KMD E-rekruttering

KMD E-rekruttering
Vejledning
Børn og Unge
Februar 2015
Maria Luisa Galán van Binsbergen
1
Opret ansættelsesudvalgsmedlemmer
Der er to type oprettelser, afhængig af hvilken tilknytning ansættelsesudvalgsmedlemmerne har til
Aarhus Kommune:
Interne ansættelsesudvalgsmedlemmer
Alle medarbejdere i Aarhus Kommune, der har en az-ident og en @aarhus.dk- adresse, kan benytte
KMD Opus E/rekruttering via Rollebaseret Indgang og kan tilknyttes et job som ansættelsesudvalgsmedlem i deres egen afdeling. Når en Opus-bruger skal deltage i ansættelsesudvalg til et job i en anden afdeling, skal der laves en oprettelse ved at sende en mail til [email protected] med oplysning af navn, mailadresse, az-ident og hvilken organisationsenhed, det drejer sig om (kaldenavnkort eller Org.ID).
Når en medarbejder, der ikke er oprettet som Opus-brugere men har en AZ-ident og en @aarhus.dkadresse, skal deltage i et ansættelsesudvalg, skal der laves en bestilling på oprettelse som Opusbruger. Bestillingen følger den normale proces beskrevet overfor.
Eksterne ansættelsesudvalgsmedlemmer
En medarbejder, der ikke har AZ-ident og @aarhus.dk-mailadresse, kan oprettes som ansættelsesudvalgsmedlem ved brug af en privat mailadresse, der kan anvendes i løsningen.
Du går ind i Rollebaseret Indgang under fanen ”Mit Personale”, ”Mit Personale (Stedfortræder)” eller
”Løn- og Personaleoplysninger” og vælger underfanen ”rekruttering”. Du vælger ”Opret eksternt
udv.medlem”
Eksterne ansættelsesudvalgsmedlemmer oprettes med deres mailadresse som logon-ID. De vil derfor
få tilsendt en mail med link og engangs-login som skal ændres ved første adgang til KMD Opus Rekruttering.
2
Opret job
Når du bruger KMD Opus E-rekruttering til at oprette et job, skal du logge på Rollebaseret Indgang
under fanen ”Egne Oplysninger”/ ”Løn og Ansættelsesvilkår”/”Rekruttering”
Tryk på linket ”Åben KMD Opus Rekruttering, så du kommer videre til en anden hjemmeside:
3
For at oprette et job klikker du på knappen ”Nyt job”:
Der kommer en pop-up side, hvor du vælger at ”oprette et nyt job”:
4
Under ”organisationsniveau” vælger du din afdeling eller skriver navnet i feltet, og som ”kontrakttype”
vælger du fastansættelse/tidsbegrænset:
I næste vindue under fanen ’Job’ skal du udfylde alle de felter, der er markeret med en rød stjerne og
trykke på næste:
5
Under fanen ”Jobbeskrivelse” skal du oprette stillingsopslaget. Du skal vælge et billede, som vil blive
vist i opslaget. Teksten til opslaget kan du importere, copy-paste fra Word eller skrive direkte i de eksisterende felter. Vælg HTML for at kunne benytte tekstbehandlingsredskaber:
Under fanen ”Teammedlemmer” skal du bl.a. oprette ansættelsesudvalget. Du skal sætte dit navn
under ”Rekrutteringsteam”, ”Rekrutterende ledere” og ”Godkendelsesteam” for at kunne godkende,
se og redigere stillingen i systemet og behandle kandidaterne. Du kan tilføje flere navne ved at trykke
på ’Tilføj teammedlem’. Derefter tryk på ’Ekstra rekruttør/medlem’.
6
Når du er færdig med at oprette ansættelsesudvalget, trykker du på ”Opret”. I det nye vindue skal du
trykke på ”Send til godkendelse”. Det kan være fristende at trykke på ”Se jobbet”, men så skal du selv
oprette godkendelsesprocessen. Du kan vente med at se jobbet efter godkendelse:
I dette vindue kan du se den mail, der bliver sendt til godkender. Tryk ”send”:
7
Mailen bliver sendt til godkenderens Outlook med et link, som sender vedkommende direkte til godkendelsessiden. Det hurtigste og nemmeste er at sætte dig selv som både korrektur og godkender:
Hvis du har sat dig selv som godkender, kan du også starte processen fra fanen ”Jobgodkendelsesproces” uden om Outlook. Tryk på ”Godkend/send afslag” og gentag processen under HR godkendelse:
Når godkendelsesprocessen er færdig, kan du gøre klar til at annoncere jobbet.
8
Ændringer
Hvis du vil lave om på din stillingsbeskrivelse eller skal oprette, tilføje eller ændre et ansættelsesudvalgsmedlem, kan du gøre det ved at klikke på jobbet ved dit skrivebord:
Vælg fanen ”Jobindhold” og ”Rediger jobbet”:
9
Når du åbner fanen ”Jobbeskrivelse”, kan du redigere i teksten:
Gå ind på fanen ”Teammedlemmer” og opret/tilføj/ændre ansættelsesmedlemmet under ”Rekrutterende ledere”. Tryk derefter ”Gem”:
10
Annoncering
Du kan nu annoncere stillingsopslaget. Det gør du ved at gå ind under fanen ”Annoncering’” på forsiden af dit stillingsopslag. Et pop/up vindue dukker op, hvor du kan vælge ”Slå jobbet op”:
I det nye vindue trykker du på ”Importer”, ”Importer fra jobbeskrivelse” for at importere
stillingsopslaget. Vælg derefter ”Aarhus Kommune” under afsnittet ”Firma”, ”Aarhus”under ”By”,
”Danmark” under”Land”, ”Jylland” under ”Region” og tryk ”Gem”.
11
I det nye vindue, som kommer frem, skal du trykke ”Vælg” under fanen ”Ekstern side”. Jobbet vil derefter automatisk blive slået op på aarhus.dk/job:
Du skal nu vælge, hvornår stillingen skal annonceres fra og til. Stillingsopslaget SKAL mindst været annonceret i 14 dag:
12
Når du har gemt, kan du se stillingen ved at trykke ”Vis”. Nu kan du se, hvordan stillingen kommer til at
se ud på aarhus.dk/job:
Du skal nu annoncere stillingen i Jobnet.dk. Du trykker på
og vælger ”Annoncér jobbet”:
Denne gang sætter du flueben ved ”Jobnet.dk” og trykker på ”Annoncér jobbet”:
13
I det nye pop op vindue skal du gå igennem alle faneblade og udfylde de nødvendige informationer. Du
skal ikke tage dig af, hvordan teksten fremstår. Det skal nok se ordentligt ud, når den bliver annonceret.
14
OBS!!
DU MÅ IKKE TRYKKE PÅ KNAPPEN ”GEM SOM STANDARD”, DA DU VIL MED DEN ÆNDRE OPLYSNINGER PÅ ALLE STILLINGER I HELLE AARHUS KOMMUNE TIL DINE EGNE OPLYSNINGER!!!
Husk at vælge, hvornår stillingen skal annonceres fra og til, inden du trykker på ”send”:
15
16
Start rekrutteringsproces
Under fanen ”Udvælgelse/ansættelse” kan du se de indkomne ansøgninger. For at kunne behandle
dem, klikker du på fanen ”åben”:
Når ansættelsesudvalget har bestemt sig for, hvem de vil indkalde til samtale, sendes der besked til de
valgte kandidater en ad gangen. Du starter med at sætte flueben ved den kandidat, der skal indkaldes
til 1. samtale. Under fanen ”Åben” klikker du på den grønne knap, hvor du vælger ”Fortsæt med de
udvalgte kandidater”:
17
Du kan kontakte kandidaterne og aftale en tid til samtale, sted og tidspunkt. I det nye vindue markerer
du ”Invitation til samtale”, så du kan sende en bekræftende mail til kandidaten:
I det næste vindue vælger du hvem, der skal være ledende interviewer, og hvor og hvornår samtalen
skal foregå. Du trykker ”send” derefter:
18
I statuslinjen kan du nu se, at kandidaten er flyttet til fanen ”Under behandling” og står som ”Invitation
til samtale”:
I kan gentage processen, hvis I vil indkalde kandidaten til test. I kan også indkalde til anden samtale,
hvor I har mulighed for at vedlægge et dokument, fx en opgave, som kandidaten skal have forberedt til
samtalen.
19
Send afslag
Når I har fundet den kandidat, som I gerne vil ansætte, skal der sendes afslag. Du vælger fanen ”Udvælgelse/ansættelse”, hvorefter du står under ”Åben”. Tryk på ”Vælg/Fravælg alle”, for at vælge alle
ansøgere, der skal have afslag. Tryk igen på fanen ”Åben” og vælg ”Send afslag”:
Der vil komme et pop-up-vindue, hvor du kan vælge ”årsag til afslag”. Du vælger ”kontakt kandidaten
via e-mail” og trykker ”ok”:
20
I det næste vindue kan du vælge en e-mailskabelon eller selv skrive den mail, der sendes til kandidaterne med begrundelse på, hvad I har lagt vægt på ved udvælgelse af kandidat. Du kan sende mailen
fra din egen mailadresse eller bruge en alternativ mailadresse som fx [email protected]
Du finder forslag til afslag ved at trykke på ”ønsker du at tilføje en besked?”. Når du er færdig med at
redigere i mailen, trykker du på ”Send”:
E-rekrutteringssystemet kan sende op til 50 afslag ud ad gangen. Har du over 50 ansøgere, der skal
have afslag, gentager du proceduren for de resterende ansøgere.
Du vil nu finde kandidaterne under fanen ”Lukket”.
De ansøgere, der har været til samtale og ikke har fået stillingen, kan du finde under fanen ”Under
behandling”. Du laver samme proces som tidligere ved at vælge de kandidater, der skal modtage afslag. Og trykker på ”Send afslag”.
21
Når du har sendt afslag, skulle der gerne kun være én kandidat tilbage, som skal ansættes. Der anvendes samme princip som tidligere, hvor du sætter flueben ved kandidaten og vælger ”ansæt nu”:
Når kandidaten ansættes, bliver stillingen lukket og forsvinder fra HR skrivebordet.
22
Valg spørgeskema
I forbindelse med ansættelse, kan du anvende en funktion i systemet med spørgeskema, hvor du kan
afgrænse kandidaterne ved forskellige kriterier.
Hvis du gerne vil have yderligere information om kandidaterne, fx linjefag ved lærere eller uddannelses
sted og dato, skal du kontakte Børn og Unges superbrugere, som du finder på sidste side af denne
vejledning, så de kan oprette spørgeskemaet for dig.
Under fanen ”Annoncering” skal du trykke på det sorte plustegn ved stillingsnavnet og vælge ”redigere
ansøgningsprocessen”:
I det nye vindue vælger du ”udvidet søgning” ved ”Spørgeskema # 1”:
23
Her kan du vælge formularen fx ”MBU – Linjefag og uddannelse”, så kandidaterne kan skrive deres
data ind, når de søger:
Når du har valgt spørgeskema, skal du huske at sætte flueben, så felterne skal udfyldes, og tryk ”gem”:
24
Kontakt
Support og spørgsmål:
[email protected]
Oprettelse af ansættelsesudvalgsmedlemmer med @aarhus.dk-mailadresser:
[email protected]
Huskesedler og e-learningsmodul:
www.aarhus.dk/rekruttering
25