Vägledning Direktupphandling

Vägledning Direktupphandling
Observera att direktupphandlingar som regel genomförs på förvaltningen och därigenom också ska
diarieföras på förvaltningen.
Förfrågningsunderlagets innehåll
Förfrågningsunderlaget/offertförfrågan innehåller följande huvuddelar.
1. Förfrågningsunderlag
a. Information om upphandlingen: Här beskrivs det vad som ska köpa
b. Upphandlingsformalia: Beskrivning av vilka delar som ingår i förfrågan.
c. Anbudets innehåll: Vägledning för leverantörerna hur/var/när de ska lämna
anbud
d. Kravspecifikation: Kraven kan vara ska-krav, det vill säga krav som leverantören
måste uppfylla och bör-krav, det vill säga krav som ger ett mervärde
(utvärderingskrav)
2. Avtalsförslag: Är ett separat dokument som skickas med förfrågan.
3. Övriga bilagor (frivilligt): Kan exempelvis vara en prisbilaga, dokument som förtydligar
vad köpet omfattar mfl.



Del 1.a-d ingår i dokumentet förfrågningsunderlag.
Del 2 och 3 är separata dokument som bifogas förfrågan.
Att tänka på innan förfrågan skickas till leverantörerna
Det finns en mall för förfrågningsunderlaget och en mall för avtalsutkastet. Områden där ni ska
fylla i information är markerade.
När er förfrågan är komplett och alla fält är ifyllda är en rekommendation att spara filerna i PDF
innan de skickas ut till leverantörerna. Om det är möjligt, skicka ut förfrågan till minst tre
leverantörer.
Upphandling Södertörn
136 81 Haninge
Besöksadress: Rudsjöterrassen 2
Tel Haninge 08-606 90 15
Tel Nynäshamn 08-520 682 60
Org nr Haninge 212000-0084
Org nr Nynäshamn 212000-0233
Hantering av frågor och svar under anbudstiden
Om det kommer in en fråga som ni bedömer är väsentlig för alla leverantörer är det viktigt att alla
får ta del av svaret via separata mail.
Utvärdering av inkomna anbud
Avsätt tid för utvärdering av inkomna offerter. Utvärdering ska ske utifrån de kriterier ni har
angivit under punkt 2.3 i dokumentet ”förfrågningsunderlag”. Om ni bara tar hänsyn till pris är det
endast priset ni behöver jämföra mellan inkomna anbud. Om ni exempelvis anger kvalitet,
leveranstid och pris som utvärderingskriterier ska alla beaktas i utvärderingen av anbuden.
Ekonomisk stabilitet
Om ni vill ha information om leverantörs ekonomiska stabilitet kan ni maila företagets namn och
organisationsnummer till [email protected] Vi kan då kontrollera företagets
kreditvärdighet.
Tilldelning
När utvärderingen är klar och ni har utsett en leverantör som ska utföra uppdraget är det viktigt att
alla som lämnat anbud får meddelande om att de fått/inte fått uppdraget. Ett mail är tillräckligt
som tilldelningsmeddelande.
Förslag på meddelande till leverantör som fått uppdraget:
”Tack för ert anbud i förfrågan gällande [upphandlingsobjektet].
Utvärdering har skett av inkomna anbud i enlighet med de kriterier som framgick av
förfrågningsunderlaget. Ni har efter utvärdering utsetts som vinnare och tilldelats uppdraget
gällande leverans av [upphandlingsobjektet].
Detta meddelande är inte en bindande beställning. Avtal tecknas separat.
Här är förslag på meddelande till leverantörer som inte fått uppdraget:
”Tack för ert anbud i förfrågan gällande [upphandlingsobjektet].
Utvärdering har skett av inkomna anbud i enlighet med de kriterier som framgick av
förfrågningsunderlaget. Efter utvärdering har uppdraget tilldelats en annan leverantör.
Tack för visat intresse!”
Avtal/dokumentation enligt mall till Upphandling Södertörn
Upphandlingar mellan 25 000-100 000 kr : Det underskrivna avtalet/beställningen ska skickas till
Upphandling Södertörn
Upphandlingar mellan 100 000-505 800 kr: Anmälan till Upphandling Södertörn ska ske innan
upphandling påbörjas och det underskrivna avtalet/beställningen ska skickas in efter avslutad
upphandling. En dokumentation enligt mall ska ske till Upphandling Södertörn.
Dokumentation enligt ovan sänds till [email protected] eller [email protected]