Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Handläggare
Helena Hassel
023-777006
[email protected]
Sida
1(16)
Datum
2015-09-03
Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud
i upphandling av ramavtal för kommunikations- och
marknadsföringstjänster
1. Allmän orientering
1.1. Inbjudan till anbudsgivning på kommunikations- och
marknadsföringstjänster
Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande ramavtal på
kommunikations- och marknadsföringstjänster (nedan kallat kommunikationstjänster) till Region Dalarna, nedan kallad Beställaren. Detta förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för
anbudsgivningen.
1.2. Upphandlingsobjekt
Denna upphandling avser ramavtal på kommunikationstjänster för successiva
avrop. Vi har för avsikt att teckna avtal med flera leverantörer med olika
inriktning, se punkt 2.13 Utvärdering av anbud.
1.3. Information
Region Dalarna är ett kommunalförbund bildat av länets samtliga kommuner
och Landstinget Dalarna och leds av en styrelse med länets ledande politiker.
Vår uppgift är att ansvara för, samordna och effektivisera det regionala
utvecklingsarbetet i länet. Däribland att besluta om finansiering av regionala
projekt.
I uppgiften ingår kompetensförsörjning, ökad inflyttning, besöksnäring,
infrastrukturfrågor, kunskapsutveckling inom socialtjänsten, ungdomssatsningar
och internationella kontakter. Arbetet handlar också om att i samspel med
andra aktörer i Dalarna främja näringslivets utveckling och tillväxt.
Antagningen till gymnasieskolan och utlåning av läromedel i form av film, ljud
och digitala verktyg är ytterligare arbetsområden. Region Dalarna är även länets
Myntgatan 2 | SE-791 51 Falun | +46 (0)23 77 70 00 | [email protected] | pg 113 78 90-8 | org nr 222000-1446 | www.regiondalarna.se
2(16)
kollektivtrafikmyndighet och ansvarar för Färdtjänsten Dalarna. Ytterligare
upplysningar om Region Dalarna finns på www.regiondalarna.se
1.4. Avtalstid
Avtalet gäller två (2) år från tecknande av avtal med option för Region Dalarna
på förlängning i 12 + ytterligare 12 månader. Vid utnyttjande av denna option
meddelar beställaren senast sex (6) månader före avtalets utgång om sin avsikt
att utnyttja optionen samt den aktuella tidsperioden.
1.5. Upplysningar under anbudstiden
Ansvarig handläggare för denna upphandling är:
Helena Hassel, kommunikationsstrateg, Region Dalarna
e-post: [email protected]
1.6. Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag
Ansvarig handläggare hos beställaren besvarar frågor via e-post. Om
anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något
avseende, är det viktigt att beställaren kontaktas så att missförstånd kan
undvikas. Anbudsgivare ska påtala eventuella fel och oklarheter i
förfrågningsunderlaget under anbudstiden.
Frågor och synpunkter på förfrågningsunderlaget ska ställas till ansvarig
handläggare senast tio (10) dagar före anbudstidens slut. Svar på frågor lämnas
senast sex (6) arbetsdagar före angiven sista anbudsdag genom publicering på
www.regiondalarna.se/om-region-dalarna/aktuella-upphandlingar/och
www.visma.com
2. Upphandlingsföreskrifter
2.1. Upphandlingsförfarande
Denna upphandling genomförs som en förenklat förfarande enligt lagen om
offentlig upphandling, LOU kapitel 4, SFS 2007:1091. Upphandlingsformen
tillåter inte förhandling med anbudsgivare, varför det är av största vikt att alla
krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor
lämnas i anbudet.
2.2. Obligatoriska krav
Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav. Förutsättningen
för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är
uppfyllda. Anbud som inte uppfyller kraven kommer att förkastas. Kraven
avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst.
2.3. Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingsbeslut fattats om leverantör
eller upphandlingen på annat sätt avslutats.
3(16)
2.4. Helt eller delat anbud
Anbud kan lämnas för en eller båda nedanstående delområden. Se även under
punkt 2.14 Utvärdering av anbud.
Upphandlingens delområden:
1. Fullservice – inkl. strategiska kommunikationstjänster
2. Enklare produktioner
2.5. Avlämnande av anbud
Anbudsgivare lämnar anbud genom att fylla i bifogad svarsblankett. Blanketten
skickas via e-post: [email protected] Denna e-postlåda är låst av
tredje part och inte tillgänglig för Region Dalarnas upphandlingsansvariga
förrän efter anbudstidens utgång. Ange ” RD 2015/120 – Upphandling av
kommunikationstjänster” i ämnesraden. Endast anbud genom ifylld
svarsblankett lämnade via e-post kommer att utvärderas. Anbudet ska vara
skrivet på svenska.
Region Dalarna ser helst att arbetsprover lämnas digitalt, som pdf, och bifogas
med anbudet via e-post.
Om formen på arbetsproverna omöjliggör digital inlämning kan arbetsprover i
undantagsfall lämnas som fysiska exemplar och översändas per post till
adressen nedan. Anbudsgivaren märker insända arbetsprover med namn och så
att det framgår vilken del av upphandlingen som avses. Arbetsproverna ska
ligga i ett förslutet omslag/kuvert och vara märkt med ”RD 2015/120 –
Upphandling av kommunikationstjänster”. Skickas med post till:
Region Dalarna
Myntgatan 2
791 51 FALUN
Arbetsproverna kommer inte att returneras till anbudsgivaren.
2.6. Anbudstidens utgång
Anbud ska vara angiven adress tillhanda senast 2015-10-05. Anbud som
inkommer efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas.
2.7. Anbudets giltighetstid
Anbudet ska vara bindande till och med 2016-01-05. Om upphandlingen blir
föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att
ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid.
2.8. Plats och tid för anbudsöppning
Region Dalarna
Myntgatan 2
791 51 FALUN
Vid anbudsöppningen deltar minst två tjänstemän från Region Dalarna. Datum
för anbudsöppning 2015-10-12.
4(16)
2.9. Anbudsprövning
Efter anbudsöppning sker prövning av anbuden. Anbudsprövning sker i två (2)
steg:
1. Kvalificering av anbudsgivare, obligatoriska krav på anbudet och efterfrågade
tjänster.
2. Anbudsutvärdering.
2.10. Kvalificering
Prövning av ställda krav på anbudsgivaren:
Anbudsgivarens förmåga prövas mot de krav som ställs på anbudsgivaren enligt
förfrågningsunderlagets punkt 2.11 Uteslutning av leverantör och punkt 2.12
Registrering, skatter och avgifter.
Prövning av obligatoriska krav på anbudet och efterfrågade tjänster.
Kvalificerade anbudsgivare prövas avseende redovisade obligatoriska krav på
anbudet och efterfrågade tjänster.
2.11. Uteslutning av leverantör
Beställaren ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling,
om man får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är
dömd för brott enligt LOU 10 kap 1§. (Deltagande i kriminell organisation,
bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.) En anbudsgivare får uteslutas från att
delta i en upphandling om denne enligt LOU 10 kap 2§ inte uppfyller kraven
om ekonomisk stabilitet, laglydnad och professionalitet.
Endast anbudsgivare som uppfyller uteslutningsfasens krav får delta i
kvalificeringsfasen.
2.12. Registrering, skatter och avgifter
Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav
avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Till anbudet ska
även bifogas en handling som visar att anbudsgivaren är registrerad i
aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret enligt Bolagsverkets register.
Anbudsgivarens senaste årsredovisning bifogas också anbudet.
Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister
eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda.
Leverantör av tjänster till beställaren ska inneha F-skattsedel.
I det fall anbudsgivaren avser att använda sig av underleverantörer för att utföra
tjänster som uppdragits, ska även dessa företag uppfylla dessa krav.
2.13. Utvärdering av anbud
Upphandlingen är uppdelad i två delar:
Del 1 - Fullservice – inkl. strategiska kommunikationstjänster
Del 2 - Enklare produktioner
5(16)
Utvärdering av anbuden kommer att göras för en del i taget, i nummerordning
enligt ovan. Målet är att skriva avtal med max tre rangordnade leverantörer per
del, men beställaren förbehåller sig rätten att teckna avtal med färre än tre
leverantörer per del i det fall så motiveras av kvalitets- eller prisskillnad eller om
antalet kvalificerade anbud understiger tre.
2.14. Utvärderingskriterier
Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller de kvalificerande kraven
kommer de anbud att antas som är ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn
tagen till följande:
• Generell bedömning av anbudsgivaren – 20% vikt
• Arbetsprover – 20% vikt
• Referenser – 30% vikt
• Pris – 30% vikt
Vid utvärderingen kommer beställaren att utse en arbetsgrupp som har att
individuellt bedöma och poängsätta respektive anbudsgivare enligt ovan
nämnda utvärderingskategorier med 1-5 poäng per kategori. Därefter räknas
poängen om utifrån den procentuella vikt varje kategori tilldelats. Den totala
erhållna poängen summeras därefter. Om flera anbud bland de tre med högst
poäng får samma totalpoäng prioriteras anbudet med lägst pris.
2.15. Rättelse och förtydligande av anbud
Beställaren kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning,
felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren kan också begära att
ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för
särbehandling eller konkurrensbegränsning.
2.16. Avbrytande av upphandlingen
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar oacceptabla
priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och
samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga
anbudsgivare att underrättas om detta.
2.17. Underrättelse om beslut
Underrättelse om vilken anbudsgivare som tilldelats uppdraget kommer att
lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till alla andra
som begär det. Tilldelningsbeslut skickas via e-post till angiven kontaktperson
hos leverantören. Från det att underrättelse lämnats ut löper en tidsfrist om
minst tio (10) dagar innan upphandlingskontrakt kan tecknas.
2.18. Upphandlingskontrakt
Upphandlingen avslutas med ett skriftligt avtal med antagen leverantör, som
undertecknas av parterna. Avtalet baseras på innehållet i detta
förfrågningsunderlag och antaget anbud. Avtalet förutsätter för sin giltighet att
överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte
förordnar om åtgärder enligt 16 kap 2 § LOU.
6(16)
2.19. Fördelningsnyckel
Före varje avrop görs en bedömning av vilket delområde som respektive
uppdrag ligger inom. Beställaren förbehåller sig rätten att utifrån respektive
uppdrags karaktär göra denna bedömning.
2.20. Ersättning för nedlagda kostnader
Beställaren utger ingen ersättning för nedlagda kostnader i samband med
upprättande av anbud.
2.21. Tilldelning enligt rangordning
Avtalen är rangordnade i fallande ordning. Region Dalarna ska, när avrop ska
göras, vända sig till den leverantör som rangordnats först alternativt annonsera
en förnyad konkurrensutsättning (se 2.22 Tilldelning enligt förnyad
konkurrensutsättning).
Den leverantör som rangordnats som nummer ett (1) får förfrågan om uppdrag
under förutsättning att:
- svar på förfrågan lämnas inom fem (5) arbetsdagar. Med svar avses offert
enligt nedan
- aktuell kommunikationsåtgärd kan erbjudas enligt beställarens tidplan
- beställare och leverantör kommer överens om antal timmar enligt uppskattad
tidsåtgång som lämnas i offert enligt nedan
Leverantören ska inom fem (5) arbetsdagar besvara en förfrågan med en offert.
Med offert avses svar där det tydligt framgår:
1. Beskrivning av uppdraget.
2. Uppskattad tidsåtgång (maximalt antal timmar).
3. Avisering av eventuella tillkommande kostnader (exempelvis inköp av bilder),
inklusive uppskattning av dessa kostnader.
4. Tidplan inklusive eventuell utvärdering av åtgärden.
5. Avstämningstider.
6. Offerten måste omfatta minst två korrektur.
7. I offerten får inga övriga villkor som står i strid med ramavtalet finnas med.
Beställaren har att ta ställning till offerten så snart som möjligt.
Vid varje beställning ska parterna komma överens om en tidplan och en avtalad
leveransdag. Sker leverans senare är beställaren berättigad till vite. För varje
femdagars försening utgår ett vite om 10% av värdet av den del av
tjänsten/varan som till följd av förseningen inte har utförts/levererats. Dock
ska vitet i sin helhet inte överstiga 50% av sagda värde.
2.22. Tilldelning enligt förnyad konkurrensutsättning
Vid större uppdrag (över 50 000:-) kan nya anbud komma att infordras av de
rangordnade leverantörerna genom så kallad förnyad konkurrensutsättning,
7(16)
LOU 5 kap 7 §. Ett förenklat förfrågningsunderlag tillställs de leverantörer som
ramavtal tecknats med. Den förnyade konkurrensutsättningen kommer att ske
enligt samma kriterier som beskrivits ovan (2.21).
3. Kravspecifikation
3.1. Beskrivning av uppdraget
Uppdraget avser utförande av olika typer av kommunikationstjänster, av idag
okänd omfattning och art, under avtalstiden. Region Dalarnas
kommunikationsarbete syftar till stor del att tydliggöra regionens verksamhet,
visioner, strategier och operativa mål. Som offentlig organisation strävar
beställaren efter att alltid använda klarspråk i sin kommunikation.
Kommunikationen ska vara öppen, lättillgänglig, korrekt och
målgruppsanpassad. Den primära målgruppen för kommunikationen är
beslutsfattare, tjänstemän, medier och allmänheten. Målgrupperna kan skifta
över tid eller för olika verksamheter eller projekt. Typen av
kommunikationsuppdrag kan även de skifta då verksamheten är bred och
föränderlig.
3.2. Anbudsgivarens organisation, tekniska förmåga och kapacitet
Anbudsgivare ska ha erforderliga personella och tekniska resurser samt
kompetens för uppdragens genomförande. Anbudsgivaren ska också ha en
sådan organisation, kapacitet och erfarenhet att denne kan genomföra
uppdragen.
För att styrka detta ska anbudsgivaren beskriva sin organisation och de
kompetenser som finns inom företaget, samt bifoga arbetsprover tillsammans
med referenser för arbetsproverna. Läs mer under rubriken
4. Utvärderingsuppgifter.
För leverantör av fullservice – inkl. strategisk kommunikation avser vi:
Leverantören ska ha kompetens och kapacitet att hantera stora
uppdrag/produktioner eller del av stora uppdrag/produktioner såsom ta fram
varumärkesplattform, utveckla visuell identitet/grafisk profil, bistå beställaren
vid framtagning av kommunikationsstrategier och -planer, agera bollplank vid
strategiska vägval, hantera större produktioner såsom årsredovisningar,
strategidokument et c. Leverantören ska kunna hantera flera parallella uppdrag.
Verksamheten ska kännetecknas av problemlösning, strategi och kreativitet.
Uppdragen ska genomsyras av kommunikativ kvalitet och kreativ höjd.
Leverantören ska, för varje enskilt uppdrag, kunna tillhandahålla erforderlig
kompetens såsom kommunikationsstrateg, varumärkesstrateg, digital strateg,
projektledare, produktionsledare, grafisk formgivare, copywriter, fotograf,
webbdesigner, illustratör och originalare. Hantering av tryckförfarande och
inköp av tryck ska kunna hanteras av leverantören, då beställaren inte har
ramavtal med eget tryckeri.
För leverantör av enklare produktioner avser vi:
Leverantör av enklare produktioner ska kunna hantera enklare produktioner,
inklusive uppdateringar av befintligt material, med korta leveranstider.
8(16)
Leverantören ska kunna fungera som beställarens förlängda arm vid
produktionsuppdrag. Leverantören ska kunna hantera flera parallella uppdrag.
Uppdragen har ofta redan satta ramar med mål och syfte, och målgrupp. Det
kan också finnas färdig text och/eller bild att utgå ifrån.
Leverantör av enklare produktioner ska, för varje enskilt uppdrag, kunna
tillhandahålla erforderlig kompetens såsom projektledare, produktionsledare,
grafisk formgivare, copywriter, fotograf, webbdesigner, illustratör och
originalare. Hantering av tryckförfarande och inköp av tryck ska kunna hanteras
av leverantören, då beställaren inte har ramavtal med eget tryckeri.
För båda delområdena gäller att respektive kompetens kan finnas anställd hos
leverantören eller anskaffas via underleverantör. Beskriv kortfattat i anbudet att
ovanstående kunskaper finns att tillgå. Dokumentation som styrker detta kan
komma att begäras in efter anmodan.
Förlust av enskild anställd får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att
tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivaren har rätt
att anlita underleverantör för uppfyllande av kravet. Vid anlitande av
underleverantör svarar leverantör för underleverantör så som för sig själv.
Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam
bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal.
Leverantören ska bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande
av lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom
kollektivavtalsområdet.
3.3. Företagspresentation
Anbudsgivaren ska beskriva sin organisation och verksamhet, där följande ska
framgå:
- Anbudsgivarens organisation.
- Anbudsgivarens verksamhet.
3.4. Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning
Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas. Senast fastställda
årsredovisning, med uppgift om årsomsättning, ska bifogas anbudet.
Aktuell riskklass får ej understiga riskklass 3 i UC:s (Upplysningscentralen)
riskbedömning. Anbudsgivare skas bifoga intyg om detta från UC.
Utländska anbudsgivare kan lämna in intyg från motsvarande institut i
hemlandet. Nystartade företag kan lämna in intyg från bank eller verifiera sin
ställning genom intyg från revisor.
Beställaren förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter och göra
en egen bedömning.
3.5. Underleverantör
Vid anlitande av underleverantör svarar leverantör för underleverantör så som
för sig själv. För underleverantör gäller samma villkor och krav som för
leverantören. Det är leverantörens skyldighet att upplysa/informera
underleverantören om vilka villkor som gäller.
9(16)
3.6. Miljöarbete
I sitt arbete ska leverantören sträva efter att effektivisera och minska
förbrukningen av naturresurser. Eventuella resor i samband med uppdraget
ska ske miljömedvetet och kostnadseffektivt.
3.7. Antidiskrimineringsklausul
Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa
gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är - Lag om
Diskrimineringsombudsmannen SFS 2008:568 och Diskrimineringslagen
SFS 2008:567.
3.8. Godkännande av kravspecifikationen
Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav och villkor i kravspecifikationen.
4. Utvärderingsuppgifter
4.1 Utvärdering
Varje utvärderingskategori kommer att poängsättas individuellt av den grupp
hos beställaren som utsetts att delta i upphandlingsarbetet. Varje kategori
utvärderas för sig för att sedan viktas procentuellt. Samtliga kategorier
sammanställs sedan.
4.2. Generell bedömning av anbudsgivaren
Beställaren gör en bedömning av anbudsgivarens organisation, verksamhet,
erfarenhet och kompetens utifrån beskrivningar i anbudet samt allmänt
tillgängligt material, till exempel webbsida, omnämnanden i media et c.
4.3. Arbetsprover
Anbud för respektive delområde ska innehålla arbetsprover från två (2) olika
referensuppdrag. Minst ett av uppdragen ska vara utfört åt organisation som är
jämförbar med beställaren genom att antingen vara en kommunal/regional
verksamhet eller annan jämförbar offentlig organisation. Varje enskilt
arbetsprov ska redovisas på lämpligt vis, exempelvis trycksak, på pannå, pdf,
filmsekvens, ljudupptagning eller liknande. Ett referensuppdrag som används i
anbud för ett delområde kan inte användas som referensuppdrag även för det
andra delområdet. Anbudsgivaren ska ange aktuell arbetsgrupp och
kontaktuppgifter till en referens kopplad till varje referensuppdrag.
Det ska, i båda referensuppdragen, tydligt framgå hur uppdragsbeskrivningen
från uppdragsgivaren såg ut, tänkt målgrupp och en kort redovisning om vilket
resonemang som ledde fram till medieval, uttryck, utförande osv. Dessa
uppgifter redovisas i materialet för respektive uppdrag. De arbetsprover som
skickas in får inte vara framställda på uppdrag av beställaren och inte vara äldre
än två (2) år.
10(16)
4.3.1. Bedömningskriterier för arbetsprover – full service
• Nytänkande och kreativitet: med avseende på hur budskapet presenteras. Här
bedöms om okonventionella lösningar har använts, om kanaler med en stor
genomslagskraft har utnyttjats samt om presentationen är överraskande för
referensgruppen.
•
Grafisk form och manér: Återspeglas avsändarens visuella identitet i grafisk
form och uttryck? Bidrar bild- och formspråket till att underlätta för
målgruppen att ta till sig innehållet?
•
Kvalitetssäkring: med avseende på noggrannhet, språkbruk, bildkvalitet,
korrekthet.
•
Överensstämmelse med uppdraget: Är resultatet i nivå med beställarens
intentioner för slutresultatet utifrån den uppdragsbeskrivning som
anbudsgivaren skickat med arbetsproverna? Hur når budskapet fram?
Hur väl målgruppsanpassat är budskapet?
4.3.2. Bedömningskriterier för arbetsprover – enklare produktion
•
Grafisk form och manér: Återspeglas avsändarens identitet av grafisk form och
uttryck? Bidrar bild- och formspråket till att underlätta för målgruppen att
ta till sig innehållet?
•
Kvalitetssäkring: med avseende på noggrannhet, språkbruk, bildkvalitet,
korrekthet.
•
Överensstämmelse med uppdraget: Är resultatet i nivå med beställarens
intentioner för slutresultatet utifrån den uppdragsbeskrivning som
anbudsgivaren skickat med arbetsproverna? Hur når budskapet fram?
Hur väl målgruppsanpassat är budskapet?
4.4. Referenser
Angivna referenter ska vara kopplade till de referensuppdrag som lämnas i
anbudet. Referenternas svar är kvalificerande för anbudsgivaren.
Anbudsgivaren ansvarar för att referenterna är tillfrågade, går att nå och har
godkänt att uppdraget används vid referenstagning. Region Dalarna förbehåller
sig rätten av även ta in referenser från andra uppdragsgivare än de som
anbudsgivaren uppgivit i sitt anbud. Efter kontakt med referenterna poängsätts
denna kategori.
Följande uppgifter om referenterna ska finnas med: uppdragsgivarens namn,
kontaktpersonens namn, telefonnummer, e-postadress.
4.5. Anbudspris
Anbudsgivaren ska ange pris per timme. Timpriset ska vara ett enhetspris
oberoende av uppdragets art, kompetens som krävs för uppdraget et c. Alla
arbetskostnader för uppdragets genomförande, ska ingå i timpriset. Restid ska
inte ingå i timpriset. Anbudsgivare som lämnar anbud på båda arbetsområdena
kan lämna olika pris inom respektive område.
11(16)
4.6. Godkännande av utvärderingsuppgifter
Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav och villkor i
4. Utvärderingsuppgifter.
5. Kommersiella villkor
5.1. Uppgifter om anbudsgivaren
Följande uppgifter om anbudsgivaren ska finnas med i anbudet:
Anbudsgivarens namn, organisationsnummer, postadress, webbsida,
kontaktperson för anbudet med namn, telefonnummer och e-postadress.
5.2. Avtalsform
Detta ramavtal reglerar samtliga villkor för kommunikationstjänster under
avtalsperioden. Undantaget är dock tjänster inom webbsupport som regleras
genom annat ramavtal.
5.3. Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att till beställaren leverera kommunikationstjänster i
enlighet med allmän orientering, upphandlingsföreskrifter, kravspecifikation,
specifikation och kommersiella villkor i det förfrågningsunderlag som legat till
grund för upphandlingen samt enligt villkor som framgår av antaget anbud.
5.4. Avtalspris
För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal.
Priset är fast under hela avtalsperioden. Samtliga priser ska vara angivna i
svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt. Eventuella resor som företas
mellan leverantörens arbetsplats och beställaren bekostas av leverantören.
5.5. Byte av personal
Leverantören får under pågående uppdrag byta ut personal mot annan med
motsvarande erfarenhet/kompetens, under förutsättning att detta inte medför
merkostnad eller tidsförlust för beställaren. Leverantören ska informera
beställaren om en sådan förändring i god tid. Beställaren har rätt att begära
utbyte av personal om önskad kvalitet inte uppfylls eller om samarbetssvårigheter uppstår mellan beställaren och personal hos leverantören.
Förlust av enskild anställd får inte medföra att leverantörens möjligheter att
tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Leverantören har rätt
att anlita underleverantör för uppfyllande av kravet.
5.6. Kvalitet
Avtalad tjänst ska tillhandahållas med den kompetens och med den kvalitet som
beställaren har anledning att förvänta sig av ett välrenommerat företag i
branschen. Tjänsten ska utföras på ett fackmannamässigt sätt och utföras på en
12(16)
hög nivå. Leverantören ska på ett aktivt sätt bidra till att tjänsten utnyttjas på ett
optimalt sätt.
5.7. Förfoganderätt
Beställaren ska inneha äganderätten till allt färdigt material och exklusivt och
obegränsat i tid inneha nyttjanderätten till alla skisser som tas fram inom ramen
för avtalet. Originalfiler ska, efter varje uppdrag, kostnadsfritt och skyndsamt
levereras till beställaren på lämpligt media.
Detta gäller även i de fall leverantören anlitar underleverantör. För bilder som
använts i produktioner ska efter varje uppdrag lämnas en lista där det tydligt
framgår vilka rättigheter beställaren har avseende vidare användning av dessa
bilder, d.v.s. ägande och användningsrätt.
Beställaren har full nyttjanderätt till resultatet av uppdraget. Med full
nyttjanderätt avser att beställaren har rätt att för sin verksamhet framställa och
fritt nyttja exemplar av arbetsresultaten i såväl ursprungligt som av beställaren
ändrat skick utan ersättning till leverantör.
5.8. Tillstånd att publicera bild
Leverantören ansvarar för att personer, som med namn eller bild förekommer i
det material som beställaren beställt och betalat, givit tillstånd enligt lagen
(1978:800) om namn och bild i reklam. Om beställaren tillhandahåller material
svarar denne för att motsvarande tillstånd erhållits. Samma sak gäller för
personuppgiftslagen (SFS 1998:204).
5.9. Kännedom om beställarens organisation mm
Leverantören ska tillägna sig och efterleva gällande planer, strategier, policies
och riktlinjer såsom exempelvis beställarens grafiska profil.
Den grafiska manualen finns att hämta på www.regiondalarna.se/hamtamaterial/grafisk-profil
Om ett enskilt uppdrag bedöms komma i konflikt med den grafiska profilen ska
beställaren uppmärksammas på detta. Leverantören ska vidare känna till och
beakta beställarens samtliga verksamheter och skilda uppdrag.
5.10. Sekretess
Leverantören ska behandla alla uppgifter om beställarens verksamhet med
sekretess såväl under som efter uppdragets upphörande.
5.11. Beställning
Beställare av efterfrågade tjänster kan på Region Dalarna vara både medarbetare
ur kommunikationsgruppen samt enskilda projekt och verksamheter.
5.12. Godkänt slutkorrektur
Produktion får inte påbörjas förrän godkännande av slutkorrektur har skett av
beställaren. Leverantören ansvarar därefter för att produktionen sker i enlighet
13(16)
med godkänt slutkorrektur och i enlighet med övriga eventuella
överenskommelser med beställaren.
5.13. Utvärdering - uppföljning av uppdrag
Leverantören ska, efter beställarens begäran och mot avtalad timersättning,
genomföra utvärdering och uppföljning av respektive uppdrag/
marknadsföringsåtgärd. Detta kan bestå av marknadsundersökning i
målgruppen eller liknande. Leverantören ska kunna avlämna en
uppföljningsrapport efter att utvärdering genomförts.
5.14. Tillgänglighet
Leverantören ska vara tillgänglig via e-post och telefon under kontorstid på
vardagar. Leverantör ska kunna delta vid möten och genomgångar av arbeten i
Falun eller annan plats i Dalarna. Ersättning för reseomkostnader utbetalas inte.
5.15. Fakturerings- och betalningsvillkor
Faktura ska ställas till fakturaadressen som angetts i beställningen. Eventuella
påminnelser och krav ska sändas till samma adress. Om anledning till
anmärkning på faktura eller leverans inte föreligger, erläggs betalning 30 dagar
efter mottagen korrekt faktura och godkänd leverans. Motsvarande
bestämmelser ska gälla avtalad delleverans.
Om inget annat avtalats sker fakturering efter avslutat uppdrag. Beställaren och
leverantören kan komma överens om fakturering efter delmål i uppdraget.
Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte.
5.16. Uppgifter på faktura
Fakturan ska innehålla:
- fakturadatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser med
tydlig koppling till uppgifterna i offerten, offertreferens, antal timmar nedlagda
av respektive kompetens/yrkesgrupp och à-pris, brutto samt momsbelopp.
- leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations-,
momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om leverantören innehar Fskattsedel.
- beställarens juridiska namn, projekt/verksamhet, adress samt referensperson.
5.17. Dröjsmålsränta
Om beställaren inte betalar faktura i rätt tid ska dröjsmålsränta utgå enligt
räntelagens bestämmelser, dock ej räntebelopp understigande 100 kr per för
sent betald faktura. Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig
eller ofullständig faktura accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura
överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även då.
14(16)
5.18. Garanti
Fel i tjänsten som beror på bristfälligheter i funktion/kvalitet eller som består i
att tjänsten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper ska avhjälpas av
leverantören utan kostnad för beställaren.
5.19. Försäkring
Antagen leverantör ska, under hela avtalstiden, vidmakthålla gällande
företagsförsäkring och ansvarsförsäkring.
5.20 Sociala och etiska krav
Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet.
Produkterna som levereras till beställaren ska vara framställda under
förhållanden som är förenliga med:
•
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 100, 105, 111, 138 och 182.
•
FN:s barnkonvention, artikel 32.
•
Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i
tillverkningslandet.
•
Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
5.21. Lagar och förordningar
Antagen leverantör ska garantera att utfört uppdrag fyller de krav som regleras
genom lagstiftning för aktuella tjänster. Leverantören får inte vidta någon
åtgärd som kan åsidosätta lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt
godtaget inom den bransch som uppdraget avser. Om leverantören bryter mot
vad som ovan sagts får beställaren häva avtalet.
5.22. Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig
handling undertecknad av behörig företrädare för beställaren och berörd
leverantör.
5.23. Handlingars inbördes ordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna
skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller, om inte
omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, följande ordning:
1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal
2. avtal inklusive bilagor
3. anbud
4. eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
5. förfrågningsunderlag med bilagor
6. allmänna bestämmelser
15(16)
5.24. Överlåtelse av avtal - ägarskifte
Part får inte utan motpartens medgivande överlåta sina rättigheter eller
skyldigheter enligt detta avtal på annan fysisk eller juridisk person utan
Region Dalarnas skriftliga medgivande.
5.25. Hävning
Vardera parten ska ha rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om motparten
gör sig skyldig till avtalsbrott och det inte är ringa, om motparten sätts i
konkurs varvid betalningsinställelse och inledande av ackordsförhandlingar
jämställs med konkurs, eller vid händelser av force majeure karaktär.
Leverantören ska vara registrerad för mervärdesskatt och arbetsgivaravgift,
inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter.
Om det under avtalstiden uppstår brister i detta avseende utgör det grund för
hävning.
Beställaren har också rätt att häva avtalet till nästa månadsskifte om
kvalitetsbrister trots påpekande inte åtgärdas eller om arbetet utförs på sådant
sätt att samma kvalitetsbrister trots påpekande upprepade gånger återkommer
och dessa brister inte är ringa.
5.26. Befrielsegrund (force majeure)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder
utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat
med vid uppdragets start och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha
undvikit eller övervunnit.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra
uppdraget är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som
han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om
dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon
annan i tidigare led.
För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne
utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess
upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas
kunna ske.
5.27. Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser, som
inte kan lösas genom förhandlingar mellan parterna, ska avgöras av svensk
allmän domstol vid beställarens säte med tillämpning av svensk rätt.
16(16)
Bilagor
Bilaga 1 - Svarsblankett