur
eventuella miljörekommendationer sprids i arbetet (till exempel
att välja produkter som inte transporteras långt) eller om andra
överväganden gjorts. Det kan även gälla huruvida det förekommer
hälsoskillnader mellan olika grupper i befolkningen eller
skillnader i förutsättning till hälsa som inverkar på hur insatsen
bör utformas.
1:9 Kvalitetssäkring
De kvalitetskriterier som valts för arbetet bör beskrivas. Det kan
vara planer för undersökningar, att målgrupp och kunder är nöjda
eller att tidplaner följs.
1:10 Utvärdering
Utvärderingen planeras redan från början och kan delas in i olika
delar, som till exempel utvärdering av måluppfyllelse, analys
av processen (processbeskrivning) och analys av eventuella
bieffekter. Ta ställning till när utvärderingen ska ske, efter till
exempel ett eller tre år. Beskriv uppföljning och utvärdering i en
utvärderingsplan. Läs mer om detta på sidan 18.
13
1:11 Vidmakthållande och spridningsmetoder
Det är viktigt att sprida det som är lyckosamt, varför vissa saker
fungerar bra och andra mindre bra. Beskriv hur åtgärderna planeras
leva vidare efter det att arbetet har avslutat sin utvecklings- eller
genomförandefas och hur resultaten som uppnås kan spridas till
andra.
14
Del 2 Att genomföra
För att följa processen i ett arbete är det viktigt att dokumentera
genomförandet. Denna information kan hjälpa till att förklara de
resultat som en uppföljning eller en utvärdering resulterar i.
2:1 Dokumentera aktiviteter, insatser och
händelser
•
•
•
•
•
•
•
•
Vilka har varit de viktigaste händelserna? Vad hände och
varför?
Har ursprungliga strategier fungerat?
Hur många är eller har varit aktivt engagerade i arbetet?
Hur många är eller har varit tillfälligt engagerade och med
vilken insats?
Vad har belysts vid utbildning och annan information?
Vilken kvalitet har utbildaren eller informatören haft?
Vilka hinder och motgångar har uppfattats? Vad har detta
inneburit? Hur har hindren lösts?
Vilka förändringar har skett i miljön? Med miljö menas
här också de förändringar som sker när man till exempel
förändrar en lekplats eller skolgård till en mer säker sådan
(mindre skaderisk), bygger om en matsal, förändrar gator
och övergångsställen eller de förändringar som görs i den
psykiska arbetsmiljön, som till exempel vid omorganisation i
en verksamhet.
Hur har spridning till målgruppen och andra aktörer skett
och vilka kanaler har använts?
2:2 Dokumentera ändrade förutsättningar
Arbetet kan utsättas för förändringar som inte går att påverka.
Det kan till exempel vara att nya politiker kommer efter ett val,
omorganisationer, budgetförändring eller nya lagar. Alla dessa
händelser är viktiga att dokumentera eftersom de påverkar arbetet
och möjligheten att uppfylla målen.
15
•
•
•
•
•
Har förutsättningarna förändrats? På vilket sätt och när?
Har det tillkommit nya positiva inslag? Vilka i så fall?
Vilka anpassningar har gjorts sedan ursprungsplanen? Vad
var anledningen?
Har det skett några förändringar av mål och strategier?
Varför, vad och hur?
Utvecklades nya verksamheter till följd av de ändrade
förutsättningarna?
16
Del 3 Att följa upp och utvärdera
Uppföljning
Uppföljning innebär, som ordet säger, att något följs upp. Vid
uppföljning kan du till exempel följa upp om målen har nåtts.
Uppföljningar gör man som regel i verksamhetsberättelser där
man beskriver kort vilka mål eller uppgifter verksamheten skulle
genomföra och om man uppnått eller genomfört dessa.
Utvärdering
I en utvärdering värderas det man funnit eller om budskapen
nådde fram så som det var tänkt. Utvärderingen bör planläggas
och resurser avsättas redan vid planeringen av ett arbete. Data
kan behövas innan arbetet påbörjas för att en jämförelse ska
kunna ske senare. Ibland kan olika delar utvärderas efterhand,
som kontrollpunkter i arbetet. Tidpunkt för när en utvärdering
ska genomföras bör avgöras tidigt i processen.
Summativ utvärdering ger svar
på resultatet, till exempel i form
av sjuklighet och för tidig död i en
sjukdom
Formativ utvärdering sker under
ett arbete för att se om arbetet
liksom de processer som äger rum
fortskrider som de var tänkta
Vid beskrivning av ett arbetes resultat kan man skilja på två olika
principer, beskrivningar som belyser effekter av till exempel
sjuklighet och för tidig död, och beskrivningar som belyser
processen. Genom att kombinera dokumentation av processen
med andra typer av data, till exempel registeranalyser, ökar
mängden bevis för en händelse eller förändring. Vid triangulering
används olika metoder för att studera ett och samma fenomen, för
att därigenom öka tillförlitligheten hos observationerna.
17
I den här skriften fokuserar vi på beskrivning av processen och vi
tar inte upp utvärderingar vars huvudsakliga syfte är att belysa
samband mellan riskfaktorer och olika sjukdomstillstånd (fallkontroll- eller kohortstudier).
En utvärderingsplan bör skrivas vid planering av en utvärdering.
Att beskriva sin plan i ett dokument gör det lättare att tänka till,
diskutera med andra och reflektera över hur utvärderingen ska
utformas. Här ger vi förslag på rubriker som kan ingå i planen:
• Syfte med utvärderingen
• Frågeställningar
• Urval
• Design
• Utvärderingsmetod
• Datainsamling
• Analys
• Etiska överväganden
• Dokumentation och rapportering
3:1 Syfte med utvärderingen
När det är tid för att planera en utvärdering bör syftet med
utvärderingen beskrivas. Blanda inte ihop syftet med utvärderingen
med syftet med arbetet, projektet eller insatsen.
3:2 Frågeställningar
Det är viktigt att precisera frågeställningar för utvärderingen.
Bilda frågeställningarna utifrån målsättningarna med arbetet,
projektet eller insatsen.
• Vad är det som skall mätas eller utvärderas?
• Är det en viss grupps inställning eller attityd till en fråga?
• Är det individers kunskap och beteende?
• Är det hur en policy eller handlingsplan har använts i olika
verksamheter?
18
3:3 Urval
Tänk igenom vilka som skall bli föremål för utvärderingen. Är det
allmänheten, föräldrar till barn som varit föremål för en aktivitet,
de som medverkat, nyckelpersoner, uppdragsgivare etc. Precisera
det antal personer som ska ingå i undersökningen.
3:4 Design
Beskriv hur utvärderingen läggs upp, till exempel om för- och
eftermätningar genomförs eller om kontrollgrupp finns.
3:5 Utvärderingsmetod
Välj den metod som är bäst lämpad för frågeställningen. Beskriv
om det är en kvalitativ metod, kvantitativ metod eller kombinerad
utvärdering som används.
Kvantitativ metod svarar på frågor
om till exempel hur många som
har gjort/lärt sig si eller så eller som
förändrat ett beteende
Kvalitativ metod beskriver
processer och svarar på varför och
hur saker har hänt eller varför och
hur människor gör och tänker
3:6 Datainsamling
Beskriv hur fakta ska samlas in. Är det genom observationer,
mätningar, intervjuer eller enkäter?
Enkäter
Enkäter med fasta svarsalternativ är lämpliga för kvantitativa
frågeställningar. Enkäter är bra när många personer ska nås.
Om målgruppen är stor kan en statistiker avgöra hur många och
vilka enkäten ska sändas till. Om det är en liten grupp kan en
totalundersökning göras, det vill säga alla får enkäten. Frågorna i
en enkät bör vara enkla att förstå med bara en frågeställning i varje
19
fråga. Öppna frågor, där personer får skriva svar med egna ord,
innebär mer tid för analys. Låt några testa en ny enkät innan den
sänds ut, några som inte har varit med om att utforma enkäten.
Ta ställning till om enkäten ska vara anonym och om den ska vara
kodad så att en påminnelse kan sändas ut. Skriv ett följebrev och
presentera undersökningen, hur resultaten kommer att användas
och vart man kan vända sig om man vill ha mer uppgifter
om undersökningen. I många undersökningar behövs 1−2
påminnelser sändas ut. En hög svarsfrekvens gör undersökningen
mer tillförlitlig. Vid låg svarsfrekvens (< 60 procent) bör en
bortfallsanalys göras. Beskriv vilka som inte har svarat, analysera
varför och vad det kan innebära för resultaten.
Intervjuer
Gemensamt för intervjumetoder är:
• Var noga förberedd.
• Ta till god tid till intervjun, stressa inte.
• Välj en ostörd miljö, utan telefoner eller personer som
avbryter.
• Beräkna vid bandade intervjuer att utskriften av bandet tar
2−3 gånger längre tid än bandinspelningen.
Fokusgruppintervjuer
Fokusgrupper är en bra metod för att få kunskap om en grupps
inställning, attityd och värdering. En fokusgrupp kan bestå av 7 −
10 personer. Vid fokusgruppintervjuer ska det inte vara för många
frågor. Alla måste få komma till tals. Själva gruppintervjun brukar
ta 1,5−2 timmar och den bandas för att efteråt kunna få fram vad
alla har sagt, med deras egna ordval. I en skriftlig rapport kan citat
användas för att belysa det som verkligen sades. Fokusgrupper är
också bra vid testning av ett material eller en metod.
Djupintervjuer
Djupintervju kan vara en lämplig metod för att ta reda på hur
människor tänker, varför de gör som de gör, och för att lära sig förstå
hur något har uppfattats och vad det har lett till. Vid djupintervjuer
20
väljs några grundfrågor ut. Intervjun utvecklas sedan utifrån ett
antal följdfrågor som intervjuaren ställer. Var uppmärksam på att
inte ställa ledande frågor eller frågor som bara kan besvaras med
ja eller nej. Det hindrar att få fram vad den intervjuade har för
uppfattning och varför. Det är viktigt att vänta ut svar från den
intervjuade. Intervjun tar cirka två timmar. Beräkna högst två
intervjuer per dag. Banda intervjun för att slippa anteckna. Ha
gärna en extra bandspelare med som reserv. Analysen kan göras
utifrån olika teman som framkommit, skillnader och likheter.
Halvstrukturerade intervjuer
Detta är ett frågeformulär med ett antal grundfrågor men det
finns också utrymme för öppna följdfrågor. Intervjun styrs mer
än i en djupintervju. Här kan det vara frågor som just ger svaret ja
eller nej och därefter en följdfråga varför, hur, på vilket sätt, med
relativt korta svar. Denna metod möjliggör fler intervjuer varje
dag. Även här är det viktigt att inte vara tidspressad.
”Quick and dirty”
Metoden är billig och relativt lätt att genomföra och kan ge en grov
uppskattning om vissa förändringar. Vid till exempel en kampanj
som går ut på att människor skall köpa mer grovt bröd eller äta
mer grönsaker, mäts mängden som säljs i vikt i butiken eller i
personalrestaurangen. Uppgifter kan fås att något har hänt, inte
vem som äter mer eller vad det beror på (kampanjen, förändrade
priser, bättre tillgång etc) eller om det blir en bestående förändring
liksom om och vilka bieffekter som uppstår.
Kollegial granskning
Kollegial granskning (Peer review) bygger på att utvärdering
och systematisk analys utförs av en granskningsgrupp som
arbetar inom verksamhet liknande den som granskas. Den
lärandeprocess som hänger samman med att granska stannar då
hos dem som är verksamma, istället för hos forskare eller inhyrda
konsulter. Kollegial granskning kan användas för folkhälsoarbete
inom landsting, i kommuner eller i andra organisationer.
Metodmateriel om kollegial granskning finns att ladda ner på
www.folkhalsoguiden.se.
21
Här presenteras några metoder och verktyg för faktainsamling.
Minnesanteckningar – gemensamma
Ett bra sätt att dokumentera vad som händer är att kontinuerligt
skriva minnesanteckningar från möten, seminarier och
konferenser. Vid möten framkommer ofta idéer till lösningar,
vem som skall göra vad bestäms, avrapportering från tidigare
händelser och möten redovisas. Anteckningarna bör distribueras
till samtliga deltagare i en grupp, som också ska ha möjlighet att
justera dem vid nästa möte. Anteckningar är av betydelse för att
följa beslutsgång, ansvarsfördelning och vilka som har medverkat
i olika sammanhang.
Minnesanteckningar − egna
Egna minnesanteckningarna kan komplettera de gemensamma
anteck­ningarna. De kan handla om hur man uppfattat olika
personers reaktioner eller önskemål. Någon på ett möte kanske
är väldigt positiv och engagerad medan någon annan kanske bara
ser problem. Detta kan vara en delförklaring till ett resultat. Egna
anteckningar kan därför vara ett underlag för att öka förståelsen
för varför saker sker på det sätt de sker.
Dagboksanteckningar
Här antecknas dagligen eller varje vecka vad som händer.
Uppgifterna ger ofta en bra bild över hur mycket tid som ägnas åt
olika delar i arbetet och hur omfattande arbetet är, hur kontakter
tagits och vad de ledde till. Det är önskvärt att alla involverade i ett
arbete använder sig av dagboks­anteckningar. Anteckningarna kan
vara korta, gärna i punktform. Dessa anteckningar kan också föras
via dator på en gemensam nätbaserad projektplats.
Registrering av e-post och telefonsamtal
En enkel registrering av e-post och samtal är ett hjälpmedel för
att följa olika kontakter. Att anteckna ”vem, när och ärende” ger
en god bild över alla kontakter som sker i ett arbete och hur dessa
leder till nya kontakter. Gör ett enkelt register, annars kommer
det inte att användas.
22
Beslut och protokoll
Politiska beslut och protokoll från olika politiska möten såsom
sjukvårdsstyrelser och facknämnder i kommunen bör sparas
lättill­gängligt. Allt ska visserligen finnas arkiverat hos registrator
och kan därmed tas fram när så önskas. Men det kan vara svårt att
minnas när och var ett beslut togs.
Kopior på e-post, brev och fax
Kopior på e-post, brev och fax ger många gånger en bild av
arbetets utveckling. Där beskrivs ofta frågeställningar eller
samman­fattningar av arbetet. Samla materialet systematiskt i
papperskopior, mappar i datorn eller på annat sätt.
Kallelser och inbjudningar
Kopiera kallelser och inbjudningar och registrera till vem de har
sänts samt hur många och gärna vilka som hörsammade inbjudan.
Låt en lista cirkulera där de som deltar i möten får skriva sina
namn och den verksamhet eller organisation de representerar.
Detta kan vara ett sätt att studera spridningen av budskap eller
information.
Artiklar, annonser med mera
Spara kopior på alla annonser, artiklar, notiser, flygblad med mera
som sprids via lokaltidningar, facktidningar eller andra media.
Artiklar och notiser ger ofta en bra bild av hur andra uppfattar
den process och de händelser som sker.
Webbplatser
Spara kopior på den information som lagts ut på olika webbplatser,
såväl intranät som Internet.
3:7 Analys
Beskriv hur analysen ska göras och om resultaten gäller enbart för
den undersökta gruppen eller om uppgifterna är generaliserbara
för en större grupp. Var hellre för försiktig med att dra slutsatser
än att dra för stora växlar av data.
23
3:8 Etiska överväganden
I vissa fall kan det behövas tillstånd från etiska kommittéer,
eller då det gäller minderåriga från målsman, för att få göra
undersökningar. Kontrollera detta. Etiska överväganden handlar
även om krav på att tillräcklig information ges till berörda, att
samtycke till undersökningen efterfrågas från respondenterna och
att sekretess efterföljs.
3:9 Dokumentation och rapportering
Beskriv hur och när resultat av utvärderingen ska dokumenteras
och rapporteras.
Dokumentera resultat och erfarenheter
•
•
•
•
•
•
•
•
Vilka lärdomar kan dras? Vilka är viktigast?
Har det tagits fram någon ny metod?
Vilka delar var lyckosamma eller mindre lyckade? Varför?
Vad skulle kunna ha gjorts annorlunda med facit i hand?
Sattes rimliga mål? Om inte, hur borde målen ha sett ut?
Vad har olika parter lärt sig av arbetet?
Framgångsfaktorer och hinder för arbetet?
Hur skall kunskapen spridas vidare?
24
Del 4 Att beskriva
4:1 Metoder för att beskriva och presentera
fakta
Ofta sparas allt rapportskrivande till arbetet är avslutat. För att
underlätta skrivandet är det att föredra att skriva allt eftersom.
Lägg upp en skiss för hur slutrapporten ska se ut. Bakgrund, mål
och strategier kan beskrivas redan vid starten av ett arbete.
Rapport
Rapport är en vanlig form att presentera information om ett arbete.
Fördelen med rapporter är att man får en beskrivning av hela
arbetet över tid. Arbetet kan också beskrivas i olika delrapporter,
i så fall är det bra att ha en sida som beskriver vad de andra
rapporterna handlar om.
Verksamhetsberättelse
I verksamhetsberättelser beskrivs årets arbete i en organisation, i
ett projekt eller annat utvecklingsarbete. Fördelen är att man kan
se vad som hänt under året och till exempel uppdragsgivarna blir
årligen informerade om arbetet. Dessa årsberättelser kan sedan
sammanställas till en rapport som beskriver helheten och de olika
faserna.
Processbeskrivningsmall (fylls i via dator)
Processbeskrivningsmallen är tänkt att användas för systematisk
beskrivning av processer i folkhälsoarbete. Processbeskrivningen
görs för att förstå vad som hänt och för att man ska kunna dra
lärdom inför kommande uppgifter. Att kritiskt granska det
man gjort och att reflektera över erfarenheter och iakttagelser,
gärna tillsammans med andra, är ett viktigt inslag i arbetet.
Processbeskrivning ger en bra grund för sådan reflektion, både
enskilt och i en arbetsgrupp. Den är också bra som hjälp för
uppdragsgivare och andra intressenter att förstå skeendet i ett
arbete eller projekt.
25
Processbeskrivning bör göras löpande under arbetets gång.
Annars är det lätt att tappa bort förändringar som kan ha haft
avgörande betydelse. Ofta är det många personer inblandade i
folkhälso­arbete. De som var med från början kanske får andra
uppgifter under arbetets gång. Kontinuerlig dokumentation och
beskrivning är därför nödvändig. Processbeskrivningsmallen kan
användas för processbeskrivning, reflektion, själv eller i grupp
(kollegial granskning), kvalitetssäkring och för utvärdering eller
avrapportering. Processbeskrivningsmallen är gjord för att fyllas i
via dator och går att ladda ner på www.folkhalsoguiden.se.
Folder, poster med mera
Folder eller poster är ett bra sätt att kortfattat beskriva ett arbete.
Välj noga ut den viktigaste informationen.
Lokala media, informationsblad och webbplatser
Vill man nå ut till en större grupp till exempel till allmänheten,
kan lokaltidningar eller sjukvårdens befolkningstidningar vara
bra. Tidningens journalist kan intervjua någon eller några av dem
som arbetar med den verksamhet man vill informera om. Färdiga
artiklar kan också sändas till tidningar. Olika webbplatser, både
egna och andras, är numera en effektiv informationskanal. Det kan
dock vara farligt att helt förlita sig på dessa eftersom vissa grupper
i befolkningen inte använder eller inte har tillgång till dator och
Internet. Tänk efter vilken kanal som kan passa för målgruppen.
4:2 Rekommendationer vid rapportskrivning
Rapporter är en vanlig form för att presentera olika data eller ett
arbete.
För vem skrivs rapporten
Dokumentationen bör spridas till dem som medverkat, målgrupp
­eller målgrupper, uppdragsgivare och andra intressenter som
vill genomföra ett liknande arbete. Det är sällan bra att skriva en
rapport som passar många samtidigt. Tänk igenom vilken som är
den primära målgruppen. När man skriver en mer utförlig rapport
kan en sammanfattning fungera som en kortversion som passar
26
fler målgrupper. Rapporter kan se olika ut beroende på vem man
skriver för:
• Politiker vill gärna ha en kortfattad rapport, de får mycket
material att sätta sig in i.
• Uppdragsgivarna vill veta om syftet och målen har
uppnåtts, hur mycket resurser som behövts och vilka
rekommendationer som finns för eventuellt fortsatt arbete.
• De som varit med i arbetet vill ha en bekräftelse på att det
arbete de lagt ner har kommit till nytta och givit resultat.
• Målgruppen vill veta resultaten av ett arbete som de har
deltagit i eller varit föremål för.
• Folkhälsoarbetare kan ha en rapport som metodbok och
behöver mer detaljerad information om hur saker har
genomförts.
Några skrivregler
Grundregler är: skriv kort, skriv klart, skriv enkelt. Välj ett par
skrivstilar och teckenstorlekar. Skriv korta meningar och stycken.
Långa meningar med flera bisatser är svårlästa. Försök att inte
upprepa information utan hänvisa istället. Välj gärna svenska ord
istället för facktermer eller låneord från andra språk. Numrera
sidorna.
Layout
Layouten ska underlätta för läsaren. Huvudrubriker och
underrubriker gör det lättare att hitta information.
Använd lagom breda marginaler och se till att texten inte går ända
upp eller ned på sidan (standardinställningar finns som mallar
i datorn). Faktarutor eller korta meningar av vikt i marginalen
lyfter ytterligare fram det som är angeläget att förmedla.
Citat från människor kan användas för att levandegöra en
beskrivning. Under citatet ska stå personens namn, om
personen gett sin tillåtelse, eller personens funktion till exempel
”sjuksköterska i primärvården”. Illustrationer såsom bilder, foton
27
och teckningar från olika typer av material kan också lyfta upp
och väcka intresse för texten. Se till att de är av bra kvalitet vid
kopiering. För att använda bilder som andra gjort måste man ha
tillstånd från personen. Bilder kan köpas hos olika bildbyråer.
Innehåll och rubriker
Förord, kan skrivas av chefen, uppdragsgivaren eller författaren.
Det ska ge en kort förklaring till varför aktiviteten har genomförts
samt en kort presentation av personer eller organisationer som
deltagit. Lämpliga rubriker att ha med i en rapport är:
• Innehållsförteckning
• Sammanfattning av rapporten (max 1 sida)
• Bakgrund till arbetet
• Syfte med arbetet respektive rapporten
• Mål och delmål uppsatta för arbetet
• Målgrupp för arbetet
• Organisation och resurser
• Tidplan, med start och sluttid för arbetet
• Genomförande
• Resultat, analys och erfarenheter
• Plan för utvärdering och vidmakthållande
• Diskussion eller reflektioner och rekommendationer
• Tack till medverkande och finansiärer
• Litteratur- och källförteckning
• Relevanta bilagor
Källförteckning
I en rapport ska man kunna gå tillbaka och studera de dokument
som rapporten hänvisar till. Det kan vara politiska beslut,
internationella, nationella och lokala mål, andra gruppers arbete
eller vetenskaplig litteratur. Det finns olika sätt att hänvisa till
källor. Vi beskriver här tre olika sätt.
28
•
•
•
Fotnot på varje sida. Det är inte att föredra om samma källa
återkommer vid flera tillfällen.
Siffra efter meningen eller stycket. En lista med källorna
presenteras sist i dokumentet.
Författarens namn i meningen. En lista som utgår från
författarnas namn, i bokstavsordning, presenteras sist i
dokumentet.
Välj själv system. Det man vill veta om källan är författare, rubrik
på källan samt när och var den har presenterats. Beslutsunderlag
har sällan författare och då får man utelämna den informationen.
Om en webbplats används som källa ska adressen vara fullständig
och daterad, det vill säga datum för datasökningen ska skrivas in
i källförteckningen.
Vilka skall vara författare
Det är bra för språket och helheten om en person är huvudförfattare.
Författare behöver ofta hjälp och stöd samt bidrag med utkast
till texter från andra medarbetare och medförfattare. De som
varit aktiva i arbetet bör antingen finnas med bland författarna
eller nämnas i ett förord. Brukligt är att presentera författarna i
den ordning de varit mest aktiva i genomförandet av arbetet och
skrivandet. Om många har varit lika aktiva presenteras författarna
i alfabetisk ordning.
Tack till medverkande och finansiärer
Det är trevligt att tacka de som medverkat vid utformningen och
genomförandet av ett arbete. Det kan vara av stor betydelse för dessa
personer att kunna visa för sina arbetsgivare och uppdragsgivare
att deras insatser har uppskattats och givit resultat.
Registrering av rapporter
Allmänheten skall kunna få information om allt tryckt material.
För att identifiera seriella publikationer finns ett internationellt
system med så kallade ISSN-nummer. Som nationalbibliotek
ansvarar Kungliga Biblioteket för att allt svenskt tryck bevaras för
framtiden. Enligt lag ska landets tryckerier och kopieringsföretag
29
och i vissa fall utgivare leverera det som framställs till Kungliga
Biblioteket och till sex universitets­bibliotek.
Enligt pliktexemplarslagen är en skrift eller ett dokument leverans­
pliktigt om den är mångfaldigad, utgiven och avsedd att göras
tillgänglig för allmänheten eller en större sluten krets. Skriften
kan vara framställd i Sverige eller utomlands men den ska vara
avsedd för huvudsaklig spridning i Sverige. Mer information finns
på Kungliga Bibliotekets webbplats www.kb.se.
30
Tips på litteratur
Arnstein SR. Eight rungs on the ladder of citizen participation.
In Cahn SE, Passett BA. Citizen participation: Effecting
Community Change. New York: Praeger Publications, 1971.
Bandura A. Social foundations of thought and action. A social
cognitive theory. Englewood Cliffs, NJ; Prentice Hall, 1986.
Bandura A. Social foundations of thought and action. Social
diffusion and innovation. Englewood Cliffs, NJ; Prentice Hall,
1986. Bandura A. Social learning theory. Engelwood Cliffs:
Prentice-Hall, 1977.
Berensson K, Granath M, Urwitz V. Kvalitetssäkring av
folkhälsoprojekt. Landstingsförbundet, 1998.
Berg L, Bjärås G. Utvärdering av hälsofrämjande och
förebyggande arbete – en metodbok. Lund: Studentlitteratur,
1996.
Bjärås G, Kanström L. Folkhälsokunskap. Stockholm: Liber AB,
2000.
Bracht N, Kingsbury L, Rissel C. Health promotion at the
community level: New advances. Thousand Oaks, California:
Sage, 1999.
Dahlgren L, Emmelin M, Winkvist A. Qualitative Methodology
for international public health. Umeå: Epidemiology and
Public Health Sciences, Department of Public Health and
Clinical Medicine, Umeå University, 2007.
Davis J K, Macdonald G (ed). Quality, Evidence and
Effectiveness in Health Promotion - striving for certainties:
Routledge, 1998.
De Leeuw E. Monitoring, Accountability, Reporting, Impact
assessment - A framework for Phase III Healthy Cities,
prepared for WHO Healthy Cities project business meeting,
Bologna, 1999.
31
Ejlertsson G. Statistik för hälsovetenskaperna. Lund:
Studentlitteratur, 2003.
Guldbrandsson K. Från Nyhet till vardagsnytta - om
implementeringens mödosamma konst. Stockholm: Statens
folkhälsoinstitut, 2007.
Haglund B J A, Petterson B, Finer D, Tillgren P (eds). The
Sundsvall handbook: ”We Can Do It!”. From the 3rd
International conference on health promotion, Sundsvall,
Sweden, 1991. Karolinska Institutet, Department of Social
Medicine, Sundbyberg, 1993.
Haglund B J A, Pettersson B. Att lära av erfarenheter.
Systematisk beskrivning och kritisk granskning, 20 frågor om
folkhälsoprojekt. Socialmedicinsk tidskrift nr 3, 1998.
Hogstedt C et al. Välfärd, jämlikhet och folkhälsa. Stockholm:
Statens folkhälsoinstitut, 2003.
Holmberg U, Naessén L-O. Projektarbetets grunder - grundbok
för alla som vill lära sig arbeta i projekt. Konsultförlaget AB,
1998.
Holme I M, Solvang B K. Forskningsmetodik. Om kvalitativa
och kvantitativa metoder. Lund: Studentlitteratur, 1997.
Jackson N, Waters E. Criteria for the systematic review of health
promotion and public health interventions. Health Promotion
International, 2005, 20(4).
Karlsson O. Utvärdering– mer än metod. Tankar och
synsätt i utvärderingsforskning. Stockholm: Svenska
Kommunförbundet, 1999.
Janlert U. Folkhälsovetenskapligt lexikon. Stockholm: Natur
och Kultur, 2000.
Kotler P, Roberto E L. Social marketing: Strategies for changing
public health behavior. New York: The Free Press. Collier
Macmillan Publisher, 1989.
32
Molund S, Schill G. Looking back, moving forward: Sida
evaluation manual. Stockholm: Sida, 2004.
Ottawa Charter for Health Promotion. Geneva: World Health
Organization, 1986.
QUL Kvalitet, utveckling, ledarskap Landstingsförbundet, 1996.
Rogers EM. Diffusion of Innovations. London: The Free Press,
Collier Macmillan Publishers; 1983.
Rootman I, Goodstadt M, Hyndman B, McQueen David
V, Potvin L, Springett J & Ziglio E. Evaluation in health
promotion principles and perspectives. WHO Regional
Publications, European Series, No. 92. World Health
Organisation, 2001.
Rosenstock I M. The health belief model and nutrition
education. J Can Diet Assoc, 1982.
Ström L, Åberg G. Att kvalitetsutveckla folkhälsoarbetet.
Stockholms läns landsting, 1998.
Ström L, Åberg G. Att mäta folkhälsa. Stockholms läns
landsting, 1998.
Ström L, Åberg G. Att räkna med folkhälsa. Stockholms läns
landsting, 1998.
Sydhoff J, Lööf C, Kanström L. Kollegial granskning.
Stockholm: Samhällsmedicin, 2003:2.
Tones K. Health promotion: planning and strategies / Keith
Tones and Jackie Green, London: SAGE, 2004.
Whitehead M, Dahlgren G. What can we do about inequalities
in health? Lancet, 1991, 338:1059-1063.
33
34
35
Beställa rapporten
Centrum för folkhälsa
Avdelningen för folkhälsoarbete
Box 17533
118 91 Stockholm
E-post: [email protected]
Tfn vx: 08 737 35 00
www.folkhalsoguiden.se
36