Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll
av Auktoriserade
Redovisningskonsulter
Kvalitetskontroll av Auktoriserade
Redovisningskonsulter
– Hur fungerar Srf konsulternas kvalitetskontroll för dig?
Vad är syftet med en kvalitetskontroll?
Srf konsulterna arbetar aktivt med att synliggöra rollen som Auktoriserad Redovisningskonsult och skapa ett förtroende i samhället.
Syftet med kvalitetskontrollen är att säkerställa att du som Auktoriserad Redovisningskonsult har en bred kompetens och genomför
ditt arbete enligt Svensk standard för redovisningstjänster, Reko.
Kvalitetskontrollen stärker din yrkesroll och sätter en stark och
tydlig kvalitetsstämpel på det arbete du utför.
Mer om kvalitetskontrollen kan du läsa i ”Övergripande riktlinjer för kvalitetskontroll av auktoriserade redovisningskonsulter”,
checklistor med mera som finns på Srf konsulternas webbplats
www.srfkonsulterna.se.
Som Auktoriserad Redovisningskonsult (ARK) blir du uttagen
till kvalitetskontroll minst vart sjätte år. Kvalitetskontrollen är en
förutsättning för auktorisation och medlemskap. Samtidigt ger
den dig en möjlighet att få råd och stöd i ditt arbete. Här nedan
beskrivs den vanligaste arbetsprocessen vid en kvalitetskontroll.
Brev om kvalitetskontroll
Processen startar med att du får ett brev från Srf konsulterna om att
du är utvald till kvalitetskontroll av auktorisationen. Av brevet framgår att en kvalitetsrådgivare kommer att kontakta byrån för att boka
tid för kontrollen. Kvalitetsrådgivaren arbetar med tystnadsplikt
och sekretess, precis som alla övriga inom kvalitetsorganisationen.
Byråns ledning/kvalitetsansvarig ska kontakta Srf konsulternas
kvalitetsenhet i det fall byrån:
• Har haft en kvalitetskontroll de senaste fem åren.
• Har kollegor på byrån, som är Auktoriserade Redovisningskonsulter, vilka inte har fått brev om kvalitetskontroll. Alla
Auktoriserade Redovisningskonsulter på byrån ska kvalitetskontrolleras samtidigt.
• Har kollegor på byrån, som är Auktoriserade Redovisningskonsulter, medlemmar i FAR.
• Har kontorsgemenskap med andra Srf-byråer, vilka samtidigt
önskar få en kvalitetskontroll.
• Omfattas av ett internt kvalitetskontrollsystem.
• Är ISO-certifierad.
• Har eller har haft ett affärs- eller konkurrensförhållande med
utsedd kvalitetsrådgivare och därför anser att kvalitetsuppföljningen inte kan utföras opartiskt. Då kommer en annan
kvalitetsrådgivare att utses.
Kontakt från kvalitetsrådgivare
Din kvalitetsrådgivare kontaktar byrån via mejl och/eller telefon.
Före besöket vill vi att du skickar nedanstående uppgifter till kvalitetsrådgivaren:
• Ifyllt formulär ”Uppgifter inför kvalitetsbesök, individuell del”
• En förteckning över dina största uppdrag.
• SIE4-filer för de tre senaste åren för två uppdrag inklusive godkän-
nande om transaktionsöverföring.
• Undertecknade uppdragsavtal för de två uppdragen.
Byråns ledning/kvalitetsansvarig skickar:
• Ifyllt formulär ”Uppgifter inför kvalitetskontrollbesök, allmän del”
• Redovisnings-/revisionsbyråns senaste årsredovisning/årsbokslut.
Srf konsulterna hanterar all dokumentation elektroniskt. Vi ber
dig skicka datafiler och skannade dokument via e-post. Om det
innebär ett problem för dig tar du kontakt med din kvalitetsrådgivare. I situationer där du saknar SIE4-filer kontaktar du också din
kvalitetsrådgivare. Ett exempel på sådan situation kan vara om
du arbetar med insourcing – uppdrag. Det kan också vara andra
orsaker till att du inte har tillgång till uppdragsgivarens SIE4-filer.
Kontakta även kvalitetsrådgivaren om din byrå redan haft ett
besök från Srf konsulterna eller FAR för kvalitetskontroll och du
inte ingick i den kontrollen. Normalt kommer då kvalitetsrådgivaren att genomföra en kvalitetsuppföljning enbart av ditt arbete.
Kundens godkännande
För att skicka SIE4-filer och andra uppgifter behöver du kundens
godkännande. Kvalitetsrådgivaren kommer via e-post att lämna
förslag på brev som du kan använda för att få kundens godkännande. För en effektiv kvalitetsuppföljning kommer kvalitetsrådgivaren att gå igenom SIE4-filerna före besöket.
Bokning av besök
Kvalitetsrådgivaren kommer överens med företagsledningen/
kvalitetsansvarige om en tidpunkt för besöket. Beräknad tid för
genomgång av byråns rutiner tillsammans med företagsledaren/
kvalitetsansvarige är cirka 3 timmar. Beräknad tid för genomgång
med varje Auktoriserad Redovisningskonsult är därutöver cirka 3
timmar. Läs mer under rubriken Besök.
Ombokning av bokad tid för besöket
Följande gäller för ombokning av den tid som bokats med kvalitetsrådgivaren för kvalitetsbesökets genomförande.
Första gången – Rätt att boka om tiden senast 7 dagar före bokad
dag för besök. Vid senare ombokning debiteras resekostnaden och
eventuell extra restid.
Andra gången – Om ombokning sker igen, ska det finnas goda
skäl för en kostnadsfri ombokning. Denna kan ske senast 7 dagar
före bokad dag för besök. Vid senare ombokning debiteras resekostnaden och eventuell extra restid.
Tredje gången – Om ombokning sker en tredje gång, kommer
kvalitetskontrollen inte utföras kostnadsfritt. Hela kostnaden för
kvalitetskontrollen inklusive resa kommer att debiteras.
Fjärde gången – Kvalitetsnämnden kommer att hänskjuta den
uppkomna situationen till Disciplinnämnden för vidare hante-
ring. Om en kvalitetskontroll genomförs efter Disciplinnämndens
beslut, kommer kostnaden för kvalitetskontrollen inklusive resa
att debiteras.
Besök
Vid besöket kommer genomgång att ske av både byråns rutiner
och av utförda uppdrag. Syftet är att följa upp hur ni följer Svensk
standard för redovisningstjänster, Reko, och hur du som Auktoriserad Redovisningskonsult genomför ditt arbete.
Var förberedd inför besöket genom att ha byråns skriftliga rutiner
samt dokumentation, såsom kundakter och bokslutsakter inklusive
elektroniska filer, tillgängliga.
Det första steget för kvalitetsrådgivaren vid besöket är att intervjua
företagsledningen alternativt kvalitetsansvarig om byråns rutiner.
Företagsledningen kan välja om hela personalen eller enbart denne
och kvalitetsansvarig deltar.
Nästa steg är kvalitetskontroll av dig som Auktoriserad Redovisningskonsult. Du kommer att bli intervjuad om hur du följer
byråns rutiner. Därefter kontrolleras normalt två av dina uppdrag.
I uppdragskontrollen granskar kvalitetsrådgivaren bland annat att
du följer byråns rutiner vid genomförandet av uppdragen.
Som avslutning på besöket kommer kvalitetsrådgivaren informera om resultatet av sitt arbete. Företagsledningen kan välja om
genomgång ska ske med var och en eller alla tillsammans. Oklarheter
behöver redas ut innan rapporten från kvalitetsbesöket skrivs och i
vissa fall kan kvalitetsrådgivaren be dig om en komplettering innan
rapporten från kvalitetsbesöket kan skrivas.
Komplettering
En skriftlig komplettering ska vara kvalitetsrådgivaren tillhanda
inom 3 veckor efter besöket. Kvalitetsrådgivaren kan be dig om till
exempel följande kompletteringar:
• Kopior av uppdragsavtal.
• Förteckning/registerutdrag över upprättade uppdragsavtal.
• Skriftliga rutiner i enlighet med penningtvättslagen.
Rapport från kvalitetsrådgivare
En rapport från besöket skickas till företagsledningen med vidarebefordran till dig normalt inom tre veckor efter besöket eller tre
veckor efter den inskickade kompletteringen.
Har du synpunkter på innehållet i rapporten ber vi dig att inom
två veckor skicka kommentarer till Srf konsulternas kvalitetsenhet
via e-post till [email protected] Dina synpunkter är
värdefulla inför att beslut ska tas om din kvalitetskontroll.
Hantering hos kvalitetsenhet
När alla uppgifter från kvalitetsrådgivaren har inkommit till Srf
konsulternas kvalitetsenhet förbereds ärendet för beslut i Kvalitetsnämnden. Du kan bli kontaktad om det finns ytterligare
frågeställningar inför beslutet.
Beslut i Kvalitetsnämnden
Kvalitetsnämnden fattar beslut om godkänt eller underkänt resultat. I det fall du får underkänt resultat tas ett beslut om omkontroll
(återbesök) inom ett år, alternativt en begränsad omkontroll av en
viss rutin eller utförd arbetsuppgift.
Beslutsrapport
Efter beslutet i Kvalitetsnämnden skickas en beslutsrapport med
information om resultatet från kvalitetskontrollen till företagsledningen med vidarebefordran till dig.
Om du har underkänt resultat innehåller beslutsrapporten information om vad du behöver förbättra. Du får även meddelande
om att du kommer att få en ny kvalitetskontroll (omkontroll) inom
ett år eller om uppföljningen är en så kallad begränsad omkontroll.
Tiden från bokning av besök till beslutsrapport varierar, men
tar i vissa situationer upp till sex månader.
Nästa kvalitetsuppföljning
Ett godkänt resultat från din kvalitetskontroll innebär att Kvalitetsnämnden har bedömt att du i ditt arbete följer Svensk standard
för redovisningstjänster, Reko. Du kommer att få ett nytt besök
om 5-6 år.
I det fall du har underkänt resultat, kommer information om att
du får en ny kvalitetskontroll inom ett år. Det kan vara en fullständig omkontroll eller begränsad omkontroll. Mellantiden kvarstår
du som Auktoriserad Redovisningskonsult.
Kostnaden för det första besöket ingår i auktorisationsavgiften.
Får du en omkontroll kommer du att faktureras för kostnaden enligt
fastställd taxa.
Om du fortfarande inte har godkänt resultat efter genomförd
omkontroll kommer Disciplinnämnden att besluta om du får behålla titeln Auktoriserad Redovisningskonsult. Disciplinnämndens
ansvarsområde är att fatta beslut om disciplinära åtgärder.
Kontaktuppgifter:
E-post: [email protected]
Eva Sandström, kvalitetschef
Annelie Raquette, kvalitetsrådgivare
Åse Hansen, kvalitetsrådgivare
Adress:
Srf konsulterna
Kvalitetsenheten
Klarabergsgatan 33
111 21 Stockholm
Srf konsulterna – den ledande branschorganisationen inom redovisning och lön
Besöks- och postadress Falun: Ölandsgatan 7, Box 143, 791 23 Falun
Besöks- och postadress Stockholm: Klarabergsgatan 33, 111 21 Stockholm
Telefon: 010-483 80 00 • srfkonsulterna.se
UTGIVNING: SEPTEMBER 2015