Upphandling Reklamtjänster - Start

Upphandling av Reklamtjänster för projektet Start-Up Stockholm
1. INFORMATION OM UPPHANDLINGEN
1.1 Upphandlande organisation
Upphandlande organisation är Stockholms NyföretagarCentrum (SNC).
Stiftelsen Stockholms NyföretagarCentrum har i uppdrag att kostnadsfritt hjälpa alla som vill starta
företag i Stockholm med branschoberoende rådgivning. Vårt ändamål är att stödja och utveckla
nyföretagande för att öka överlevnadsfrekvensen för nya företag och på så sätt bidra till att skapa
ökad och stadigvarande sysselsättning. Våra rådgivare bistår nyföretagare med konfidentiell, neutral
och kostnadsfri rådgivning samt praktiskt stöd under etableringsskedet och tiden närmast därefter.
Stockholms NyföretagarCentrum har funnits sedan 1987 år och är i dag Sveriges enskilt största aktör
inom nyföretagarrådgivning. Vi är därför en viktig, men relativt okänd, samhällsaktör. Vi har ca 50
rådgivare som genomför 10 000 rådgivningar årligen, vilket i sin tur resulterar i 2 000 nya företag.
Stiftelsen är en non-profitorganisation, vilket innebär att vår verksamhet drivs utan eget vinstintresse
med insatser från näringslivet, organisationer och myndigheter i form av finansiella, personella och
materiella resurser. SNC finansieras av såväl det privata som det offentliga näringslivet.
Läs mer på www.nyforetagarcentrum.org
1.2. Uppdragets bakgrund
Start-Up Stockholm är en satsning som ska erbjuda nyföretagar- och innovationsrådgivning,
metodutveckling och nätverksarbete för att främja företagande. Bakom satsningen står sju
huvudpartners; offentliga såväl som privata aktörer. De offentliga är Stockholms stad, ALMI
Företagspartner Stockholm Sörmland AB, Länsstyrelsen i Stockholms län samt Tillväxtverket/
Europeiska regionala utvecklingsfonden. Det privata näringslivet är representerat av SEB, PwC och
Trygg-Hansa. Runt Start-Up Stockholm finns dessutom ett antal andra intressegrupper och partners.
Satsningen ska resultera i:



Att det blir enklare för stockholmare att få rätt rådgivning
Att rådgivningens kvalitet förbättras ytterligare
Att fler personer kan erbjudas rådgivning
1.3. Uppdragets syfte
I egenskap av ett publikt initiativ som innehåller såväl offentliga, som privata, aspekter är Start-Up
Stockholm en ny företeelse på Stockholms arena för nyföretagar- och innovationsrådgivning.
Drottninggatan 97, 113 60 Stockholm. Telefon 08-32 45 10. Org.nr. 802012-9865.
E-post [email protected] www.nyforetagarcentrum.org.
Syftet med reklamaktiviteterna är att öka kännedomen och kunskapen kring Start-Up Stockholm och
dess partners. Att skapa intresse för nyföretagande som tillväxtmotor och få Stockholmare som har
en innovations- och/eller affärsidé att komma till Start-Up Stockholm. Ambitionen är att alla
Stockholmare ska känna till Start-Up Stockholm och de som har en idé aktiveras till att starta företag.
1.4. Uppdragsbeskrivning




Konceptutveckling av reklamkampanjer och annonser i samarbete med SNC
Produktion av reklam- och eventmaterial
Produktion av trycksaker som visitkort, brevpapper mm.
Eventuell produktion av hemsida och kampanjsajter, vilka kan komma att ske i samarbete
med event- och webbyrå
Målgrupper:
Huvudmålgrupp
Start-Up Stockholms huvudmålgrupp är potentiella företagare och nyföretagare och framöver
småföretagare. Denna grupp innehåller även två delmålgrupper; kvinnor och personer med utländsk
bakgrund, som Start-Up Stockholm kommer ta särskild hänsyn till i olika sammanhang i enlighet med
vårt uppdrag och flera samarbetspartners målsättning.
Undermålgrupper
Media, samarbetspartners och medarbetare.
Uppdragets omfattning:
Under 2012-2014 planeras ett antal kampanjer till vilka koncept ska tas fram och material
produceras. Dessutom planeras genomförande av minst ett 20-tal events i Stockholmsregionen;
större publika events samt interna konferenser i olika omfattning, till vilka olika trycksaker och
annonser ska tas fram.
Vi bedömer att värdet av upphandlingen ligger på cirka 1 425 000 kronor exkl. moms för hela
perioden, men någon fast årlig volym eller omsättning kan inte garanteras.
1.5. Leveranstid
Leverantören skall kunna påbörja uppdraget senast 2012-04-16. Kontrakt gäller från och med
datumet för båda parternas undertecknande till och med 2014-12-31.
Antagen uppdragstagare skall inom ramen för detta uppdrag vara beredd att förlänga avtalstiden
med ett år i det fall fortsatt behov av tjänsten finns. Besked om ev. förlängning lämnas 3 månader
före avtalstiden löper ut.
2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
2.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig
upphandling (”LOU”). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
Ramavtal avses att tecknas med flera leverantörer.
SNC/ 2012-02-24
Sidan 2 av 8
2.2. Förfrågningsunderlaget
Handlingarna i denna upphandling utgörs, utöver detta förfrågningsunderlag, även av följande
dokument:

Bilaga 1: Sanningsförsäkran undertecknad skall bifogas anbudet

Uppgift om konsultansvarsförsäkring med angiven självrisk skall framgå av anbudet
2.3. Lämnande av anbud
Anbud skall ha inkommit i kuvert märkt med ”Reklamtjänster” och anbudsgivarens företagsnamn, till
SNC på adressen Stockholm NyföretagarCentrum, Att: Anna Nedeby Bar-Am, Drottninggatan 97, 113
60 Stockholm senast 2012-03-28. Anbudet skall vara bindande till och med 2012-05-31. För sent
inkommet anbud prövas ej.
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudstidens giltighetstid med
automatik till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst 90 dagar utöver angiven
giltighetstid.
Samtliga svar på krav som ställs i detta förfrågningsunderlag skall, för att kunna beaktas vid
kvalificering och utvärdering, betyda att kraven är uppfyllda vid anbudstidens utgång. Detta innebär
att SNC inte kommer att beakta lämnade svar som betyder att förutsättningarna för uppfyllande av
kraven föreligger först efter anbudstidens utgång.
Anbudsgivare skall i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter på
sådant sätt att det framgår att samtliga krav och förutsättningar i förfrågningsunderlaget är
uppfyllda. Anbudsgivare uppmanas att ställa upp anbudet så att svaren lämnas i samma
ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt att anbudet begränsas till att omfatta de efterfrågade
uppgifterna.
Anbud skall lämnas på hela uppdraget. Anbud kan således inte lämnas på delar av det efterfrågade
uppdraget.
Anbud skall vara avfattat på svenska. Intyg, behörighetshandlingar etc. vilka avser bolag registrerade
i annat land än Sverige behöver emellertid inte översättas.
Någon ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning utgår inte.
Om anbudshandlingarna inte överensstämmer med vad som anges i detta förfrågningsunderlag kan
anbudet komma att förkastas.
Om flera anbudsgivare lämnar gemensamt anbud innebär det att samtliga berörda anbudsgivare
svarar solidariskt för uppdragets genomförande och övriga förpliktelser gentemot SNC.
2.4 Pris
Pris skall lämnas som pris per timme, exklusive moms. Anbudsgivare skall lämna ett pris per tjänst
(tydligt kopplat till avsnitt 3.5.2). Priser ska gälla till 2013-04-01. Prisjustering återstående avtalstid
med AKI preliminärt index, SNI 2007 tjänstemän privat sektor bransch M+N+O. Basmånad september
2012.
SNC/ 2012-02-24
Sidan 3 av 8
Begäran om prisjustering ska framställas skriftligen till avtalets ombud hos SNC senast 30 dagar före
den dag, vilket det justerade priset ska gälla. Prisjusteringen ska skriftligen godkännas av Beställarens
ombud innan justering får ske. Överenskommen prisändring ska gälla tills det att avtalstiden löper ut.
2.5. Upplysningar under upphandlingen
Frågor rörande upphandlingen skall ställas till [email protected] senast 10
dagar före anbudstidens utgång.
Avidentifierade frågor och svar, som är av förtydligande karaktär rörande annonsen och denna
anbudsinbjudan, samt information om och förtydliganden av denna upphandling, kommer löpande
och senast 5 dagar före anbudstidens utgång att publiceras på www.nyforetagarcentrum.org under
rubriken i huvudmenyn som heter ”Om oss” och dess undermeny ”Upphandlingar”.
Det åligger anbudsgivare att själva löpande bevaka frågor och svar samt information, förtydliganden
etc. rörande denna upphandling.
2.6. Meddelande om val av leverantör - tilldelningsmeddelande
När SNC fattat beslut om vilken anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt (tilldelningsbeslut) kommer
samtliga anbudsgivare att erhålla ett e-postmeddelande med upplysningar om tilldelningsmeddelande
och skälen för detta. Av upplysningarna kommer att framgå den period under vilken avtal enligt 16 kap. 6
§ LOU inte får ingås (avtalsspärren).
Varken det ovan nämnda e-postmeddelandet eller upplysningarna om tilldelningsmeddelande utgör
en avtalsrättslig accept av den valda anbudsgivarens anbud. Bindande avtal uppkommer först då SNC
undertecknat kontrakt avseende tillhandahållande av reklamtjänster av projektet Start-Up
Stockholm.
2.7 Avbrytande av upphandlingen
Upphandlingen kan komma att avbrytas om förutsättningarna för Start-Up Stockholm väsentligen
förändras eller om andra sakligt godtagbara skäl föreligger.
3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARNA
3.1. Uteslutning av anbudsgivare
Anbudsgivare kommer att uteslutas om grund för detta föreligger enligt 10 kap. 1 § LOU, och detta
kommer till SNC:s kännedom.
Anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga en sanningsförsäkran att sådana förhållanden som avses i 10
kap. 2 § LOU inte föreligger.
Utländska anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet
som visar att anbudsgivarna fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i
det egna landet.
3.2. Underleverantör
Även eventuella underleverantörer skall uppfylla samtliga krav i detta förfrågningsunderlag och
anbudsgivare ansvarar, gentemot SNC, för underleverantör som för egen del.
SNC/ 2012-02-24
Sidan 4 av 8
3.3. Registrering
Anbudsgivare skall på begäran av SNC ge in intyg som visar att anbudsgivaren är registrerad i
aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där leverantörens
verksamhet är etablerad.
3.4. Ekonomisk ställning
Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas och tillgång till resurser som motsvarar uppdragets
omfattning och innehåll och på begäran av SNC ge in intyg som visar att anbudsgivaren har lägst
riskklass 3 hos UC AB eller motsvarande omdöme från annat på marknaden förekommande
kreditupplysningsinstitut.
3.5. Kvalitets-, erfarenhets- och kompetenskrav
3.5.1
Efterfrågad kompetens och erfarenhet samt starttid för upphandlat uppdrag
Anbudsgivare skall lämna en sammanfattande text som avser företagets kompetens och erfarenhet.
Anbudsgivare skall skicka in beskrivningar av tre (3) utförda referensuppdrag där det tydligt framgår
att de avsett tjänster av det slag SNC efterfrågar. Minst ett skall ha utförts åt den offentliga sektorn
och ett från den privata. Uppdragen skall ha utförts de senaste tre (3) åren och skall vara
genomförda för olika kunder.
Beskrivningarna skall innehålla följande:
· Namn på uppdragsgivaren
· Referensperson för uppdragsgivaren (namn, telefonnummer, e-postadress)
· Tidsperiod då uppdragen genomfördes (månad, år – månad, år)
· Uppdragets förutsättningar
· Beskrivning av uppdraget, omfattning och målgrupper
· Arbetsprov
Arbetsproven skall märkas med anbudsgivarens namn. Notera att de referenspersoner som anges i
beskrivningarna skall vara vidtalade, lätta att komma i kontakt med och kan komma att kontaktas av
SNC för att verifiera uppgifterna.
Anbudsgivare skall redovisa hur de avser att säkerställa att uppdraget kan påbörjas 2012-04-16.
Anbudsgivare skall offerera ett konsultteam bestående av minst en uppdragsansvarig som skall delta
i projektets samtliga moment samt två övriga konsulter. Anbudsgivaren skall ha dokumenterad
kompetens och erfarenhet av samtliga delmoment som efterfrågas i upphandlingen.
Uppdragsansvarig skall ha erfarenhet som uppdragsansvarig för minst tre kunder för vilka tjänster av
det slag som upphandlingen avser utförts med gott resultat.
Övriga konsulter skall ha erfarenhet av minst en kund för vilka tjänster av det slag som
upphandlingen avser utförts med gott resultat.
Anbudsgivare skall till anbudet bifoga CV för samtliga offererade konsulter, i vilka respektive
medarbetares kompetens och erfarenhet skall anges.
SNC/ 2012-02-24
Sidan 5 av 8
3.5.2
Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring
Anbudsgivare skall beskriva hur arbetsprocessen ser ut i ett uppdrag.
Anbudet skall innehålla en redogörelse för vem som ansvarar för vad i konsultteamet och hur de
olika rollerna kompletterar varandra.
Anbudet skall innehålla en redogörelse för vilka åtgärder som kommer att vidtas för att säkerställa
kostnadseffektivitet i utförandet.
Anbudsgivare skall ha hög tillgänglighet och resurser för snabba insatser i det fall oförutsedda behov
uppstår och anbudsgivaren skall ange hur detta säkerställs.
Anbudet skall innehålla en redogörelse för hur anbudsgivaren kvalitetssäkrar uppdraget.
Anbudsgivaren skall kunna följa Start-Up Stockholms grafiska manual
Anbudsgivaren skall kunna ha ett nära och självständigt samarbete med Start-Up Stockholms övriga
leverantörer samt beskriva hur detta kan uppfyllas.
Anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO-certifiering eller
bifoga en beskrivning av anbudsgivarens miljöpolicy.
4. ANBUDSUTVÄRDERING
De anbud som inkommit i rätt tid och som uppfyllt samtliga i upphandlingen ställda skall-krav
kommer att utvärderas.
SNC kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till nedanstående
kriterier.
Prioritet
A
B
C
Utvärderingskriterier
Erfarenhet och kompetens
Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring
Pris
Vikt
30 %
40 %
30 %
Total viktad poäng i utvärderingen uppgår till 100 (Erfarenhet & kompetens 30 poäng + Arbetssätt,
Effektivitet och kvalitetssäkring 40 poäng + Pris 30 poäng).
Det anbud som erhåller den högsta viktade totalsumman kommer att antas. Vid lika viktad
poängsumma har lägsta pris företräde.
SNC/ 2012-02-24
Sidan 6 av 8
A. Erfarenhet och kompetens 30 %
Kriteriet Erfarenhet och kompetens kommer att poängsättas på nedan beskrivet sätt.
Maximal oviktad poäng för kriteriet uppgår till 100. Poängen multipliceras med den vikt som angivits
dvs. 30 %. Maximal viktad poäng är således 30 poäng.
I bedömningen av Kvalitet i projektets utförande kommer den av anbudsgivaren ingivna
beskrivningen enligt avsnitt 3.5 att bedömas utifrån följande.
Bedömningen kommer att utgå från anbudsgivarens tidigare erfarenhet av liknande uppdrag samt
hur väl anbudsgivaren har beskrivit hur tidigare erfarenhet av liknande uppdrag kommer att utnyttjas
för att skapa mervärden för SNC och Start-Up Stockholm. En tydlig, detaljerad och realistisk
beskrivning av hur respektive medlem i konsultteamet kommer tillföra mervärden för projektet
kommer att premieras. Stor vikt kommer läggas på goda referenser från tidigare uppdragsgivare.
B. Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring 40 %
Kriteriet Arbetssätt, effektivitet och kvalitetssäkring kommer att poängsättas på nedan beskrivet sätt.
Maximal oviktad poäng för kriteriet uppgår till 100. Poängen multipliceras med den vikt som angivits
dvs. 30 %. Maximal viktad poäng är således 40 poäng.
I bedömningen kommer den av anbudsgivaren ingivna beskrivningen enligt avsnitt 3.5.2 att bedömas
utifrån följande underkriterier, vilka alla har samma inbördes vikt.

Arbetssätt

Effektivitet

Kvalitetssäkring
Arbetssätt
Bedömningen kommer att utgå från anbudsgivarens beskrivning av hur ett gott utförande av
projektet ska säkerställas varvid en klar och tydlig beskrivning med konkreta exempel och en klar
koppling till uppdragsbeskrivningen kommer att premieras. Särskild vikt kommer läggas på hur
konsulterna och deras olika uppgifter kompletterar varandra samt hur det kommer leda till
uppfyllelse av målen med projektet såsom dessa är beskrivna i avsnitt 1.3 och 1.4. Vikt kommer även
att fästas vid hur väl föreslagna åtgärder kan förväntas leda till kostnadseffektivitet i projektet. En
tydlig, detaljerad och realistisk beskrivning kommer att premieras.
Effektivitet
Bedömningen av Effektivitet kommer att baseras på anbudsgivarens beskrivning av hur effektivitet i
projektet kommer att säkerställas. Särskild vikt kommer att läggas vid anbudsgivarens förmåga till
effektivt samarbete med SNC och andra upphandlade leverantörer, varvid faktorer som flexibilitet
och anpassningsförmåga, beskrivna med konkreta exempel på adekvata åtgärder, kommer att
premieras.
SNC/ 2012-02-24
Sidan 7 av 8
Kvalitetssäkring
Bedömningen av Kvalitetssäkring kommer att baseras på anbudsgivarens beskrivning av de metoder
för kvalitetssäkring som kommer att användas och en bedömning av i vilken utsträckning
anbudsgivarens metoder för kvalitetssäkring kommer medföra mervärden för projektet. Särskild vikt
kommer att läggas vid hur väl beprövade metoderna för kvalitetssäkring är, varvid metoder som
anbudsgivaren kan visa är väl beprövade genom användning i tidigare projekt kommer att premieras.
C. Pris 30 %
Bedömningen av kriteriet Pris baseras på det pris som offererats i enlighet med avsnitt 2.4.
Lägsta offererade pris erhåller 100 oviktade poäng. Övriga priser kommer att tilldelas poäng enligt
följande. (Lägsta pris/anbudsgivarens pris) x 100 = oviktad poäng. Poängen, maximalt 100 poäng,
kommer sedan att viktas, varvid maximal viktad poäng i prisutvärderingen kommer att uppgå till 30.
För Stockholms NyföretagarCentrum
Veronica Eriksson
Mobil: 073-506 90 97
E-post: [email protected]
SNC/ 2012-02-24
Sidan 8 av 8