April 2014 - Tungsten Network

Kære leverandør
GSK går over til elektronisk fakturering
Som led i GSK's politik om løbende at forbedre effektivitet og service for både kunder og leverandører, er vi i øjeblikket ved
at overgå til elektronisk fakturering. Over 90 % af de fakturaer, vi får i Storbritannien og USA, leveres allerede elektronisk,
og GSK har for nylig gennemført vellykkede kampagner i Europa og Asien. Vi er nu ved at ændre alle resterende papir- og
e-mailfakturaer til e-fakturering ved brug af Tungsten Network.
Da I er leverandør til GSK, er I omfattet af vores program for introduktion af elektronisk fakturering. For at gøre jeres
overgang til elektronisk fakturering nemmere, er GSK gået sammen med Tungsten Network (bygget på OB10 efakturering). Det betyder, at alle jeres fakturaer til GSK pr. 25. maj 2015 skal sendes elektronisk via Tungsten Network.
Ændringerne omfatter alle leverandører til GSK-firmaerne på denne liste.
Leverandører kan vælge mellem to muligheder: den integrerede løsning, som gør det muligt for leverandører at gøre det
automatisk fra deres nuværende bogføringssystem. Web-formularen er en sikker, online portal, hvor det er hurtigt og nemt
at indtaste fakturaer. Se Ofte stillede spørgsmål i denne pakke for flere oplysninger om de to muligheder.
For at vi kan overholde tidsfristen den 25. maj, bedes I venligst bemærke de vigtigste milepæle og forventninger:
Begivenhed
Dato
Tidsfrist for
forpligtelse
Mandag den 13.
april 2015
Lanceringsdato
Kampagnens
tidsfrist
Så hurtigt som
muligt
Mandag den 25.
maj 2015
Hvad betyder denne tidsfrist?
Leverandører, som vælger den integrerede løsning, skal have underskrevet
Tungsten Networks vilkår og betingelser inden denne dato for at fuldføre opsætning
inden kampagnens tidsfrist udløber.
Leverandører, som vælger web-formularen, skal være registreret online inden
denne dato.
GSK er glade for at kunne bekræfte, at Tungsten Network e-fakturering og
Fakturastatustjeneste allerede er lanceret, så I bedes registrere jeres firma og
begynde at bruge tjenesten så hurtigt som muligt for at drage fordel med det
samme.
Leverandører opfordres til at registrere deres firma og begynde at bruge tjenesten
hurtigst muligt, men senest denne dato skal alle leverandører være sat op som en
del at den nye proces.
Her er nogle af de mange fordele ved at bruge Tungsten Network:
 Hurtig, garanteret fakturalevering til GSK inden for 24 timer – modtag betaling hurtigere. Tilpasset GSK's
standardbetalingsbetingelser, som løber fra modtagelse af fakturaen, fordi forsinkelsen med en papirfaktura
fjernes.
 Øget synlighed – log på, når I vil, og kontrollér fakturastatus og følg den helt til betaling
 Færre fejl – Tungsten validerer jeres fakturaer for at opdage fejlberegninger og andre almindelige fejl
Der er en mindre udgift forbundet med at bruge Tungsten Network, men vi mener, at denne vil blive opvejet af fordelene
ved e-fakturering, fordelen ved tidligere betaling og besparelse af tid, papir og porto samt online sporing af fakturaer til og
med betaling.
Jeg har bedt Tungsten om at kontakte jer i løbet af de nærmeste dage for at hjælpe med de næste trin. Hvis I ønsker at
kontakte Tungsten direkte i mellemtiden, kan I sende en e-mail til [email protected] eller besøge
www.tungsten-network.com/GSK.
Hvis I har nogen spørgsmål til GSK, bedes I sende en e-mail til ovenstående adresse og mærke e-mailen “FAO GSK
Procurement Team”, så jeres forespørgsel kan blive sendt til den rette modtager.
Vi takker jer på forhånd for jeres opbakning til dette afgørende tiltag. Jeg ser frem til at modtage jeres fakturaer via
Tungsten Network i meget nær fremtid.
Med venlig hilsen
Nick Cooper
Vice President
CBS Finance Services
Richard Hollingsworth
Head of Procurement, Europe
CBS Procurement Services
Elektronisk fakturering - Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor bør jeg bruge Tungsten Network til at sende mine fakturaer?
Inden længe vil dette være den eneste måde, hvorpå GSK vil acceptere at modtage leverandørfakturaer.
Er fakturering via Tungsten Network et kriterium for at handle med GSK?
Ja. GSK arbejder på at udfase behandlingen af papirfakturaer for at udnytte de fordele, som elektronisk fakturering giver
både os og vores leverandører.
Hvilke fordele har jeg ved at bruge Tungsten Network?

Sikker og garanteret levering af fakturaer:slut med fakturaer, der går tabt i posten.

Vi behøver mindre tid til at behandle jeres fakturaer, og vi vil derfor kunne betale jer til tiden

Slut med forsinkelser fordi vi mangler oplysninger, fordi fakturaen er landet på det forkerte skrivebord eller skal
behandles manuelt

"ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGsteknologi – der er ikke behov for yderligere software eller hardware

En mere gennemskuelig fakturabehandling og bedre likviditetsstyring som følge af adgang og rapportering
døgnet rundt.

Overholdelse af momsregler, uanset hvor fakturaer sendes fra eller modtages

Nem og omkostningseffektiv fakturering til enhver tid.
Hvad er fakturastatustjeneste?
Fakturastatustjeneste er en fantastisk funktion i Tungsten Network, som alle GSK's leverandører kan benytte sig af
omkostningsfrit. Når jeres firma er registreret, kan I hurtigt og nemt tjekke status for jeres fakturaer online, inklusive status
som f.eks. "Modtaget", "Godkendt" og "Betalt" – vigtige oplysninger som f.eks. betalingsforfaldsdag og dato betalt vil også
blive vist. I behøver ikke længere bruge tid og penge på at ringe til GSK-medarbejdere eller direkte til svarcenteret.
Vil elektronisk fakturering være et kriterium for nye licitationstilbud og nye leverandører?
Ja. Elektronisk fakturering via Tungsten Network vil være inkluderet i evalueringsprocessen for nye leverandører og
licitationstilbud. I forbindelse med nye kontrakter vil GSK inkludere vilkår og betingelser i aftaler om fremtidige forretninger,
hvor leverandører vil blive pålagt at bruge Tungsten Network.
Skal jeg bruge denne service, hvis min konto i øjeblikket bliver betalt til tiden?
Ja. Jeres brug af Tungsten-servicen vil sikre, at vi fortsat betaler jer til tiden
Hvad sker der, hvis jeg stadig sender papirfakturaer?
Mens I arbejder med Tungsten på at gennemføre jeres tilmelding, modtager vi fortsat gerne jeres papirfakturaer. Vi har
fastsat 25. maj 2015 som frist for leverandører til at gå over til netværket. Når I sender fakturaer via Tungsten Network, skal
I sørge for at stoppe med at sende papirfakturaer.
Er der nogen gebyrer forbundet med denne service?
Hvis I vælger den Integrerede løsning, er der et årligt medlemsgebyr plus et transaktionsgebyr. Se venligst de aktuelle
priser i det vedlagte dokument Valgmuligheder.
Hvis I vælger at bruge Webformularen, skal I ikke betale et opretnings- eller tilmeldingsgebyr for at starte med at bruge
denne service. I skal kun betale et transaktionsgebyr pr. faktura. Når I registrerer jer, får I automatisk 52 gratis
transaktioner.
Hvad dækker medlemsgebyret for den Integrerede løsning?
Medlemsgebyret dækker de omkostninger, som Tungsten har i forbindelse med at oprette jer på deres netværk, og de
generelle omkostninger til at vedligeholde jeres konto. Der er tale om én årlig omkostning, uanset hvor mange kunder I
betjener via netværket.
Hvorfor betaler GSK ikke gebyrerne?
Både I og GSK betaler et gebyr for at bruge Tungsten-servicen, da vi begge vil drage fordel af servicen. For øjeblikket
dækker GSK ikke de leverandøromkostninger, der er forbundet med oprettelsen af jeres papirfakturaer. Vær opmærksom
på, at I vil spare omkostninger til papir, udskrivning og porto, når I skifter til e-fakturering. Vores analyse viser, at skiftet til
elektronisk fakturering vil give leverandørerne besparelser ved at effektivisere deres processer og væsentligt reducere tiden
der går, indtil deres fakturaer bliver betalt. GSK ønsker også at betale sine leverandører i henhold til vilkårene og
betingelserne, samt at overholde praksiskodeksen om bedre betaling.
Vil GSK foretage betalinger gennem Tungsten Network?
Tungsten er ikke en betalingsplatform. GSK vil fortsat bruge sin nuværende betalingsmetode.
Skal jeg underskrive en aftale med Tungsten Network?
Ja, hvis I vælger at bruge den Integrerede løsning, skal I underskrive en specifik aftale med Tungsten. Hvis I vælger at
bruge Webformularen, skal I acceptere de forelagte almindelige vilkår og betingelser.
Behøver jeg installere noget software?
Nej. Der er ikke behov for noget software. Tungsten leverer en brugervenlig løsning. Frem for at kræve datastandarder
accepterer "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGskapacitet fakturaer i ethvert format og enhver filstruktur.
Jeg sender allerede nogle fakturadata direkte til andre kunder. Kan jeg sende EDI-/XML-fakturaer direkte til GSK?
EDI og XML er blot dataformater ifølge Tungsten. I kan derfor bruge dette foretrukne format til levering af data til Tungsten,
hvis I vælger at bruge den Integrerede løsning. GSK vil ikke tage nogen elektroniske data direkte fra leverandører, da vi
tager en enkelt, samlet fakturafil fra Tungsten, som vil indeholde fakturaer fra alle vores leverandører.
Jeg har allerede mulighed for at gøre fakturaer tilgængelige for mine kunder via internettet, altså ved at lade dem
se et billede af en faktura på nettet. Kan jeg bruge dette i stedet for Tungsten Network?
Nej, for Tungsten Network sikrer, at GSK modtager de data, I sender i et format, som vil uploades til vores
regnskabssoftware og, hvor det er relevant, passer til en fortegnelse over modtagne varer. At tilbyde GSK et billede af
fakturaen eller en mulighed for at downloade data i et fastsat format opfylder ikke GSK's forretningsprocesser.
Hvad nu, hvis jeg ikke har et system, der er i stand til at oprette elektroniske fakturaer?
I har adgang til Tungsten's sikre websted og kan oprette fakturaer online ved hjælp af Webformularen. I behøver ikke
installere noget software. Det eneste, I behøver, er en internetforbindelse og en standardbrowser.
Kan jeg sende elektroniske fakturaer gennem Tungsten Network til alle mine kunder?
Ja. Når I har tilmeldt jer Tungsten Network, kan Tungsten sætte jer i stand til at sende elektroniske fakturaer til alle andre
kunder, som er medlemmer af netværket, inklusive andre af GSK's forretningsenheder. Hvis I allerede bruger Tungsten,
beder vi jer føje nedenstående konti til jeres liste over kunder. GSK's OB10-numre er som følger, og Tungsten kan hjælpe
jer med denne proces:
Jeg har planer om at ændre min faktureringssoftware inden længe. Kan jeg vente?
Vores erklærede mål er at få alle leverandører tilmeldt og i gang med at sende fakturaer senest 25. maj 2015. Tungsten
Network accepterer alle indgående dataformater, så I kan tilmelde jer netværket og sende jeres fakturaer, og når I er klar til
at bruge jeres nye software, skal I blot informere Tungsten om ændringerne af dataresultaterne, hvorefter de vil foretage de
nødvendige ændringer af netværket, hvilket sikrer en problemfri overgang og uforstyrret fakturalevering.
Kan Tungsten arbejde med teknisk personale på alle sprog?
Hvis I har brug for sproglig hjælp for at få jeres konto oprettet, kan I ringe til +44 - (0)870 165 7430 og bede om hjælp på
følgende sprog: Hollandsk, fransk, tysk, italiensk, polsk, portugisisk og spansk.
Tungsten har også lokale kundeservicenumre i følgende lande:
Australien +61 (0) 1800035399
Belgien +32 (0) 24031011
Danmark +45 80885818
Finland +358 (0) 800118871
Frankrig +33 (0) 170708100
Tyskland +49 (0) 69222220290
Irland +353 (0) 12477709
Italien +39 0236006340
Malaysia +60 (0) 1800813158
Holland +31 (0) 207121385
New Zealand +64 (0)800448121
Singapore +65 (0) 8001204757
Spanien +34 (0)914141472
Sverige +46 (0) 850578418
Storbritannien +44 (0) 870 165 7430
Fås der yderligere oplysninger om Tungsten-servicen?
Ja, gå ind på www.tungsten-network.com/GSK
Hvordan finder jeg ud af mere om, hvordan man bliver køber gennem Tungsten-servicen?
Gå ind på www.tungsten-network.com
e-Invoicing and an overview of your options
Join the Tungsten Network and benefit from:







Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail
On-time payment: your customers can process your invoices faster
No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk
and do not need manual intervention
Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware
24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management
Tax compliance: we enable compliant e-Invoicing
Easy and cost-efficient invoicing at any time
Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a
data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the
Web Form through the Portal.
This document explains how e-Invoicing works and the options available to you.
How it works
By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer,
we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you
have access to the invoice archive and a number of reporting functions.
Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form
submission through the Portal is the best option for your company.
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
1/3
© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.
1. Integrated Solution: sending an extracted data file
The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from
your billing system and delivered directly into your buyers’ finance systems. This means:




We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on
your customers’ requirements
No need to install additional software or hardware
You can send one consolidated data file for all your invoices
Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers
Costs for the Integrated Solution
Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used
these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your
renewal date.
Annual membership
€1,250*
1-520
Free
Per invoice transaction costs for additional invoices
1 – 20 invoices per month
€1.00
21 – 250 invoices per month
€0.80
251 – 1000 invoices per month
€0.60
1001 – 5,000 invoices per month
€0.44
5001 + invoices per month
€0.32
* Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity.
Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume.
Getting started with the Integrated Solution
Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you
through the registration process.
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
2/3
© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.
2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal
The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year.
The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within
hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly.
Costs for the Web Form
Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of
your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52
free invoices for you to use during the next 12 months.
If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase
additional transactions (minimum 25 invoices), priced at €2.00 per invoice. You can purchase transactions
as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of
purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary
Annual per-invoice transaction costs
1 – 52 invoices per year
Free
Each invoice (minimum purchase of 25)
€2.00
* Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct
debit.
Getting started with the Web Form submission through the Portal
As part of your invitation to join the network, you will receive an email with instructions on how to register.
Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start
sending electronic invoices via the Tungsten Network.
For more information on Tungsten, e-Invoicing and the options available to you, visit www.tungstennetwork.com or email us at [email protected]
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
3/3
© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.