Att kontera

Visma Proceedo
Att kontera - Manual
Version 1.4
Version 1.4 / 151016
1
Innehåll
VERSION 1.4 .................................................................................................................................................................1
1) ALLMÄNT OM KONTERING I PROCEEDO ......................................................................................................................3
2) BESTÄLLNINGAR ATT KONTERA/KONTROLLERA .............................................................................................................4
2.1 Aviseringar och vy över beställningar .............................................................................................................4
2.2 Kontrollera kontering ......................................................................................................................................5
3) ÄNDRA KONTERING ................................................................................................................................................8
3.1 Konto 4999 ....................................................................................................................................................12
3.2 Konto ”IT” ......................................................................................................................................................13
4) DELAD KONTERING...............................................................................................................................................13
5) NEKA ELLER UTRED EN BESTÄLLNING ........................................................................................................................16
6) HANTERA KONTERING VIA E-MAIL ELLER MOBIL ..........................................................................................................18
7) FAKTURAMATCHNING I PALETTE .............................................................................................................................22
7.1 Prisavvikelse ..................................................................................................................................................22
7.2 Leveranskvittens saknas i Proceedo ..............................................................................................................23
7.3 Anläggningar och representation .................................................................................................................23
7.4 När en beställare/mottagare får ut en faktura i Palette som hör till en order skapad i Proceedo ...............24
7.5 Matcha fakturan manuellt ............................................................................................................................25
8) DELEGERING .......................................................................................................................................................26
TIPS! Använd gärna e-Guiderna för Proceedo! Dessa finns under länken Guider under Genvägar på
startsidan.
Frågor – mejla till [email protected]
Version 1.4 / 151016
2
1) Allmänt om kontering i Proceedo
Ekonomiregistrerarna innehar samma funktion i Proceedo som i Palette, dvs. de har behörigheten att
sätta konto och justera/kontrollera lagd kontering för sina kostnadsställen.
Beställningen blir en order och går iväg till leverantören först efter att den hanterats av
Ekonomiregistreraren och Attestanten. Det är därför viktigt att man konterar/kontrollerar sina
konteringar löpande, så inte beställningen stannar upp utan går vidare till för slutattest.
Beställning
Kontroll/ändring
av kontering
Attest
Order skickas till
leverantör
Ekonomiregistreraren är den enda personen som kan ändra en tidigare gjord kontering. Detta ansvarar
man för:
•
Åtgärda beställningar löpande vid besked om att det finns beställningar för granskning.
•
Kontrollera att beställningen inte avser anställd/nära anhörigs företag.
•
Se till att beställningen har fullständig kontering i enlighet med gällande redovisningsregler.
•
Se till att ersättningar som ska betalas som lön inte hanteras via Proceedo.
•
Se till att anläggningstillgångar, stöldbegärliga inventarier, bokförs på ett korrekt sätt.
•
Att vid egen frånvaro se till att ersättare finns för granskningen av beställningarna och att
ersättaren är utsedd till ekonomiregistrerare av prefekt/motsvarande samt ekonomichef.
Ekonomiregistreraren ska på varje beställning:




Kontrollera föreslaget konto på varje artikelrad, och ev. ändra vid behov.
Alltid ändra konto på rader som har föreslaget konto 4999 eller IT i kontofältet. Beställningar
som görs via fritext får alltid konto 4999 och då ska ekonomiregisteraren i sitt steg ändra till det
korrekta. Även vid alla IT/Telefoni-beställningar ska ekonomiregistreraren alltid ändra till ett
korrekt konto, då det vid beställning alltid ligger ett fiktivt konto som heter ”IT” på de
beställningarna.
Alltid se till att korrekt text är angiven i fältet ”Avser”, som visas som verifikationstext i Agresso
och Palette.
Kontrollera att övriga inlagda värden verkar rimliga och justera vid behov.
Version 1.4 / 151016
3
2) Beställningar att kontera/kontrollera
2.1 Aviseringar och vy över beställningar
När ekonomiregistreraren har en beställning att kontera/kontrollera kommer ett mejl från Proceedo.
Mejlet kommer direkt när beställaren skickar iväg beställningen. Om man är två ekonomiregistrerare på
institutionen/enheten så får bägge mejlet samtidigt.
Det syns även hur många beställningar som väntar på hantering på Startsidan i rutan Att hantera under
”Beställningar att godkänna”.
Om man klickar på den raden kommer man till fliken Godkänn beställning. Där ser man de aktuella
beställningarna som ligger och väntar på hantering.
Version 1.4 / 151016
4
2.2 Kontrollera kontering
När man går in på sidan Inköp och fliken Godkänn beställning visas direkt de beställningar som Avvaktar
godkännande.
Man kan filtrera på olika statusar i rullisten om man vill titta på någon beställning med annan status,
eller se alla beställningar.
Det syns även i flödesbilden längst ner vad beställningen befinner sig någonstans.
Version 1.4 / 151016
5
För att se konteringen på beställningen markerar man beställningen och klickar på det blå ”i:et”.
Observera att det endast är ett ”titt-läge”, man kan inte ändra något i den vy som kommer upp.
Om beställaren angett ett
syfte med beställningen
anges det i denna ruta.
Version 1.4 / 151016
6
Ett nytt fönster kommer upp med alla konteringsrader på beställningen. Här är det viktiga att kontrollera
värdena i kolumnerna Konto och Avser. Men man behöver ändå se över övriga koddelar. Då man inte
kan ändra något i denna vy stänger man ner rutan. Se avsnitt 3 hur man ändrar konteringen.
Proceedo ger utifrån produkten ett förslag på bokföringskonto. Ekonomiregistreraren kontrollerar om
kontot är OK och ändrar till korrekt konto vid behov. Beställaren anger oftast en text i fältet Avser som
beskriver just vad köpet avser, det är dock inte obligatoriskt. Texten i fältet Avser kommer att gå in som
verifikationstext i Palette och Agresso, så det ekonomiregistreraren måste göra är att lägga in en text där
om det är tomt, eller justera den text som beställaren skrivit i vid behov.
När man har kollat konteringen stänger man denna vy med knappen Stäng.
Följande fält finns i konteringssträngen:








Referens – beställarens Baltzar/Palette referens
Konto – förslag ges av systemet vid beställningen. Här måste Ekonomiregistreraren
kontrollera satt konto, och ändra om felaktigt.
Kostnadsställe – man har automatiskt bara behörighet till sin institutions kostnadsställe.
Projekt – vilket projekt beställningen gäller. Dessa är länkade till giltiga kostnadsställen.
Avser – detta fält blir en verifikationstext i Palette och Agresso. Beställaren kan här ange
ex. syfte för beställningen, men Ekonomiregistreraren har alltid möjlighet att ändra/se
till att rätt text står här, då texten kommer med i bokföringen.
Fritt – fält för de institutioner/enheter som använder sig av fria koder.
Konterare – här hamnar automatiskt koden till institutionens/enhetens
ekonomiregistrerare. Koden fylls i automatiskt för de som bara är beställare inom sin
egen institution. Har man behörighet till flera institutioners kostnadsställen så kan man
behöva fylla i koden manuellt.
Ansvarig – ett extra fält för behov av ett extra steg i flödet, t.ex. IT-samordnare.
När beställaren gör beställningen anger de Referens, Kostnadsställe samt Projekt. Samt oftast skriver
beställaren i en text i fältet Avser.
Version 1.4 / 151016
7
3) Ändra kontering
För att ändra något gällande konteringen markerar man beställningen och klickar på Ändra längst ner
till höger.
Därefter klickar man på knappen Kontering…
Version 1.4 / 151016
8
Och då kommer sidan upp där man kan göra ändringar i konteringen:
Man kan fylla i det korrekta värdet direkt i rutan. Om man vill få upp en lista med konton eller söka efter
ett visst konto klickar man på de vågräta raderna till höger om fältet.
En ruta kommer upp där man antingen kan söka fram värdet eller leta efter det i rullisten.
Version 1.4 / 151016
9
Man markerar värdet och klickar på OK.
Om samma konto ska gälla på alla raderna på beställningen kan man bocka i kryssrutan innan man
klickar OK. Annars fortsätter man att välja värden på de andra raderna på samma sätt.
I fältet Avser skriver man in texten på varje rad för sig. Denna text visas alltså senare som
verifikationstext i Palette och Agresso.
När kontot är korrekt på alla rader samt att det finns en text på varje rad i kolumnen Avser klickar man
på OK.
Version 1.4 / 151016
10
Därefter klickar man på Godkänn för att skicka vidare beställningen för attest.
När man klickar på Godkänn kommer det upp en ruta som gör det möjligt att lämna ett meddelande till
beställaren om vad man har ändrat i beställningen. Om man skriver i något här får beställaren veta det i
ett mejl som skickas från systemet. Om man inte vill skriva något klickar man på OK.
Version 1.4 / 151016
11
När beställningen skickas vidare ser man vem som har konterat beställningen.
3.1 Konto 4999
En fritextbeställning i Proceedo kan gälla i princip vad som helst. Därför sätter systemet alltid ett fiktivt
konto - 4999 - på alla fritextbeställningar, och sedan ska ekonomiregistreraren i sitt steg se till att lägga
in det rätta kontot. Man måste alltså alltid vara noga med att ändra konto till ett korrekt konto på alla
rader som har konteringen 4999.
När en fritextbeställning görs läggs det automatiskt till ett kontrollsteg i flödet, .ESK. Om
ekonomiregistreraren skulle missa att ändra ett konto på en artikel som konterats mot 4999 går
beställningen vidare till ekonomiavdelningen som rättar upp konto så det inte går in fel data i Palette
och Agresso. Om ekonomiregistraren ändrar till ett korrekt konto försvinner .ESK-steget i flödet.
Version 1.4 / 151016
12
3.2 Konto ”IT”
Vid beställningar av IT/telefoni-produkter sätter systemet alltid ett fiktivt konto ”IT”. Det är uppsatt så
för att beställningen ska styras till IT i flödet efter beställaren, innan den skickas till
ekonomiregistreraren. Ekonomiregistreraren måste alltid ändra till ett korrekt konto på alla IT/telefonibeställningar.
Det är samma lösning på detta som vid konto 4999, d.v.s. glömmer ekonomiregistreraren att ändra till
ett korrekt konto går beställningen till ekonomiavdelningen som får rätta till det.
4) Delad kontering
Man kan dela upp konteringen på en artikelrad, t.ex. för att sätta olika projekt. Man klickar då på det blå
plustecknet på aktuell rad i kolumnen Dela.
Om man vill ha samma vertext på alla konteringsrader för artikeln, börja med att fylla i det.
Version 1.4 / 151016
13
Varje tryck på + ger en ny konteringsrad. D.v.s. om man på artikel ett ovan vill ha tre konteringsrader
totalt så trycker man flera gånger på +. De nya raderna får samma kontering som ursprungsraden, d.v.s.
man måste justera dem. Inga rader får bli identiska för då blir det fel i Palette.
I exemplet ovan så finns det nu tre stycken konteringsrader på den översta artikeln. Alla uppgifter som
låg på konteringsrad 1, förutom belopp, finns nu också på rad 2 och 3.
Nu justerar man de värden som ska vara annorlunda och fyller i belopp på rad 2 och 3. Fördelningen
sker i kronor, inte procent.
Om den nya totalsumman inte stämmer med den korrekta totalsumman så kan man inte komma vidare
utan nedan meddelande kommer upp. I exemplet nedan har vi medvetet lagt 75 kr på rad 2 också, vilket
ger ett totalbelopp på 200 kr, när det borde ha varit 175 kr, vilket framgår av felmeddelandet.
Version 1.4 / 151016
14
TIPS! Se även e-Guiden ”Delad kontering på en artikelrad”.
Version 1.4 / 151016
15
5) Neka eller utred en beställning
Om man av någon anledning inte ska kontera och godkänna beställningen finns möjligheten att antingen
neka eller utreda beställningen. Om man nekar beställningen kan man skriva en kommentar till
beställaren om varför, och beställaren får då ett mejl som talar om att beställningen är nekad och varför.
När man klickar på Neka kommer en ruta upp där man fyller i kommentaren.
Om man vill utreda något gällande beställningen innan man konterar och godkänner kan man välja att
sätta beställningen under utredning. Välj Utred och skriv en kommentar om varför så får beställaren
veta det via mejl.
Version 1.4 / 151016
16
När man har kollat upp det man ska så godkänner eller nekar man beställningen som vanligt.
Version 1.4 / 151016
17
6) Hantera kontering via e-mail eller mobil
Man kan hantera konteringen via mejl och mobil. Man kan då inte använda sin vanliga AD-inloggning,
utan det kräver att man av säkerhetsskäl använder en särskild Proceedoinloggning (sin AD-inloggning
följt av ”@slu.se”) med ett tillhörande lösenord. Kontakta [email protected] för att få ett sådant.
Via mejl kan man godkänna konteringen och beställningen direkt i mejlet som kommer när det finns en
beställning att hantera. Observera att inga ändringar varken gällande konto eller verifikationstext
(Avser) kan göras då! Öppna bilagan som kommer med mejlet.
Gå ner till mitten av mejlbilagan för att godkänna/neka (hoppa över de inledande länkarna). Konteringen
syns längst ner i mejlet.
Version 1.4 / 151016
18
Fyll i lösenordet till din särskilda Proceedoinloggning, bocka i Godkänn och klicka på OK.
Via mobilen kan man ändra konteringen. Man går till www.proceedo.net och logga in med sin särskilda
Proceedoinloggning, dvs. sitt ad-namn följt av @slu.se. Man anger även sitt personliga lösenord. Klicka
på Beställningar.
Version 1.4 / 151016
19
Sen klickar man på beställningen som ska konteras. Då visas alla detaljer om beställningen och för att
ändra ett värde klickar man på det.
Hela konteringen visas. Längst ner finns Ändra som man klickar på för att göra ändringen.
Version 1.4 / 151016
20
Om man klickar på förstoringsglaset för det värde som ska ändras, i detta fall Konto, får man upp listan
och kan välja rätt konto.
Därefter klickar man på Spara kontering, och i nästa steg Attestera beställning.
Version 1.4 / 151016
21
7) Fakturamatchning i Palette
Palette är fortfarande vårt elektroniska fakturahanteringssystem, dvs. där finns alla fakturor. Inga
fakturor hanteras i Proceedo. Det är i Palette som fakturamatchningen sker av fakturor som har en
koppling till orders skapade i Proceedo. Mellan Palette och Proceedo finns en integration, dvs. Proceedo
skickar över information till Palette fyra gånger per dag och meddelar vilka orders som har blivit
leveranskvitterade. För att en faktura ska kunna automatmatcha i Palette krävs att ordern är
leveranskvitterad i Proceedo. Det är Proceedo:s ordernummer (PO följt av sju siffror) som är nyckeln till
matchningen.
Beställning i
Proceedo
•Beställningen
attesteras och
order skapas i
Proceedo och
skickas till
leverantören
Leverantören
levererar
• Leverantören
levererar till
beställaren
• Faktura skickas till
SLU uppmärkt med
ordernummer
• Beställaren
leveranskvitteras i
Proceedo
Fakturamatchning
i Palette
• Palette får
information från
Proceedo om lev.
kvitterad order
• Automatisk
matchning sker
• Fakturan går till
betalning
När en faktura har automatmatchats i Palette behövs ingen ytterligare attest eftersom beställningen
redan är attesterad i Proceedo. Fakturan kan då gå direkt till betalning. Om en faktura inte kan matcha
och man måste göra en manuell matchning. Oftast är det ekonomiregistreraren som gör detta men
beställaren kan även göra det själv, se avsnitt 7.5.
7.1 Prisavvikelse
Om en beställning i Proceedo är leveranskvitterad i Proceedo kan fakturan matcha i Palette. Fakturor
som är skannade matchas på totalbelopp och elektroniska fakturor matchas på radnivå. Det finns
gränser uppsatt för när en faktura avviker. Om fakturan diffar mer än 5% eller 100 kr mot priset på
ordern fastnar fakturan. Fakturan skickas då ut till beställaren i Palette för granskning. Beställaren får då
kontakta leverantören och stämma av om priset är felaktigt. Därefter får man hantera fakturan manuellt
i flödet i Palette.
Version 1.4 / 151016
22
7.2 Leveranskvittens saknas i Proceedo
Om det kommer en faktura till Palette som hör till en beställning som inte har blivit leveranskvitterad
skickar Palette ut ett mejl till beställaren för att påminna om att man måste göra en leveranskvittens:
Beställaren har då 7 dagar på sig att gå in i Proceedo och göra leveranskvittens på beställningen. Ett
sådant påminnelsemejl kommer varje dag i 7 dagar. Om man gör leveranskvittensen inom dessa 7 dagar
kommer fakturan att kunna matcha i Palette. Om man inte gör leveranskvittensen inom dessa dagar
kommer fakturan att skickas ut till beställaren i Palette för manuell hantering. Man får då göra
leveranskvittensen i Proceedo och notera i fritextfältet i Palette att man har gjort kvittensen och ange
vilket orderdernummer det gäller (börjar med PO följt av sju siffror). Ekonomiregistreraren på
institutionen/enheten kan då manuellt matcha ihop fakturan mot ordern i Palette.
7.3 Anläggningar och representation
Anläggningar och representation konteras på konton som gör att de fakturorna kommer att styras ut i
Palette-flödet även om beloppet matchar vid matchningen i Palette. Detta för att man ska bifoga
anläggningsblanketten i Palette. Ekonomiregistreraren bifogar blanketten i Palette. Även vid
representation skickas fakturan ut i Palette för att mottagaren ska kunna bifoga deltagarförteckningar
och program .
Version 1.4 / 151016
23
7.4 När en beställare/mottagare får ut en faktura i Palette som hör till en order skapad i
Proceedo
Palettesupport hanterar fakturaloggen där alla fakturor samlas som inte matchas automatiskt. Från
loggen skickas fakturor ut till beställare/mottagare i Palette av olika anledningar. Palettesupport skriver
alltid en anledning i fritextfältet i Palette varför fakturan skickas ut till beställaren/mottagaren. Det man
måste göra som beställare/mottagare om man får ut en faktura (som hör till en beställning från
Proceedo) är:




Se till att göra leveranskvittensen i Proceedo. Det vanligaste felet till att fakturor inte kan
matcha är att leveranskvittens saknas i Proceedo. Kontrollera därför alltid att leveranskvittensen
är gjord. Ekonomiregistreraren kan inte leveranskvittera en beställning åt en beställare.
Skriv sedan en kommentar i fritextfältet i Palette att leveranskvittens är gjord, samt vilket
ordernummer den har. Det kan vara så att leverantören inte har angett ordernumret på
fakturan och då vet inte Palette vilken order den ska matcha mot även om den är
leveranskvitterad.
Godkänn sedan fakturan i Palette. Den skickas då vidare i det vanliga flödet.
Ekonomiregistreraren som konterar i Palette kan nu manuellt matcha ihop fakturan mot ordern i
Palette. Beställaren får matcha fakturan manuellt själv om man vill.
Tänk på - Information skickas till Palette 4 gånger per dag så man får ha det i åtanke när man
leveranskvitterat en beställning i Proceedo, att det tar en stund innan informationen når Palette.
Version 1.4 / 151016
Uppg. Gjorda i
Proceedo före kl:
08:00
Syns i Palette efter kl:
11:00
11:30
14:00
14:30
17:00
17:30
08:30
24
7.5 Matcha fakturan manuellt
Om en faktura har skickats ut i Paletteflödet och behöver matchas manuellt är det oftast
ekonomiregistreraren som gör det. Beställaren får även göra det om man vill. Denna procedur finns
detaljerat beskriven i manualen 1.0_Manual_Matchning_Palette. Manualen hittar man via startsidan i
Proceedo under Genvägar och Manualer.
e-guide om fakturamatchning finner man via startsidan i Proceedo under Genvägar och e-guider
Palette, eller via http://guider.nu/slu/PaletteArena.filter
Version 1.4 / 151016
25
Vid frågor om fakturamatchningen – kontakta [email protected]
8) Delegering
Som Ekonomiregistrerare har man ofta en backup som sköter jobbet när man är borta. Det är viktigt att
det finns en backup som hanterar beställningarna löpande för att de inte ska bli liggande och inte skickas
iväg till leverantören. Det bästa är om man kan ha en permanent backup dvs. en stående delegering till
någon, annars är det viktigt att lägga in en delegering under ex. semesterperioder.
En ekonomiregistrerare kan inte lägga in delegeringen själv, man får vända sig till ekonomiavdelningen
gällande det, till [email protected] De lägger in delegeringen i både Proceedo och Palette. När
delegeringen är inlagd syns den på startsidan i Proceedo under Delegeringar.
Version 1.4 / 151016
26