Innkalling - Konsek.no

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Arkivsak:
13/52
Møtedato/tid:
02.05.2013, kl. 16:00
Møtested:
Rådhuset, møterom 241
Møtedeltakere:
Jomar Aftret, leder
Ivar Skei, nestleder
Britt Hukkelås
Bjørn Lervold
Johan L. Borgen
Forfall:
Andre møtende:
Kopi:
Varamedlemmer til orientering
Ordfører
Rådmann
RevisjonMidt-Norge IKS
Sakliste
011/13
012/13
013/13
014/13
015/13
016/13
017/13
Godkjenning av protokoll fra møte den 07.03.2013
Regnskap og revisjonsberetning for 2012 – Kontrollutvalgets
uttalelse
Orientering fra rådmannen vedr. Klæbu sykehjem
Avklaringer rundt bestilling av forvaltningsrevisjon Vann og
avløp
Referatsaker
Orientering om aktuelle saker
Eventuelt
Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 22/2012, med
mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak.
Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på
telefon 468 51 950, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter
nærmere innkalling.
Trondheim, 24.04.2013
Jomar Aftret (sign.)
Leder av kontrollutvalget
Eva J. Bekkavik
konsulent, Konsek
1
Godkjenning av protokoll fra møte den 07.03.2013
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Saksnr
011/13
Eva J. Bekkavik
033, &17
13/52-1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.03.2013 godkjennes.
Utrykt vedlegg:
Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.03.2013 (utsendt tidligere)
Saksutredning
Godkjenning av møteprotokoll.
2
Regnskap og revisjonsberetning for 2012 – Kontrollutvalgets
uttalelse
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Saksnr
012/13
Eva J. Bekkavik
216
12/25-6
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Klæbu kommunes årsregnskap for 2012
oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i
regnskapssaken.
Vedlegg
Årsberetning og årsregnskap 2012
Revisjonsberetning 2012 Klæbu kommune
Uttalelse til regnskapet 2012
Saksutredning
Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken.
Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en
uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal
være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de
avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i
kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål.
Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Klæbu kommune for 2012 i
samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal
revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder.
Revisjonsberetning er avgitt 12.04.2013. Revisor konkluderer med at regnskapet er
avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for
kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012.
Regnskapet for Klæbu kommune viser et resultat som går i null. Resultatet før
finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 21
millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto
driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 16 millioner kroner.
Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende
årsregnskapet for Klæbu kommune for 2012.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av
den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Klæbu kommune gir et forsvarlig
uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2012 og Klæbukommunes økonomiske stilling pr.
31.12.2012.
Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til
årsregnskapet for Klæbu kommune for 2012 som det fremgår av innstillingen i saken.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
KLÆBU KOMMUNE
KONTROLLUTVALGET
Til kommunestyret i Klæbu
KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM KLÆBU KOMMUNES
ÅRSREGNSKAP FOR 2012
Kontrollutvalget har i møte 02.05.2013, sak 12/2013, behandlet Klæbu kommunes
årsregnskap for 2012.
Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap,
økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger.
Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen,
datert 12.04.2013, og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig
revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle
problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget.
Årsregnskapet for Klæbu kommune for 2012 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og
viser et regnskapsmessig resultat på kr. 0,Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og
revisjonsberetningen for 2012, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen
for 2012 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Klæbu kommunes virksomhet
for 2012 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012.
Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012 slik det er
avlagt.
Klæbu den 02.05.2013
Jomar Aftret
Leder av kontrollutvalget
Kopi: Formannskapet
52
1
Orientering fra rådmannen vedr. Klæbu sykehjem
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Saksnr
013/13
Eva J. Bekkavik
033
12/116-7
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.
Vedlegg
Orientering til kontrollutvalget vedr. Klæbu sykehjem
Saksutredning
På kontrollutvalgets møte 7. mars i sak 9/13 Orientering om aktuelle saker, vedtok
kontrollutvalget følgende:
Klæbu sykehjem
Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen hvordan
samhandlingsreformen påvirker driften av Klæbu sykehjem. I forbindelse med
orienteringen så ønsker kontrollutvalget å besøke sykehjemmet.
Rådmannen er i brev av 19. april 2013 (vedlegg) bedt om å orientere om saken på
kontrollutvalgets møte 2. mai.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler
kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering.
53
Klæbu kommune
Rådhuset
7540 KLÆBU
Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950
E-post: [email protected]
Deres ref.:
Vår ref.: 12/116-8
Oppgis ved alle henvendelser
Vår dato: 19.04.2013
Orientering til kontrollutvalget vedr. Klæbu sykehjem
På kontrollutvalgets møte 7. mars i sak 9/13 Orientering om aktuelle saker, vedtok
kontrollutvalget følgende:
Klæbu sykehjem
Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen hvordan
samhandlingsreformen påvirker driften av Klæbu sykehjem. I forbindelse med
orienteringen så ønsker kontrollutvalget å besøke sykehjemmet.
Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag 02.05. 2013 kl. 16.00 på rådhuset.
Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet.
Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 9/2013, ber vi herved om at rådmannen i Klæbu
kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 02.05.2013.
Med hilsen
Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS
Eva J. Bekkavik
konsulent
Kopi til:
Kontrollutvalgets leder
Ordfører
Besøksadresse:
Kongensgt. 9, 4.etg.
7013 Trondheim
Postadresse:
Postboks 2300, Sluppen
7004 Trondheim
Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038
Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475
54
Avklaringer rundt bestilling av forvaltningsrevisjon Vann og avløp
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Saksnr
014/13
Eva J. Bekkavik
216, &58
12/183-8
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Vedlegg
Avklaringer rundt bestilling FR Vann og avløp i Klæbu kommune
Høringsdokumentet - nye retningslinjer for beregning av selvkost for
kommunale betalingstjenester
Høringsbrev - nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale
betalingstjenester
Saksutredning
Forvaltningsrevisor Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS, har i e-post av 9. april 2013
skissert en mulig innretning når det gjelder spørsmålet om retningslinjer for beregning av
selvkost på kommunale betalingstjenester for vann og avløp. Vedlagt følger revisors epost samt høringsbrev og høringsforslag vedr. de nye retningslinjene for beregning av
selvkost for kommunale betalingstjenester.
E-post fra revisor inkl. vedlegg er sendt kontrollutvalgets medlemmer via e-post
23.04.2013.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Revisor sier at det er viktig å få avklart om det ønskes en gjennomgang av retningslinjer
for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester for vann og avløp.
Kontrollutvalget må diskutere saken i møtet og bestemme seg for hvilken vinkling de vil
ha på spørsmålet om beregning av selvkost.
55
________________________________________________________________
Fra:
Gausen Arve
Sendt: 09.04.2013
Til:
Eva J Bekkavik
Kopi:
Emne:
Avklaringer rundt bestilling FR Vann og avløp i Klæbu kommune
________________________________________________________________
Hei viser til samtale med deg og har behov for en avklaring fra KU for bestillingen!
Det er viktig å få avklart om det ønskes en gjennomgang av retningslinjer for beregning av selvkost på
kommunale betalingstjenester for vann og avløp i kommunen.
Vi har i tilsvarende tidligere prosjekter tatt følgende avgrensning rundt gjennomgangen av retningslinjene:
Revisor har i prosjektet ikke vurdert kalkylene for beregning av selvkost. I forbindelse med
regnskapsbekreftelsen har finansiell revisor et kontrollpunkt, der man skal se om selvkostkalkylen for
selvkostområdet er i samsvar med rundskriv fra KRD H-2140 "retningslinjer for beregning av selvkost for
kommunale betalingstjenester" fra 2003. Dette er kontrollert årlig av finansiell revisor i Klæbu kommune
og merknader tas opp i tilbakemeldingsbrevet til kommunen etter årsavslutningen. Selve kalkylemodellen
og tallene som viser hvordan beregningen er gjennomført blir vist i undersøkelsen.
Vi kan i denne undersøkelsen ta med eventuelle merknader og tilbakemeldinger på selvkostkalkylen fra
finansiell revisor etter siste årsoppgjør i 2012, der vil det synliggjøres hvordan kommunen praktiserer
retningslinjene og mangler på disse.
Det er også viktig å merke seg at Kommunal- og regionaldepartementet har sendt ut nye retningslinjer for
beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester på høring med frist for innsending av uttalelser til
høringsnotatet er satt til 20. mai 2013. Det vil bli tatt endelig stilling til forslagene i etterkant av
høringsrunden uten at jeg kan se at det er angitt en dato for når endelige retningslinjer foreligger. Det
vises til at de nye retningslinjene peker på behovet for endringer på blant annet følgende områder:
Beregning av kalkkylerenten, framføring av overskudd og underskudd, plikt til å dokumentere
selvkostberegningene og om kommunens eller selskapenes regnskap skal være utgangspunkt for
selvkostberegningen. Dette betyr at dagens retningslinjer kan bli endret i nær framtid.
Det er viktig at vi får en avklaring om det ønskes en ytterligere gjennomgang av retningslinjene utover den
kontrollen som finansiell revisor har årlig med disse. Ved en gjennomgang av retningslinjene vil vi forholde
oss til gjeldende retningslinjer i dag i denne gjennomgangen og ikke eventuelle endringer som kan
komme.
Se vedlagte høringsbrev og høringsforslag for de nye retningslinjene.
Håper dere kan gi en snarlig tilbakemelding på dette!
Med vennlig hilsen
Arve Gausen
Revisjon Midt-Norge IKS
Telefon 404 96309
56
Forord
Kommunal- og regionaldepartementet har revidert retningslinjene for beregning av selvkost for
kommunale betalingstjenester. Formålet med retningslinjene er å bidra til en god og ensartet praksis
for beregning av selvkost på et tjenesteområde.
Som en del av arbeidet med å revidere retningslinjene fikk BDO AS og Telemarksforsking i oppdrag å
levere et utkast til Kommunal- og regionaldepartementet. Departementet har gjennomgått og
supplert forslaget fra BDO/Telemarksforsking.
Kommunal- og regionaldepartementet
Oslo, februar 2013
57
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Innholdsfortegnelse
Forord......................................................................................................................................................1
1.
Sammendrag....................................................................................................................................4
2.
Kommunale tjenester og selvkost ...................................................................................................6
2.1.
Gebyrhjemler............................................................................................................................6
2.2.
Hvilken rettslig status har retningslinjene?..............................................................................7
3.
Innledende kommentarer................................................................................................................8
4.
Selvkostprinsippet .........................................................................................................................10
5.
4.1.
Definisjon av selvkost .............................................................................................................10
4.2.
Om begrepene henførbare, ikke-henførbare, direkte og indirekte kostnader......................11
4.3.
Administrasjon og fellesfunksjoner........................................................................................11
Selvkostkalkylen – direkte og indirekte kostnader........................................................................13
5.1.
Direkte kostnader knyttet til kjerneproduktet.......................................................................13
5.2.
Henførbare indirekte kostnader (interntjenester)................................................................. 14
5.2.1.
6.
Interntjenester i selvkostkalkylen med fordelingsnøkkel ...............................................15
Selvkostkalkylen - kapitalkostnader ..............................................................................................18
6.1.
Hva er kapitalkostnader?........................................................................................................18
6.2.
Definisjon av varige driftsmidler ............................................................................................18
6.3.
Beregningsgrunnlag for kapitalkostnader ..............................................................................19
6.3.1.
Historisk kost...................................................................................................................19
6.3.2.
Fradrag i historisk anskaffelseskost ................................................................................20
6.4.
Avskrivningsmetode ...............................................................................................................22
6.5.
Avskrivningsperiode ...............................................................................................................23
6.6.
Alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad).....................................................................24
6.6.1.
Kalkylerente.....................................................................................................................25
6.7.
Behandling av nye investeringer ............................................................................................26
6.8.
Salg og utrangering av anleggsmidler ....................................................................................27
2
58
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
6.9.
7.
Selvkostkalkylen – oppstilling og resultat......................................................................................29
7.1.
Praktisering av selvkostprinsippet ..................................................................................32
7.1.2.
Selvkostfond og godskriving av renter............................................................................34
7.1.3.
Fremførbart underskudd................................................................................................. 35
Avdekking av feil i regnskap og selvkostkalkyle .....................................................................37
7.2.1.
Tidligere års feil i regnskapet ..........................................................................................37
7.2.2.
Tidligere års feil i kalkylene.............................................................................................37
7.3.
9.
Overskudd/underskudd i selvkostkalkylen.............................................................................32
7.1.1.
7.2.
8.
Beregning av kapitalkostnader for indirekte tjenester ..........................................................28
Regnskap og noteopplysninger ..............................................................................................38
7.3.1.
Sammenheng mellom regnskap og etterkalkyle.............................................................38
7.3.2.
Noteopplysning om selvkost...........................................................................................38
Organisering av selvkosttjenester ................................................................................................. 41
8.1.
Ansvar og prinsipper for beregning av selvkost ved ulik organisering...................................41
8.2.
Likviditet i selskaper og forholdet til selvkost ........................................................................44
8.3.
Kryssubsidiering......................................................................................................................44
Tilgjengelighet, dokumentasjon og åpenhet om selvkostberegningene ......................................47
Vedlegg
Skisser til selvkostkalkyle ....................................................................................................49
3
59
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
1. Sammendrag
Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må
kommunen utarbeide en selvkostkalkyle. Kommunene skal utarbeide en budsjettkalkyle (forkalkyle)
og foreta en etterkalkulasjon (etterkalkyle) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle
tjenesteområdene. Dette gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger
kommunens selvkost. Der hele selvkosttjenesten er ivaretatt av ett selskap, kan selskapet utarbeide
selvkostkalkylen.
Selvkostkalkylen utarbeides etter følgende retningslinjer:
1
Definisjon
Selvkost er den totale kostnadsøkningen en kommune påføres
ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste.
2
Direkte og
indirekte
kostnader
Direkte kostnader er arbeid, varer og tjenester som anvendes for
å yte tjenesten. Direkte kostnader er selvkosttjenesten, og er
alltid henførbar. Indirekte kostnader er henførbare når
interntjenesten bidrar til å skape en helhetlig tjeneste for
brukerne.
3
Administrative
ledere, jf.
KOSTRA
Kostnader knyttet til administrativ ledelse og utarbeidelse av
beslutningsgrunnlag for administrativ ledelse regnes ikke som
henførbare i selvkostkalkylen. Administrative ledere som yter
tjenester for betalingstjenesten, fordeler denne andelen til
betalingstjenesten. Prinsippet følger KOSTRA-veiledningen.
4
Indirekte
kostnader og
fordeling
Indirekte kostnader er deler av kostnader som i KOSTRA er
henført til administrasjonsfunksjonen eller funksjonen for kontroll
og revisjon. Fordelingsmetode bør primært være en som gir best
uttrykk for bruken av interntjenesten. Alternativt henføres en
andel av interntjenestens netto driftsutgifter tilsvarende
selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter.
5
Avskrivninger
og levetider
Kostnader ved bruk av varige driftsmidler som brukerne av
betalingstjenester drar nytte av over flere år, fordeles over
samme avskrivningsperiode som i årsregnskapet.
6
Anskaffelseskost
Avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen baseres på historisk
anskaffelseskost. Gjenanskaffelseskost justert for prisstigning ved
hjelp av byggekostnadsindeks (SSB), kan brukes der hvor historisk
kost ikke lar seg skaffe (deflatert gjenanskaffelseskost).
7
Anleggsbidrag
Investeringstilskudd/anleggsbidrag fra eksterne (andre enn
kommunen) kommer til fradrag fra anskaffelseskost ved
fastsettelse av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen.
Tilknytningsgebyr er en driftsinntekt og kommer ikke til fradrag i
anskaffelseskost.
4
60
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
8
Tomter
Kjøp av tomt bør som hovedregel trekkes fra anleggskost ved
fastsettelsen av avskrivningsgrunnlaget. Dersom bruken av
tomteareal er av en slik karakter at den vil redusere tomtearealets
økonomiske verdi, kan det gjennomføres avskrivninger svarende
til forringelsen. Dette gjelder i første rekke avfallsdeponier, men
også andre typer arealanvendelser kan være aktuelle. Det bør
ikke gjøres fradrag for tomteutgifter ved beregning av
kalkulatorisk rentekostnad.
9
Lineære
avskrivninger
Avskrivninger i selvkostkalkylen er lineære. Lineære avskrivninger
gir best samlet kostnadsriktighet, tidsriktighet og anvendbarhet
ved beregning av avskrivninger. Som avskrivningsperiode for ulike
investeringer, velges de periodene som kommunen eller selskapet
benytter i sine respektive årsregnskaper.
10
Alternativkostnader
(kalkulatorisk
rentekostnad)
I selvkostkalkylen er kostnadene ikke avhengig av hvilken
finansieringsform som velges (bruk av lån eller egenkapital).
Kalkulatorisk rentekostnad beregnes for alle anskaffelser av varige
driftsmidler, fratrukket anleggsbidrag (netto anleggskost), tillagt
utgifter til tomter.
11
Kalkylerente
Kalkylerenten settes lik 3-årig swaprente tillagt ½ prosentpoeng.
12
Nye
investeringer
og renter
Byggelånsrenter på nye investeringer trekkes ut av
anskaffelseskost, og kalkulatorisk rentekostnad beregnes for hvert
års investeringer, uavhengig av når driftsmidlet tas i bruk. Ved nye
investeringer tas driftsmidlet med i avskrivningsgrunnlaget senest
fra og med året etter at driftsmidlet er tatt i bruk.
13
Salg av
anleggsmidler
Ved salg av anleggsmidler tillegges differansen mellom
anleggsmidlets restverdi og salgssum årets inntekter eller
kostnader i selvkostkalkylen. Ved utrangering av anleggsmidler
tillegges eventuell restverdi årets kostnader som en nedskrivning i
selvkostkalkylen.
14
Kapitalkostnad
på indirekte
tjenester
Beregning av kapitalkostnader på indirekte tjenester gjøres etter
henførbarhet. Fordelingsmetode bør primært være en som best
gir uttrykk for bruken av interntjenesten, eller alternativt et
sjablongmessig påslag på anslagsvis 5% av netto indirekte
kostnader for selvkosttjenesten.
5
61
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
2. Kommunale tjenester og selvkost
2.1.
Gebyrhjemler
Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må
kommunen utarbeide en selvkostkalkyle (for- og etterkalkyle) av kostnadene innenfor de aktuelle
tjenesteområdene. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger
kommunens selvkost.
De rettslige rammene for brukerbetaling i kommuner inkluderer regler om avgifter, gebyrer og
egenbetaling for konkrete kommunale tjenester. Utgangspunktet for all forvaltningsvirksomhet er at
ingen borger kan pålegges å yte noe til fellesskapet uten at dette er hjemlet i lov
(legalitetsprinsippet). Adgangen til å kreve brukerbetaling er hjemlet i de ulike særlovene med
tilhørende forskrifter knyttet til de respektive tjenestene. I mange tilfeller vil kommunen være
forvalter/eier av varer eller tjenester som borgerne er forpliktet til å benytte seg av. I slike tilfeller
kreves lovhjemmel for å kreve betaling fra brukerne. Dette utelukker imidlertid ikke at ytelsen kan
bero på en avtale eller gis ved en frivillig disposisjon.
Viktige kommunale tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetalingen:
• Renovasjon (Lov om vern mot forurensning og om avfall (forurensningsloven) av 13. mars
1981, § 34). Innenfor avfallsområdet (renovasjon) er det et lovmessig krav om at selvkost
skal danne grunnlag for innbyggernes brukerbetaling. Kommunene er altså pålagt å ha full
kostnadsdekning. Klima- og forurensningsdirektoratet (KLIF) har utarbeidet egne
retningslinjer blant annet for hvordan kommunene kan differensiere avfallsgebyrene. Disse
retningslinjer supplerer retningslinjene fra KRD på andre tema enn selvkost.
• Vann og avløp (Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg av 16. mars 2012 nr. 12 og
forurensningsforskriften av 1. juni 2004 ). Brukerne av tjenesten bør bære kostnadene
forbundet med tjenestene. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning.
• Plan- og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven av 27. juni 2008, § 33-1).
Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost, men det er ikke pålagt full kostnadsdekning.
• Kart- og delingsforretning (Matrikkelloven av 17. juni 2005, § 32). Brukerbetaling kan
maksimalt dekke selvkost, men det er ikke pålagt full kostnadsdekning.
• Feietjeneste (Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om
brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) av 14. juli 2002, § 28).
Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost, men det er ikke pålagt full kostnadsdekning.
6
62
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
2.2.
Hvilken rettslig status har retningslinjene?
Kommunenes oppgaver fremgår av den kommunale særlovgivningen. Dette gjelder også regelverk
knyttet til kommunale tjenester hvor det gjelder et selvkostprinsipp. Formålet med retningslinjene
for beregning av selvkost for slike kommunale tjenester er å gi veiledning til utmålingen av gebyrer
for den enkelte betalingstjenesten, jf. omtale i boks 2.1. Retningslinjene utfyller dermed reglene om
brukerbetaling i særlovgivningen. Retningslinjene har etter KRDs erfaring tjent som en
tolkningsfaktor og har i stor grad bidratt til å utvikle en ensartet praksis på selvkostområdene.
Selvkostprinsippets nærmere innhold beror på en tolkning av lover og forskrifter for de ulike
tjenesteområdene. I motsetning til lover og forskrifter som pålegger kommunene bestemte plikter,
er retningslinjene for beregning av selvkost ikke rettslig bindende overfor kommunene.
Retningslinjene kan likevel tjene som et sentralt tolkningsmoment i vurderingen av hvilke kostnader
en kommune kan kreve dekket gjennom brukerbetaling fra innbyggerne. Å avvike fra retningslinjene
i denne veilederen er dermed ikke ensbetydende med å bryte lov eller forskrift på det aktuelle
området. Samtidig har retningslinjene til å hensikt å angi en økonomifaglig standard for beregning av
selvkost og praktisering av selvkostprinsippet som er i tråd med reglene i særlovgivningen.
Eventuelle avvik fra retningslinjene bør derfor begrunnes.
Boks 2.1 Bakgrunnen for felles retningslinjer for beregning av selvkost
Retningslinjene for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester har sin bakgrunn i
St.prp. nr. 100 (1989-90) Om kommuneøkonomien 1991 mv. I proposisjonen ble det presentert en
gjennomgang av regelverket om fastsetting av kommunale gebyrer og egenbetaling, der
konklusjonen bl.a. var at det var behov for en nærmere avklaring av innholdet i selvkostprinsippet.
Selv om selve prinsippet var gjort gjeldende, var det i flere tilfeller ikke avklart hvilke kommunale
kostnader som skal legges til grunn når kommunens selvkostnad skal beregnes, og/eller ut fra
hvilke prinsipper slike kostnader skulle beregnes. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe med de
berørte departementene, under ledelse av Kommunal- og arbeidsdepartementet, som skulle
forestå en klargjøring av innholdet i, og praktiseringen av selvkostprinsippet. Det skulle her
vurderes hvilke kostnadsfaktorer som burde legges til grunn ved fastsettelsen av selvkost.
Hensikten var et felles opplegg som kunne bidra til at nivået på brukerbetalingen kunne fastsettes
ut fra ens prinsipper mellom kommunene og mellom betalingstjenester. Arbeidsgruppen
utarbeidet ikke noe forslag til konkrete retningslinjer for beregning av selvkost, men ble enig om
noen grunnleggende prinsipper, og foreslo at Kommunal- og arbeidsdepartementet fulgte opp
dette arbeidet videre. Departementet utarbeidet på bakgrunn av dette et sett retningslinjer, som
så ble revidert på nytt i henholdsvis 2002 og nå sist i 2013.
7
63
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
3. Innledende kommentarer
Retningslinjene for beregning av selvkost bygger på prinsippet om at brukerne av dagens tjenester
skal betale det disse tjenestene koster, også omtalt som generasjonsprinsippet eller det finansielle
ansvarsprinsipp. Dette innebærer at en generasjon brukere ikke skal subsidiere neste generasjon,
eller omvendt, men at kostnadene ved tjenestene som ytes i dag skal dekkes av de brukerne som
drar nytte av tjenesten.
Retningslinjene bygger på at selvkost defineres som den totale kostnadsøkningen en kommune
påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Alle henførbare kostnader, både direkte og
indirekte, inngår i denne kostnadsberegningen. Kommunen kompenseres for faktiske kostnader,
herunder kostnadene ved kapitalbinding i investeringer. Som følge av dette er det investeringenes
omfang som danner grunnlaget for beregning av kapitalkostnader i selvkostkalkylen, ikke hvordan
investeringene faktisk er finansiert. Kommunen får med dette dekket sine utgifter til tjenesten og
kostnadene ved kapitalbindingen som følger av utleggene.
Selvkost er en kalkyle over inntekter og kostnader som tar utgangspunkt i regnskapet. Både
kommuner og selskaper kan være omfattet av selvkostreglene, og retningslinjene legger opp til at
selvkostberegningene kan ta utgangspunkt i regnskapsreglene som gjelder for den aktuelle
virksomheten.
Kommuner følger kommunelovens regnskapsregler, som har periodisering etter
anordningsprinsippet, dvs. kjente utgifter og inntekter. Disse periodiseringene er teoretisk sett
forskjellige fra kostnadsbaserte regnskaper (forbruk av varer og tjenester), og vil i praksis også kunne
skape enkelte forskjeller i input til selvkostkalkylen sammenlignet med kostnadsbaserte regnskaper.
Den viktigste forskjellen er at kommuner ikke håndterer beholdningsendringer, men utgiftsfører
hele anskaffelsen i regnskapsåret. I praksis vil imidlertid varebeholdninger på gebyrområdene være
begrenset, slik at også periodiseringsforskjellene vil være begrenset.
Kommuner baserer sin selvkostkalkyle på utgifter og inntekter regnskapsført etter kommunelovens
regnskapsregler. Dette innebærer at selvkostkalkylen ikke bygger på et rent kostnadsbegrep slik
kostnad er definerte i regnskapsteorien (forbruk av varer og tjenester).
For selskaper som skal utarbeide selvkostkalkyler vil imidlertid grunnlaget være regnskapsførte
kostnader og inntekter i henhold til regnskapslovens regler. Ulike regnskapsregler kan medføre
enkelte periodiseringsforskjeller i selvkostkalkylene, og således enkelte gebyrforskjeller enkelte år,
men avviket vil være av et begrenset omfang, særlig sett over tid. Primært vil forskjellene være
knyttet til eventuelle ulikheter i periodiseringen i kapitalkostnader.
Når lov eller vedtak krever beregning av selvkost, er det i utgangspunktet kommunen som er
ansvarlig for å gjøre denne beregningen. Ofte benytter kommunen selskaper til helt eller delvis å
ivareta selvkostberegningene. Gir selskaper (et IKS og/eller AS) input til selvkosttjenesten,
eksempelvis at de ivaretar selvkosttjenestene (de direkte kostnadene), må kommunen selv sette opp
den endelige selvkostkalkylen hvor alle kostnadene og inntektene er tatt med. Er hele tjenesten
overdratt til et selskap, må selskapet sette opp selvkostkalkylen og gi informasjon til kommunen(e)
om beregning og oppstilling. Er det flere selskaper som ivaretar deler av en tjeneste, må hvert enkelt
8
64
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
selskap gi bidrag til det selskapet og/eller den kommunen som skal sette opp den endelige
selvkostkalkylen.
Vanligvis utarbeides selvkostkalkylen som en spesifikk oppstilling utenom regnskapet. Likevel bør det
gis opplysninger om beregninger av gebyrfinansierte selvkosttjenester i noter til kommunens
regnskap, jf. KRS nr. 6, og det er naturlig å omtale selvkostresultater og fondsutvikling i årsrapport
eller årsberetning, både i kommuner og selskaper. Det er videre viktig at gebyrbelagte tjenester og
resultater blir lett tilgjengelig for allmennheten, slik at gebyrleggingen skaper troverdighet og tillit, jf.
kommuneloven § 4. Dette kan ivaretas ved å legge informasjon ut på kommunens og selskapenes
hjemmesider. For flere av selvkosttjenestene er kommunene også pliktig til å rapportere inn
selvkostregnskapet til Statistisk sentralbyrå.
9
65
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
4. Selvkostprinsippet
4.1.
Definisjon av selvkost
Selvkost er et veletablert begrep fra det bedriftsøkonomiske fagområdet. Selvkost er tradisjonelt et
fullkostnadsbegrep, der alle faste og variable kostnader i en virksomhet fordeles og innkalkuleres
mot den eller de varer/tjenester virksomheten produserer. I en virksomhet som produserer flere
varer/tjenester, vil da som regel selvkost for hvert produkt summere seg til virksomhetens totale
kostnader.
Bruken av selvkost i forbindelse med kommunale betalingstjenester avviker noe fra dette, ved at en
del kommunale kostnader ikke skal inngå i beregningsgrunnlaget for betalingstjenestene. Slike
kostnader kalles ikke-henførbare, og defineres nærmere i kapitlene nedenfor. Dette innebærer at
selvkostbegrepet anvendt på kommunale betalingstjenester kan ses på som en variant av en ABCbasert kalkyle (ABC = aktivitetsbasert kalkulasjon). Dette fordi man i ABC-baserte kalkyler som oftest
opererer med bedriftsnivåkostnader (overordnede kostnader uavhengig av aktivitet), dvs. kostnader
som anses som ikke-henførbare til det enkelte produkt.
Et viktig prinsipp ved å knytte gebyrnivået til selvkost er at kommunen skal kunne få tilbake de
utlegg den opprinnelig hadde ved anskaffelsen, samt bli kompensert for den kapitalen som har blitt
bundet opp ved anskaffelsen. Retningslinjene legger derfor opp til at kostnaden må være pådratt og
reelt sett utgjøre en utgiftspost i regnskapet, og historisk pris legges til grunn ved beregning av
kostnader. Retningslinjene legger ikke opp til at andre alternativkostnader enn kalkulerte
rentekostnader skal inngå i selvkost
For beregninger av selvkost for kommunale tjenester tar vi derfor utgangspunkt i følgende
definisjon av selvkostbegrepet:
Selvkost er den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller
tjeneste.
Denne definisjonen får fram at det kun skal være kostnader som direkte eller indirekte er knyttet til
den samlede produksjon av den aktuelle varen eller tjenesten som skal inngå i beregningsgrunnlaget
for selvkost. Kostnader kommunen ville hatt uavhengig av produksjonen av den relevante varen eller
tjenesten, skal dermed ikke inngå. Definisjonen får også fram at kostnadene knyttet til en
kommunal betalingstjeneste kan bestå av både faste og variable kostnader.
Kommunens kostnader som knyttes til den enkelte betalingstjeneste vil i de fleste tilfeller både
bestå av kostnader som er uavhengig av produsert mengde, f.eks. tjenesteledelse eller husleie, og
kostnader som varierer med omfanget av tjenesten. Henførbare kostnader til en kommunal
betalingstjeneste vil derfor som regel ikke bare være variable kostnader i tradisjonell økonomisk
forstand.
I enkelte kommunale betalingstjenester, som for eksempel vann- og avløpstjenester, vil størstedelen
av kostnadene ofte være sprangvis faste kostnader. Kostnadene vil da i større eller mindre grad
10
66
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
være faste opp til en viss kapasitetsgrense. Dersom det blir flere abonnenter til et vann- eller
avløpsnett, slik at kapasitetsgrensen for anlegget nås, må det investeres i økt kapasitet. Vi får da en
ny og høyere kapasitet på anlegget, og en høyere årlig kostnad (gjennom de årlige avskrivningene og
kalkulatorisk rentekostnad). Dette blir kostnadsøkningen forbundet med å bygge ut denne ekstra
kapasiteten.
Brukerbetaling basert på selvkostprinsippet gir ingen garanti for at det drives en effektiv virksomhet.
Dersom en kommune driver ineffektivt, vil denne ineffektiviteten likevel bli en del av
gebyrgrunnlaget i tillegg til det teoretisk minimale kostnadsnivået en mest mulig kostnadseffektiv
kommune kunne ha drevet tjenesten for. Sammenligninger (benchmarking) på pris og kostnad med
tilsvarende virksomheter i andre kommuner eller private tilbydere vil dermed gi viktig
tilleggsinformasjon for å utvikle en mer kostnadseffektiv drift.
4.2.
Om begrepene henførbare, ikke-henførbare, direkte og indirekte
kostnader
Direkte kostnader er selvkosttjenesten og er alltid henførbar. Indirekte kostnader er henførbare når
interntjenesten bidrar til å skape en helhetlig tjeneste for brukerne.
Et hovedmål med disse retningslinjene er å gi kommunene konkret veiledning om hvilke kostnader
som skal henføres til en bestemt betalingstjeneste. Direkte kostnader er de kostnader som direkte
eller umiddelbart kan tilordnes den aktuelle tjenesten. Dette gjelder både faste og variable direkte
kostnader. Direkte kostnader kan også kalles kostnader til kjerneproduktet, dvs. alle kostnader som
er forbundet direkte med produksjonen av den tjenesten brukeren opplever at han/hun mottar fra
kommunen, og som brukeren skal betale for. Alle slike direkte kostnader skal henføres til den
aktuelle tjenesten.
Det er for de indirekte kostnader det oppstår ulike avgrensningsproblemer. Indirekte kostnader vil
være kostnader til aktiviteter som mer indirekte kan være koblet til kjerneproduktet eller
kjerneaktiviteten som brukeren skal betale for. Dette kan eksempelvis være administrative
tjenester, ledelsesfunksjoner og ulike støttefunksjoner som er relatert til kjerneproduktet. Slike
indirekte kostnader er ofte ulike typer interntjenester som kjerneaktiviteten trenger for å kunne
levere en helhetlig tjeneste (kjerneproduktet) ut mot brukerne. Utfordringen er da å skape et
operativt skille mellom hva som bør anses som indirekte henførbare kostnader, og hva som bør
holdes utenfor og kategoriseres som indirekte ikke-henførbare kostnader.
4.3.
Administrasjon og fellesfunksjoner
Kostnader knyttet til administrativ ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for administrativ
ledelse regnes ikke som henførbare i selvkostkalkylen. Administrative ledere som yter tjenester for
betalingstjenesten , fordeler denne andelen til betalingstjenesten.
11
67
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Indirekte kostnader og interntjenester som ikke er nødvendige for å framstille betalingstjenestene,
men som er nødvendige ut fra andre hensyn, skal ikke henføres til betalingstjenestene. Administrativ
ledelse, slik dette er definert i KOSTRA-veiledningen1, bør ikke henføres til betalingstjenesten.
Administrativ ledelse er definert slik:
• Administrative ledere er ledere som leder andre administrative ledere. Administrative ledere
er definert til å være ledere når de har både økonomiske og administrative fullmakter.
• Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, skal denne
andelen fordeles til tjenestefunksjonen (betalingstjenesten).
Dette innebærer:
• Kostnader forbundet med utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for administrativ ledelse,
regnes som ikke-henførbare. Dette innebærer at kostnader ved utarbeidelse av
kommuneplaner (inkludert arealdel), handlingsprogram, økonomiplaner, årsbudsjett og
sektorplaner som hovedregel ikke skal tas med i selvkostkalkylen. Det kan imidlertid
gjøres vurderinger av om enkelte aktiviteter vil være nødvendig for
tjenesteproduksjonen og dermed likevel tas med i selvkostkalkylen for den aktuelle
tjenesten. Prosjektplanlegging, inkl. utarbeidelse av reguleringsplaner når dette er
nødvendig for å realisere bestemte prosjekter, bør tas med i kalkylen.
• Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen
eller av et administrativt ledernivå, er i utgangspunktet en del av
administrasjonsfunksjonen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til
økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, kommuneadvokat/-jurist,
utvikling av lokalsamfunn og næring, samt arbeid knyttet til organisasjonen eller
organisasjonsutvikling. Likevel kan deler av slike tjenester henføres til betalingstjenesten
som indirekte kostnad dersom de ytes til betalingstjenesten. Det vises til kapittel 5.2 for
nærmere beskrivelse av interntjenester.
• Ansatte i tjenestefunksjon (betalingstjenesten) som yter tjenester til stabs/støttefunksjon for administrativ ledelse, skal fordele denne andelen til stab/støtte, dvs.
at andelen tas ut av tjenestefunksjonen (betalingstjenesten) som direkte henførbar
kostnad. En forholdsmessig andel av de totale stabs-/støttefunksjonene kan henføres til
betalingstjenesten som indirekte kostnad dersom de ytes til betalingstjenesten.
1
Kommunal- og regionaldepartementet. Hovedveileder KOSTRA (www.regjeringen.no/ krd)
12
68
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
5. Selvkostkalkylen – direkte og indirekte kostnader
I forvaltningen av et gebyrområde vil en kommune i forkant av budsjettåret måtte foreta en kalkyle
av inntekter og kostnader (forkalkyle/selvkostkalkyle) som et grunnlag for å kunne fastsette
gebyrnivået og budsjettere gebyrinntektene. I forbindelse med regnskapsavlutningen må
kommunen sette opp hva de faktiske inntektene og kostnadene (etterkalkyle/selvkostregnskap)
faktisk ble og sette av til (eller bruke av) de bundne fondene i henhold til resultatet i etterkalkylen.
I dette kapitlet gjennomgås de direkte og indirekte kostnadene som inngår i selvkost. I kapittel 5
gjennomgås kapitalkostnadene. Det avgjørende er at kostnadene er henførbare til selvkosttjenesten.
Blant annet er det ovenfor foretatt en avgrensning av administrativ ledelse og stabs/støttefunksjoner når det gjelder henførbarhet. De henførbare kostnadene vil inngå i
selvkostkalkylen. Denne omfatter også driftsinntektene, slik at det kan beregnes et selvkostresultat.
Det vises til kapittel 7 for nærmere gjennomgang av etterkalkylen.
5.1.
Direkte kostnader knyttet til kjerneproduktet
Direkte kostnader er arbeid, varer og tjenester som anvendes for å yte tjenesten.
Alle direkte kostnader forbundet med å yte tjenesten, skal inngå i kalkylen. Eksempelvis lønn til
ansatte mv., kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjonen, og eventuelle
overføringer. Når det gjelder lønnsutgifter, baserer retningslinjene seg på en avgrensning mot
kjerneproduktet. Utgangspunktet er at stillinger skal være klart avgrenset til tjenesten, enten som
fullt ut henførbar, eller som andel henførbar når ansatte ivaretar oppgaver for flere tjenester. For
det skjønnet som må brukes vises det til prinsippene for avgrensning av administrativ ledelse og for
fordeling av andel stillinger slik det er beskrevet i KRDs KOSTRA-veileder.
For ansatte som ivaretar oppgaver for flere tjenester, foretas en fordeling av andelen til de
respektive tjenestene, herunder betalingstjenesten. I tillegg skal det også foretas fordeling av andel
stilling til stabs-/støttefunksjoner, ev. også for andel av administrativ ledelse, som nevnt ovenfor.
Oppsummert vil direkte henførbare lønnskostnader mv. til kjerneproduktet være:
• Lønnsutgifter til stillinger som er 100 % henførbare til kjerneproduktet
• Andel av lønnsutgifter til stillinger som er knyttet til flere tjenester, når andelen gjelder
henførbare tjenester
• Andel av lønnsutgifter til stillinger som er knyttet til administrativ ledelse, når andelen
gjelder henførbare tjenester
Enkelte tjenester er henført direkte til kjerneproduktet, mens andre er en fordeling fra andre
tjenestefunksjoner, så som bruk av teknisk konsulent, bruk av felles maskinpark og bygningsdrift.
13
69
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
5.2.
Henførbare indirekte kostnader (interntjenester)
Indirekte kostnader er deler av kostnader som i KOSTRA er henført til administrasjonsfunksjonen eller
funksjonen for kontroll og revisjon. Fordelingsmetode for indirekte kostnader i selvkostkalkylen bør
primært være en som best gir uttrykk for bruken av interntjenesten. Alternativt brukes en
fordelingsnøkkel som interntjenestens netto driftsutgifter fordelt etter selvkosttjenestens andel av
kommunens brutto driftsutgifter.
Selvkosttjenestens indirekte kostnader (interntjenester) tas med i selvkostkalkylen. Interntjenester
vil være tjenester som understøtter eller er komplementære med de direkte brukerrelaterte
tjenester. Visse interntjenester, så som administrasjon og ledelse av tjenesten, vil finnes i alle
kommuner, mens innslaget av andre typer interntjenester varierer mellom kommunene. Årsakene til
dette er at kommuner kan kjøpe slike tjenester av andre i stedet for å stå for slike selv. Eksempelvis
kan juridiske tjenester, kopierings- og trykkeritjenester og bygningsvedlikehold utøves av egne
ansatte, eller de kan kjøpes av private. Det kan være vanskelig i en kalkylemodell å stille opp en
uttømmende liste over interntjenester, men de angitte tjenestene nedenfor anses som de viktigste.
I en kalkylemodell er det relevant å angi metoder for kostnadsfordeling. Hva som er relevant metode
vil variere fra interntjeneste til interntjeneste. Generelt bør metoden i størst mulig grad reflektere
faktisk bruk av interntjenesten, så som andel ansattes bruk av personalfunksjonen (primær
fordelingsnøkkel).
14
70
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
I henhold til selvkost må både utgiftene og inntektene fordeles til betalingstjenesten. Det innebærer
at kommunens netto driftsutgifter, dvs. brutto driftsutgifter fratrukket driftsinntekter knyttet til
interntjenesten, vil være utgangspunktet når de indirekte tjenestene skal henføres til
selvkosttjenesten. Der den primære fordelingsnøkkelen er vanskelig tilgjengelig, eller
arbeidskrevende å oppdatere, kan det benyttes en alternativ fordelingsnøkkel, eksempelvis
selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter.
For interkommunale selskaper (samarbeid) kan alle kostnader knyttet til selskapsorganene regnes
som direkte henførbare kostnader, herunder også etablerings- og avviklingskostnader ved
omdannelser. Valget av selskapsform medfører nye kostnader til
generalforsamling/representantskap, som ikke ville vært med i en kommunal organisering.
Kostnader til styret regnes også som henførbar, og vil være med hvis tjenesten er organisert i et
kommunalt foretak.
5.2.1. Interntjenester i selvkostkalkylen med fordelingsnøkkel
Nedenfor er det foretatt en opplisting av de mest relevante, henførbare indirekte tjenestene
(interntjenester):
1)
Regnskaps- og innfordringstjenesten
Disse tjenestene omfatter arbeid knyttet til utarbeidelse og utsending av fakturaer, håndtering og
betaling av inngående fakturaer, føring av kunde- og leverandørreskontro, samt føring av internt og
eksternt regnskap med fordelinger. Den andelen av disse tjenestene som fordeles til
selvkostkalkylen, er selvkosttjenestens andel av disse kostnadene Disse kostnadene bør primært
fordeles etter andel bilag eller andel utgående fakturaer, dersom tjenesten for fordelingsmessige
formål splittes i regnskap og innfordring.
2)
Kontorstøtte
Kontorstøtte vil normalt være henført til kostnadsstedet for betalingstjenesten. Dersom det ikke er
tilfelle, bør tjenesten håndteres i selvkostkalkylen som indirekte ytelse til kjerneproduktet. Andelen
kontorstøtte som ytes til administrativ ledelse tas ikke med i selvkostkalkylen. Eventuell henførbar
kontorstøtte kan eksempelvis fordeles ut fra selvkosttjenestens andel av det totale antall årsverk
som kontorstøtten betjener.
3)
Revisjon
Revisjonens netto driftsutgifter fordeles til kjerneproduktet etter selvkosttjenestens andel av
kommunens brutto driftsutgifter (jf. sekundær fordelingsnøkkel).
4)
Personaltjenesten
Personaltjenesten er ofte organisert i stabs-/støttefunksjon. Tjenesten kan også omfatte IKTsystemer til HR-funksjonen som et felles system i kommunen. For fordeling av IKT-utgifter, vises det
til omtale nedenfor. For å henføre en andel av personaltjenestens netto driftsutgifter til
selvkosttjenesten, vil selvkosttjenestens andel av antall ansatte i kommunen kunne fungere som
fordelingsnøkkel.
15
71
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
5)
HMS
Dette er kostnader knyttet til bedriftshelsetjeneste, arbeidsmiljøutvalg, vernetjeneste osv. Dette er
indirekte ytelser til kjerneproduktet, og som primært er mest relevant å henføre ut fra
selvkosttjenestens andel av kommunens samlede antall årsverk eller ansatte.
6)
Sentral opplæring
Kostnader til eksterne kurs og konferanser føres normalt som en del av kostnaden ved
kjerneproduktet. Dersom kommunen har en sentral opplæringsenhet, bør kostnadene ved denne
fordeles som en indirekte ytelse til kjerneproduktet. Det er mest relevant å henføre enten ut fra
faktisk bruk av opplæringstjenesten, eller etter andel ansatte.
7)
Kantinedrift
I mange kommuner er kantinedrift forutsatt å være selvfinansierende. Subsidieres kantinen av
kommunen, bør denne andelen (netto driftsutgift) fordeles som en indirekte ytelse til alle brukere av
kantinetjenesten. Kostnadsfordelingen bør primært skje ut fra andel av ansatte som har tilgang til
kantinetjenesten.
8)
Kopiering og trykketjenester
Det vil ofte være betydelige variasjoner i hvor stor grad den enkelte tjeneste (betalingstjeneste og
andre) forbruker slike tjenester. Det er derfor vanskelig å foreta rent sjablongmessige vurderinger.
En stor andel av kostnader til kopiering og trykkeri vil være knyttet til trykking av planer og
dokumenter til politisk behandling, som i utgangspunktet ikke skal henføres til betalingstjenestene.
Kostnader til drift av kopierings- og trykkeritjenestene bør primært fordeles etter faktisk bruk.
9)
IKT-tjenester (drift og opplæring)
Felles IKT-løsninger for hele kommunen inkluderer anskaffelse, drift og vedlikehold samt
brukerstøtte til fellessystemer. Slike systemer kan være økonomisystemer, inkl. lønns- og
personalsystemer, arkivsystemer, og saksbehandlings- og beslutningsstøttesystemer. Disse er i
KOSTRA henført til administrasjonsfunksjonen. Utgifter knyttet til ”fagsystemer”, så som pleie- og
omsorgssystemer, sosialsystemer, system for barnehageopptak, geografiske informasjonssystemer
til reguleringsplanlegging og forvaltning av eiendommer og anlegg m.m., er henført til de
funksjonene som systemene betjener. Det er andelen av felles IKT-utgifter knyttet til
administrasjonsfunksjonen som kan fordeles til selvkosttjenesten. Kostnadsfordeling ut fra registrert
tidsbruk vil være det beste (primære) kriteriet, alternativt kan en fordeling basert på andel PCer/terminaler eller andel årsverk benyttes.
10)
Felles post, arkiv - og sentralbord
Felles post-, arkiv- og sentralbordfunksjon er i KOSTRA henført til administrasjonsfunksjonen. Netto
driftsutgifter på dette området fordeles til selvkosttjenesten primært etter faktisk bruk, så som
antall dokumenter eller andel årsverk.
11)
Juridisk bistand (kommuneadvokatens kontor)
Dersom kommunen har en egen enhet for juridiske tjenester, anbefales det å foreta en fordeling av
kostnader for slike interntjenester ut fra faktisk bruk.
16
72
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
17
73
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
6. Selvkostkalkylen - kapitalkostnader
Retningslinjene for beregning av selvkost bygger på at dagens brukere verken skal subsidiere eller bli
subsidiert av fremtidige abonnenter. Kommunens gebyrinntekter i året skal samsvare med
kommunens selvkost i året. Utgangspunktet for en selvkostkalkyle er derfor at utgiften ved en
investering skal fordeles over den perioden som eiendelen er i bruk,. På denne måten blir
brukerbetalingene knyttet direkte opp mot bruken av eiendelen, slik at generasjonsprinsippet blir
ivaretatt.
6.1.
Hva er kapitalkostnader?
Kapitalkostnaden i selvkostkalkylen skal fange opp kostnader som oppstår når kapital bindes opp i
en realinvestering (bygninger, anlegg mv.). Et årsregnskap vil inkludere finanskostnader som følge av
at investeringer er lånefinansierte, men kapitalkostnaden i selvkostkalkylen beregnes ut fra (netto)
investeringen, ikke finansieringen.
En forutsetning for å kunne beregne korrekte årlige kapitalkostnader, er at alle investeringer er
definert og avgrenset fra øvrige anskaffelser, se kapittel 6.2.
Årlige kapitalkostnader består av to elementer:
• Avskrivningskostnader, dvs. forringelsen i et driftsmiddels verdi som følge av slit og elde.
• Alternativkostnaden (kalkulatorisk rentekostnad), dvs. den avkastning kommunen alternativt
kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende (netto) investeringsbeløpet (etter
avskrivninger) i markedet. I et fungerende marked vil renten angi alternativkostnaden.
Størrelsen på årlig kapitalkostnad i selvkostkalkylen bestemmes av følgende komponenter:
• Størrelsen på anleggskost (historisk kost), fratrukket anleggsbidrag.
• Anleggsmidlets (bygninger, utstyr m.v.) økonomiske levetid.
• Fordelingen av anleggskost over økonomisk levetid (avskrivningsprofil).
• Alternativkostnaden, dvs. rentesatsen (kalkylerenten) multiplisert med gjennomsnittlig
anleggskost i året fratrukket tidligere års avskrivninger.
6.2.
Definisjon av varige driftsmidler
Definisjon av varige driftsmidler i selvkostkalkylen baseres på definisjonene som er lagt til grunn for
kommunens eller selskapets årsregnskap.
18
74
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
I kommunal regnskapsstandard nr. 1 fra Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS),
defineres et varig driftsmiddel slik:
“Et varig driftsmiddel kan defineres som et driftsmiddel som forventes brukt mer enn en
regnskapsperiode (1 år). Driftsmiddelet må ha en anskaffelseskost på minimum kr 100.000 og
ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet.”
I en selvkostkalkyle er de samme avgrensninger relevante. Kostnader ved varige driftsmidler som
brukerne av betalingstjenester drar nytte av over flere år, fordeles i henhold til avskrivningstider
bestemt i den kommunale regnskapsforskriften, og avgrensningen av hva som skal anses som et
varig driftsmiddel, gjøres i henhold til kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 1 for kommuner og
selskaper som fører regnskap etter kommunelovens prinsipper.
Ifølge kommuneloven skal kommunenes årsregnskap (og årsbudsjett) inndeles i en driftsdel og en
investeringsdel 2. I kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 4 er skillet mellom drift og investering
nærmere definert 3. Avgrensningen mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift) i
selvkostkalkylen følger denne standarden. Investeringer skal aktiveres i balansen og avskrives over
objektets levetid.
For selskaper som følger regnskapsloven, må beregningen av kapitalkostnader i selvkostkalkylen
følge reglene for god regnskapsskikk (avgrensning anleggsmiddel, beløpsgrense for aktivering og
avskrivningstider).
Før beregning av årlige kapitalkostnader foretas, skal det gjøres fradrag for eventuelle anleggsbidrag
mv. Det vises til kapittel 6.3 for nærmere beskrivelse av beregningsgrunnlagene.
6.3.
Beregningsgrunnlag for kapitalkostnader
6.3.1. Historisk kost
Historisk anskaffelseskost benyttes ved fastsetting av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen.
Gjenanskaffelseskost justert for prisstigning ved hjelp av byggekostnadsindeks (SSB), brukes der hvor
historisk kost ikke lar seg skaffe (deflatert gjenanskaffelseskost).
Varige driftsmidler synker i verdi som følge av slitasje og elde. Det er altså snakk om ressurser som
gradvis fortæres, opptil 40-50 år, og i visse tilfeller en enda lengre periode. Skal slik bruk av ressurser
framstilles i økonomiske termer, må den økonomiske verdien av den ressursen som gradvis
forbrukes, beregnes. Den økonomiske verdi kan være gitt ved hva driftsmidlet opprinnelig kostet
kommunen, eller hva tilsvarende driftsmiddel ville kostet kommunen i dag.
2
3
Kommuneloven § 46 nr 5
KRS (F) nr 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, desember 2009
19
75
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
En kan ha to perspektiver på dette. Betaling fra brukere skal sikre at kommunen får tilbake det
utlegg kommunen opprinnelig hadde ved anskaffelsen. Alternativt kan brukerbetalingen sikre
kommunen midler til å foreta en fremtidig reinvestering, altså et kapasitetsbevarende perspektiv.
Hvilket alternativ som benyttes, vil avhenge av formålet med å beregne kostnadene. Selvkost er
definert som den totale kostnadsøkningen kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare
eller tjeneste. Det vil derfor være korrekt i selvkostkalkylen å benytte historisk anskaffelseskost ved
produksjon av dagens tjenester. Å benytte gjenanskaffelseskost i kalkylen, ville innebære at dagens
brukere finansierte framtidige tjenester, noe som vil stride med den allmenne forståelse av
selvkostprinsippet (og generasjonsprinsippet).
Anskaffelseskost representerer brutto finansielt utlegg kommunen har hatt ved kjøp av driftsmidlet.
Avskrivningsgrunnlag basert på anskaffelseskost, er beregningsmessig enkelt og etterprøvbart.
I enkelte tilfeller er historisk kost ikke mulig å angi fordi regnskapsopplysningene ikke er
tilgjengelige. For å komme fram til et fullstendig avskrivningsgrunnlag, må en da ta i bruk en ”nest
beste” løsning. Gjenanskaffelseskost justert for prisstigning ved hjelp av byggekostnadsindeks (SSB)
bør benyttes i de tilfeller hvor historisk kost ikke er kjent (deflatert gjenanskaffelseskost).
Dersom en selvkostvirksomhet blir selskapsorganisert og ny åpningsbalanse etableres, må
beregningsgrunnlaget for kapitalkostnader i selvkostkalkylen bygge på historiske kost-verdier,
alternativt deflatert gjenanskaffelseskost dersom historisk kost er vanskelig tilgjengelig. Er de varige
driftsmidlene nedskrevet før selskapsorganisering, kan det ikke beregnes kapitalkostnader på nye
verdier. Bakgrunnen er at abonnentene ikke skal betale kapitalkostnader på de samme driftsmidlene
på nytt.
I tilfeller hvor kommunen kjøper rettigheter til grunn, eksempelvis ved vannframføring, tas
kjøpsprisen med i grunnlaget for kapitalkostnadene (historisk kost). Kjøpet avskrives over
rettighetens avtaleperiode.
6.3.2. Fradrag i historisk anskaffelseskost
Selvkostkalkylen skal danne grunnlag for egenbetalinger fra brukeren. Prinsippet er at kommunen
gjennom brukerbetalinger skal ha anledning til å få dekket sin totale kostnadsøkning. Når det skal
fastsettes et avskrivningsgrunnlag, må det gjøres fradrag i brutto anskaffelseskost for anleggsbidrag
mv., og eventuelt fradrag for den del av anlegget som ikke er utsatt for verdiforringelse ut fra slitasje
og elde.
Behandling av anleggsbidrag
Investeringstilskudd/anleggsbidrag fra eksterne (andre enn kommunen) kommer til fradrag fra
anskaffelseskost ved fastsettelse av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen.
20
76
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Med anleggsbidrag menes offentlige investeringstilskudd eller bidrag/refusjoner fra private ved
investeringen. I forhold til avskrivningsgrunnlaget, kan anleggsbidraget behandles på to måter:
1. Til direkte fradrag på brutto anleggskost. Avskrivningsgrunnlaget blir derved netto anleggskost.
2. Godskrives inntektene for brukerbetaling.
For selvkosttjenester, hvor formålet er at kommunens utlegg skal dekkes inn gjennom
brukerbetalinger, er det naturlig å ta utgangspunkt i den pris på investeringen kommunen rent
faktisk står overfor. Anleggsbidrag/investeringstilskudd skal således føres til fradrag på brutto
anleggskost i avskrivningsgrunnlaget, og gir en netto anleggskost.
I henhold til kommunal regnskapsstandard nr. 2 4skal kommunene aktivere (balanseføre)
anleggsmidler til brutto anskaffelseskost. Eventuelle anleggsbidrag skal dermed ikke trekkes ifra
avskrivningsgrunnlaget i kommunenes regnskap. Dette innebærer at det er en forskjell mellom
beregningsgrunnlaget for avskrivninger i kommuneregnskapet og selvkostkalkylen. Det samme
gjelder for byggelånsrenter på nye investeringer, jf. avsnitt 6.7.
Innenfor vann- og avløpssektoren betales det tilknytningsgebyr ved tilknytning til et kommunalt
anlegg. Tilknytningsgebyrene regnes ikke som anleggsbidrag. Gebyret inngår som en del av
brukerbetalingen i selvkostkalkylen tilsvarende øvrig gebyr etter lov om kommunale vass- og
avløpsanlegg.
Ulike regnskapsregimer kan gi forskjellig periodisering av avskrivningene (og følgelig også forskjeller i
kalkulatorisk rentekostnad). I selvkostkalkylen er det lagt opp til at levetiden er i samsvar med
avskrivningstiden for anleggsmidlene i årsregnskapet.
Behandling av tomteutgifter
Kjøp av tomt trekkes som hovedregel fra netto anleggskost ved fastsettelsen av
avskrivningsgrunnlaget. Dersom bruken av tomteareal er av en slik karakter at den vil redusere
tomtearealets økonomiske verdi, kan det gjennomføres avskrivninger svarende til forringelsen. Dette
gjelder i første rekke avfallsdeponier, men også andre typer arealanvendelser kan være aktuelle. Det
gjøres ikke fradrag for tomteutgifter ved beregning av kalkulatorisk rentekostnad.
Investeringer er sammensatt av utgifter til oppføring/kjøp av bygninger/anlegg på eiendommen, og
utgifter til kjøp av selve tomtegrunnen. Mens bygninger og anlegg utsettes for slitasje og elde, og
dermed reduseres i økonomisk verdi, er situasjonen for tomtegrunn at den økonomiske verdien av
denne i hovedsak er uavhengig av anleggets alder og tilstand. I årsregnskapet inngår ikke
tomteverdien i avskrivningsgrunnlaget. Når slike utgifter inngår i opprinnelig anskaffelseskost, må
denne av samme grunn trekkes ut av avskrivningsgrunnlaget.
4
KRS nr 2 Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter, juni 2005
21
77
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Som hovedregel skal tomteutgifter utelates fra avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen. Enkelte
typer arealanvendelse vil imidlertid åpenbart påvirke arealets verdi. Det typiske eksemplet er
avfallsdeponi, men også annen type anvendelser av areal som reduserer kvalitative egenskaper ved
arealet. Slik bruk av tomter kan derfor gjøres til gjenstand for avskrivninger i selvkostkalkylen.
Tomtearealer knyttet til bolig, kontor eller lagerbygninger, er derimot ikke gjenstand for
avskrivninger i kalkylen. Merk likevel at investeringer i tomtegrunn binder opp kapital, og at
alternativkostnaden ved slike investeringer dermed vil inngå i selvkost gjennom beregningen av
kalkulatorisk rentekostnad. Det vises til kapittel 5.6 for vurdering av kalkulatoriske rentekostnader
på kommunale investeringer.
I og med at utgifter til tomtekjøp trekkes ut av avskrivningsgrunnlaget, må kommunen/selskapet
finansiere slike anskaffelser med andre midler enn gebyrinntekter. Dette kan være gjennom egne
bevilgninger til anskaffelsen, gjennom tilskudd fra eierne til selskapet, eller av innskutt kapital i
selskapet. Også selskapets opptjente kapital utenom selvkost kan besluttes anvendt til tomtekjøp.
6.4.
Avskrivningsmetode
Det legges til grunn lineære avskrivninger i selvkostkalkylen. Lineære avskrivninger gir best samlet
kostnadsriktighet, tidsriktighet og anvendbarhet ved beregning av avskrivninger.
Avskrivninger kan baseres på ulike metoder. Eksempelvis er lineære avskrivninger, dvs. likt
avskrivningsbeløp hvert år, mest vanlig i selskapers årsregnskap. Saldoavskrivninger, dvs. lik
22
78
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
prosentvis avskrivningssats hvert år fra saldo, brukes i forbindelse med beregning av skattbart
overskudd i henhold til skatteloven.
Følgende kriterier er de mest sentrale når en skal vurdere ulike avskrivningsmetoders egnethet:
• kostnadsriktighet
• tidsriktighet
• anvendbarhet
Med kostnadsriktighet menes at det er samsvar mellom opprinnelig utlegg (anleggskost) kommunen
har hatt, og summen av avskrivninger i avskrivningsperioden. Med tidsriktighet menes at
avskrivninger for det enkelte år gir et rimelig bilde av kapitalslitet (verdiforringelsen) i året. Med
anvendbarhet menes at metoden er relativ enkel å praktisere.
Lineær metode oppfyller generelt kravene til kostnads- og tidsriktighet. Metoden er i tillegg enkel.
Lineære avskrivninger er også bestemt brukt i kommuneregnskapet. Andre avskrivningsmetoder gir
en skjev fordeling av kostnadene over avskrivningsperioden, noe det er vanskelig å begrunne faglig
når det gjelder beregning av selvkost basert på et generasjonsprinsipp.
6.5.
Avskrivningsperiode
Som avskrivningsperiode for investeringer benyttes som en praktisk tilnærming de periodene som
benyttes i kommunens/selskapets årsregnskap.
Utgangspunktet for selvkostberegningen er at (netto)utgiften ved en investering fordeles over den
perioden som eiendelen er i bruk. På denne måten blir brukerbetalingene knyttet direkte opp mot
bruken av eiendelen.
Lengden på avskrivningsperioden bestemmes ut fra hvor lang tid en antar det vil gå før
anleggsmidlet må erstattes, dvs. at nyinvesteringer bør foretas. Svaret på et slikt spørsmål vil
sjeldent være det samme for offentlig forvaltning og private selskaper.
For private selskaper, med krav til avkastning på innskutt kapital, vil lengden på
avskrivningsperioden i prinsippet tilsvare driftsmidlets økonomiske levetid. Dette fordi verdien som
driftsmidlet er satt til i balansen, i prinsippet skal tilsvare nåverdien av den kontantstrømmen
driftsmidlet gir i framtiden. Dette vil være den perioden hvor årlige kostnader ved driftsmidlet er
lavere enn kostnader ved å reinvestere. Eldre driftsmidler innebærer i hovedsak høyere
vedlikeholdskostnader og lavere produktivitet enn nyere driftsmidler. På sikt vil derfor årlig
kontantstrøm ved eldre driftsmidler være negativ. Nyere driftsmidler vil imidlertid representere
høyere kapitalkostnader. Driftsmidler har økonomisk levetid inntil det tidspunktet hvor årlige
driftskostnader ved nyinvesteringer er lavere enn årlige driftskostnader ved eksisterende
driftsmiddel. Fastsetting av levetid for driftsmidler i selskaper er altså basert på
lønnsomhetsvurderinger.
23
79
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
I kommunene vil valg av investerings- eller reinvesteringstidspunkt sjelden være basert på rene
kost/nytte-vurderinger. Investeringer foretas like mye ut fra politiske prioriteringer. Varige
driftsmidler som er fullt ut avskrevet, men fortsatt i bruk, skal ikke oppskrives.
Som en praktisk tilnærming kan kommunen/selskapet i selvkostkalkylen legge til grunn
avskrivningsperiodene som er benyttet i deres respektive årsregnskaper. Det må påses at
avskrivningsperiodene i selvkostkalkylene er i rimelig samsvar med brukstiden for anleggene, slik at
generasjonsprinsippet ivaretas. For kommuner, kommunale foretak eller interkommunale selskaper
som fører regnskap etter kommunelovens prinsipper, vises det til de avskrivningstidene som går
fram av den kommunale regnskapsforskriften5.
Dersom den økonomiske levetiden til et anleggsmiddel er åpenbart kortere enn den faste
avskrivningstiden, kan en kortere levetid benyttes.
Selskaper som følger regnskapsloven har ikke faste avskrivningstider, men følger lovens
bestemmelse om at avskrivninger skal gjøres etter en fornuftig avskrivningsplan6 . Dette er en
skjønnsmessig vurdering.
6.6.
Alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad)
I selvkostkalkylen skal kostnadene være uavhengig av hvilken finansieringsform som velges (bruk av
lån eller egenkapital). Alternativkostnadene (kalkulatorisk rentekostnad) beregnes for alle
anskaffelser av varige driftsmidler.
Netto anleggskost finansieres gjennom lån eller egne midler. Dersom investeringen lånefinansieres,
vil det påløpe finanskostnader. Finansieres investeringen gjennom egne midler, påløper ingen
ordinære finanskostnader. Kommunen lider imidlertid et tap ved at den går glipp av den avkastning
en alternativ bruk av midlene ville gitt. Et slikt tap (kostnad) synliggjøres ikke i kommunens
årsregnskap, og vil derfor betegnes som en kalkulatorisk kostnad. Tilnærmingsvis gir imidlertid de to
alternative finansieringsformene samme kostnad. I selvkostkalkyler ses det derfor bort fra hvordan
netto anleggskost (anskaffelseskost fratrukket anleggsbidrag) faktisk er finansiert. Dette innebærer
at kalkulatorisk rentekostnad beregnes med utgangspunkt i netto anleggskost. Selvkostkalkylen vil
da inneholde et avkastningselement også for den finanskapital kommunen selv eventuelt har skutt
inn ved finansieringen av anskaffelsene.
Kalkulatorisk rentekostnad baseres på netto anleggskost inklusive eventuelle tomteutgifter (se
kapittel 6.3.2). Poenget med beregning av kalkulatorisk rentekostnad er å få kompensert for kapital
som er bundet opp, noe som også er tilfellet med finansiering av tomtekostnader. Årets
kalkulatoriske rentekostnad beregnes ut fra gjennomsnittlig verdi på netto anskaffelseskost etter
avskrivninger, jf. tabell 4 og 5 nedenfor.
5
Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner m.v. (15.12.2000 nr 1424), § 8
6
Regnskapsloven § 5-3, jf § 7-13
24
80
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
6.6.1. Kalkylerente
Som kalkylerente benyttes 3-årig swaprente , med et tillegg på ½ prosentpoeng.
For kapitalintensive betalingstjenester vil valg av kalkylerente ha vesentlig betydning i
selvkostkalkylen. Det er viktig at den renten som benyttes som norm for beregningene av
kalkulatorisk rentekostnad er dekkende for de kostnader kommunen står overfor. På den annen side
bør normrenten ikke settes så høyt at den dekker opp for manglende effektivitet i
finansforvaltningen fra den enkelte kommunes side.
Det finnes flere muligheter for å beregne en kalkylerente som skal reflektere kapitalkostnaden som
kommuner står overfor. I perioder har markedsrentene på både statsobligasjoner og andre
rentebærende papirer variert betydelig. Siden et formål med selvkostberegningene er å innarbeide
faktiske kostnader for kommunene ved å tilby betalingstjenestene til sine innbyggere, synes det
derfor mest relevant å basere kalkylerenten på markedsrentene som kommunene/selskapene står
ovenfor.
Selv om utgangspunktet er at kalkylerenten skal reflektere kommunenes faktiske kapitalkostnader,
kan det av hensyn til utviklingen i gebyrene fra år til år være hensiktsmessig å legge en mer langsiktig
rente til grunn. Dersom en velger kortsiktig (flytende) rente i finansmarkedet, eksempelvis NIBORrente, vil kalkylerenten variere betydelig fra år til år, og dermed kunne gi store svingninger i
gebyrnivåene. Dette kan unngås ved å basere kalkylerenten på swaprenten med 3 års gjenstående
løpetid. For at kommunene om lag skal kunne få dekket sine faktiske kostnader, kan det i kalkylerenten legges inn et tillegg på et halvt prosentpoeng.. En kalkylerente basert på 3-årig swaprente
pluss et halvt prosentpoeng vil ikke nødvendigvis reflektere det faktiske rentenivået ett bestemt år,
men vil over tid om lag dekke gjennomsnittlige rentekostnader for en kommune.
Ved fastsettelsen av kalkylerenten for bruk i et bestemt år (budsjettkalkylen), benyttes nivået på 3årig swaprente for kalkyleåret , pluss et tillegg på ½ prosentpoeng. Det benyttes gjennomsnittlig nivå
på 3-årig swaprente pluss et tillegg på ½ prosentpoeng for kalkyleåret (etterkalkylen).
25
81
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
6.7.
Behandling av nye investeringer
Ved nye investeringer tas driftsmidlet med i avskrivningsgrunnlaget senest fra og med året etter at
driftsmidlet er tatt i bruk.
Byggelånsrenter på nye investeringer trekkes ut av anskaffelseskost, og kalkulatorisk rentekostnad
beregnes for hvert års investeringer, uavhengig av når driftsmidlet tas i bruk.
26
82
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Ved nyinvesteringer tas anleggsmidlet med i avskrivningsgrunnlaget senest fra og med året etter at
bygget/anlegget er tatt i bruk.
Ved oppføring av bygninger og anlegg trekker kommuner gradvis på egne omløpsmidler eller på en
byggelånskonto for å finansiere løpende utbetalinger i forbindelse med oppføringen. Gjennom slike
trekk påføres kommunen en renteutgift eller et rentetap. Renteutgifter på byggelån føres i
kommuneregnskapet som en del av anskaffelseskost for investeringen7. Anleggskost inklusive
renter i byggeperioden kan således inngå i avskrivningsgrunnlaget for årsregnskapet senest fra året
etter at bygget/anlegget er tatt i bruk. Velger derimot kommunen å finansiere investeringen med
egne midler, inngår ikke rentetapet i anleggskost (avskrivningsgrunnlaget).
For å ivareta prinsippet om at finansieringsform ikke skal ha betydning for beregnede kostnader i
selvkostkalkylen, må eventuelt henførte byggelånsrenter trekkes ut av anskaffelseskost i
selvkostkalkylen, og i stedet henføres kalkulatorisk rentekostnad på gjennomsnittlig nye
investeringer i året, uavhengig av om investeringen tas i bruk det året. Det innebærer at flerårige
investeringer blir belastet med kalkulatorisk rentekostnad årlig i selvkostkalkylen.
6.8.
Salg og utrangering av anleggsmidler
Ved salg av anleggsmidler tas differansen mellom anleggsmidlets restverdi og salgssum inn i årets
inntekter eller kostnader i selvkostkalkylen. Ved utrangering av anleggsmidler tas eventuell restverdi
årets kostnader med som en nedskrivning i selvkostkalkylen.
Når et anleggsmiddel selges, innebærer det at anleggsmidlet ikke lenger kan henføres til
selvkosttjenesten, og det skal derfor trekkes ut av avskrivningsgrunnlaget. Tilsvarer salgsprisen
opprinnelig netto anskaffelseskost fratrukket tidligere avskrivninger, behøver en i selvkostkalkylen
ikke foreta seg noe ut over å ta ut objektet i avskrivningsgrunnlaget. Avviker salgsprisen fra dette
beløpet, føres differansen som inntekt eller kostnad i selvkostkalkylen for året (gevinst/tap ved salg
av anleggsmiddel).
7
Kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 2Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter, avsnitt 2.1 om
definisjon av anskaffelseskost
27
83
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
I prinsippet skal også anleggsmidler som overføres til bruk i andre tjenester i kommunen, behandles
tilsvarende. Det må her utøves et fornuftig skjønn ved vurdering av sannsynlig salgspris. Når det er
snakk om betydelige beløp, bør takst anvendes.
For anleggsmidler som er utrangert og som dermed må erstattes av nye investeringer, tas eventuell
restverdi som en kostnad (nedskrivning) i selvkostkalkylen det aktuelle året.
6.9.
Beregning av kapitalkostnader for indirekte tjenester
Beregning av kapitalkostnader på indirekte tjenester gjøres ut fra henførbarhet.
I beregningen av selvkost skal det i utgangspunktet foretas beregninger av kapitalkostnader basert
på prinsippene om driftsmidler som er henførbare. Også for interntjenester (indirekte tjenester) som
innkalkuleres i selvkostkalkylen etter de prinsipper som står angitt i kapittel 5.2, vil det som regel
påløpe visse kapitalkostnader knyttet til bruk av kommunale bygninger, utstyr mv. Det prinsipielt
riktige er at kapitalkostnader beregnes etter samme prinsipper som for andre driftskostnader for de
indirekte tjenestene, jf. 5.2.1. Det innebærer at en andel av kapitalkostnadene som knytter seg til de
indirekte tjenestene (f.eks. regnskaps- og innfordringsfunksjonens bruk av rådhuset) må henføres til
selvkost. Andelen må beregnes ut fra hvilken andel av de samlede avskrivningene som kan knyttes
til selvkosttjenestens forbruk, og tilsvarende fordelingsnøkler kan legges til grunn for avskrivningene
som for de indirekte driftskostnadene.
Fordelingsmetode bør primært være en som best gir uttrykk for bruken av interntjenesten, eller
alternativt. Det vil imidlertid kunne være ressurskrevende å foreta en konkret beregning av hvor
mye de ulike indirekte tjenestene forbruker i form av kapitalkostnader. Som en forenklet beregning
av kapitalkostnader for indirekte tjenester (interntjenester), kan det alternativt brukes et
sjablongmessig påslag på anslagsvis 5% av netto indirekte kostnader for selvkosttjenesten.
28
84
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
7. Selvkostkalkylen – oppstilling og resultat
Selvkostkalkylen kan oppstilles på flere måter. Nedenfor vises et eksempel som ivaretar
informasjonsbehovet for ulike typer transaksjoner. Det vises også til kravene til oppstilling av
selvkostregnskapet ved rapportering til KOSTRA (KOSTRA-skjema 23).
Tabell 7 - Spesifikasjon av posten "andre inntekter og kostnader"
Korrigering av tidligere års feil i kalkyle
0
Gevinst/tap ved salg av anleggsmiddel
-60 000
Andre inntekter og kostnader
-60 000
29
85
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Gebyrgrunnlaget
Gebyrgrunnlaget består av direkte kostnader, kapitalkostnader direkte tjenester, netto indirekte
kostnader, samt kapitalkostnader indirekte tjenester, fratrukket andre inntekter.
I andre inntekter inngår salgs- og leieinntekter og overføringer og korrigering av tidligere års feil.
Tilknytningsgebyr på vann- og avløpssektoren inngår også her.
Det er ikke anledning til å finansiere investeringer direkte av årets driftsinntekter.
Når det gjelder pensjon, er utgangspunktet at årlige pensjonsforpliktelser tas inn i selvkostkalkylen
ut fra det som er regnskapsført i kommunens eller selskapets årsregnskap. Basert på
kommuneregnskapets finansielt orienterte regnskapssystem og tidligere praksis anses det som
naturlig at kommuner utarbeider selvkostkalkylene etter betalte pensjonspremier (etter fratrekk for
bruk av premiefond). Dette innebærer at selvkostkalkylene det enkelte år samsvarer med de
pensjonsutgiftene kommunene har overfor pensjonsordningene. En slik praksis innebærer at
pensjonspremiene som er fordelt på funksjonene i KOSTRA må korrigeres for andelen bruk av
premiefond ved utarbeidelse av selvkostkalkylen.
Reglene for kommuneregnskapet innebærer at kommuner skal beregne årlige pensjonskostnader og
årlige premieavvik. Regnskapsføringen av premieavvik i kommuneregnskapet har hatt til hensikt å
bidra til at belastningen av pensjonsforpliktelsene i det samlete kommuneregnskapet blir jevnere og
mer stabil over tid. Det er ikke krav om at det er beregnet pensjonskostnad som skal belastes de
enkelte tjenestestedene i kommunens regnskap. Når kommunens pensjonspremier legges til grunn
for selvkostkalkylen, innebærer det at årlige premieavvik og amortisering av tidligere års
premieavvik ikke påvirker gebyrinntektene.
Kommuner kan alternativt finne det mer hensiktsmessig å basere selvkostkalkylen på
pensjonskostnader. Det kan argumenteres for at pensjonskostnadene gir en mer tidsriktig
periodisering av pensjonsforpliktelsene i en selvkostkalkyle. Dersom kommunen baserer kalkylen på
pensjonskostnader inklusive amortiseringskostnader, må kostnader til amortisering av premieavvik
som tidligere er belastet kalkylen gjennom pensjonspremier holdes utenfor kalkylen. Det vil ivareta
at selvkostkalkylen ikke belastes samme forpliktelse to ganger. Over tid vil alternativet innebære at
selvkostkalkylen blir belastet med beløp som tilsvarer pensjonspremiene.
Utgangspunktet for selskaper er at selvkostkalkylen baseres på pensjonskostnader slik disse er
regnskapsført i selskapets årsregnskap.
I gebyrgrunnlaget inngår også eventuelle korreksjonsposter for feil i tidligere års kalkyler,
kalkylerenter på selvkostfond og gevinst eller tap ved salg av anleggsmiddel. Eventuelle feil i tidligere
års regnskap følger regnskapsstandardene om korreksjoner i senere års regnskaper. Korreksjonene
bør være spesifisert i en note til selvkostkalkylen.
30
86
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Årets finansielle resultat
Årets finansielle resultat er differansen mellom gebyrinntekter og driftskostnadene
(gebyrgrunnlaget).
Avsetning til selvkostfond og dekning av fremførbart underksudd
Dersom gebyrområdet har fremførbart underskudd, og det er lovfestet eller vedtatt selvkost, kan et
overskudd disponeres til å dekke inn tidligere års underskudd. Et eventuelt resterende overskudd
avsettes til selvkostfond (bundet driftsfond).
Kommunen kan ha miljøforpliktelser knyttet til behandlingsanlegg for renovasjon, og slike
avsetninger gjøres under denne posten. Ifølge avfallsforskriften 8er det et krav om at deponi skal ha
tilfredsstillende finansiell garanti eller tilsvarende sikkerhet for å sikre at forpliktelsene som følger av
tillatelsen, herunder avslutnings- og etterdriftsprosedyren, kan oppfylles. Forurensningsloven bygger
på prinsippet om at ”forurenser betaler”, dvs. at dagens forbrukere av renovasjonstjenesten også
skal betale for det framtidige oppryddingsarbeidet som er knyttet til innsamlet avfall. Kalkylemessig
skal denne forpliktelsen klassifiseres som en avsetning til etterbruksfond (bundet fond).
8
Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall av 1.6.2004 nr 930, jf § 9-10 om finansiell garanti og
kostnadsdekning
31
87
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd
Ett års selvkostkalkyle kan være finansiert med bruk av selvkostfond, dvs. at det er tatt høyde for å
bruke fondet ved fastsetting av årets gebyrinntekter. Slik bruk kommer i tillegg til årets
gebyrinntekter mv., for å finansiere årets selvkost.
Dersom det finansielle resultatet viser et underskudd, kan dette finansieres av selvkostfondet eller
skape/øke et fremførbart underskudd.
7.1.
Overskudd/underskudd i selvkostkalkylen
Kommunen kan framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år (innenfor en viss periode).
I praksis skjer dette gjennom et bundet selvkostfond. Selvkostfondets funksjon er å håndtere
svingninger i inntekter og kostnader mv. slik at gebyrene kan holdes stabile.
Selvkostregnskapet (etterkalkylen) vil avsluttes med et finansielt resultat som enten er positivt
(overskudd) eller negativt (underskudd). Dette er et kalkylemessig resultat, og må ikke forveksles
med årsregnskapets mer-/mindreforbruk eller årsresultat. Det finansielle resultatet er påvirket av
både betalbare inntekter og kostnader, kalkulatoriske inntekter og kostnader (anleggsmidler og
fond, se nedenfor). Likevel skal det være sammenheng mellom over-/underskudd og regulering mot
selvkostfond i selvkostkalkylene og i kommuneregnskapet, unntatt for håndtering av situasjoner
med fremførbart underskudd (se nedenfor). Også i selskapsregnskapet skal overskudd på selvkost
avsettes til fond (egenkapital med restriksjoner).
Det er et rettslig skille mellom gebyrene for ulike tjenester. Gebyrinntektene fra de ulike områdene
skal gå med til å finansiere de respektive formålene. Hvert selvkostområde har sitt eget
selvkostfond, slik at gebyrene for den enkelte selvkosttjeneste lettere kan kontrolleres. Det er ikke
anledning til å slå sammen fond for ulike tjenester. Dette innebærer at midler på et fond knyttet til
ett gebyrområde heller ikke kan benyttes (midlertidig) i årsbudsjettet/årsregnskapet til å finansiere
årets underskudd på et annet gebyrområde.
7.1.1. Praktisering av selvkostprinsippet
Denne veilederen gir retningslinjer for hvordan selvkost (gebyrgrunnlaget) kan beregnes. Det er
samtidig behov for retningslinjer for hvordan selvkostprinsippet kan praktiseres over tid.
Normalt vil oppstillingen av selvkostregnskapet vise at gebyrinntektene avviker noe fra beregnet
selvkost (etterkalkylen). For sikre at selvkostprinsippet ivaretas over tid er det nødvendig å se
gebyrinntekter og etterkalkylen over flere år i sammenheng, slik at det føres kontroll med at
gebyrene samlet sett samsvarer med selvkost. Som regel vil det være rimelig å legge til grunn som
en praktisk tilnærming at inntektene over noen år ikke skal overstige kostnadene for årene samlet.
En slik tilnærming ivaretar også behovet for en nødvendig fleksibilitet med tanke på endringer på
inntekts- og kostnadssiden, f. eks. som følge av investeringer (økt nivå på kapitalkostnadene).
32
88
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Tilnærmingen legger også til rette for at man kan sikte mot en viss stabilitet i nivået på gebyrene til
tross for planlagte kostnadsvariasjoner mellom regnskapsår.
Slike hensyn vil mest hensiktsmessig ivaretas gjennom måten selvkostprinsippet praktiseres på, og
ikke gjennom hvordan selvkost beregnes. En selvkostkalkyle beregner kun kostnader for igangsatte
aktiviteter. Dersom kommunen planlegger å sette i gang økt aktivitet innenfor tjenesten de
nærmeste årene, skal slike planlagte kostnader holdes utenom gebyrgrunnlaget. Hvis det er ønskelig
å øke gebyrene for å ta høyde for slike planlagte økte kostnader, kan dette skje ved at
beregningsperioden settes lenger enn ett år. Kommunen kan dermed framføre et overskudd fra
selvkosttjenesten til et senere år. Med utgangspunkt i generasjonsprinsippet bør fremføring av
overskudd holdes innenfor et 3-5-års perspektiv. I praksis vil dette måtte skje gjennom et
selvkostfond (bundet driftsfond) dersom regnskapet skal være fullstendig.
Intensjonen er ikke at kommunen/selskapet skal bygge opp fond over lengre tid, men ha en planlagt
prosess både for oppbygging og nedbygging av fondet, som ledd i økonomiplanarbeidet.
Selvkostfondet etableres gjennom overskudd på etterkalkylen, dvs. at gebyrinntektene og andre
henførbare driftsinntekter er høyere enn beregnet selvkost i etterkalkylen. Dette fondet skal derfor
brukes til å finansiere framtidig gebyrgrunnlag (selvkost), i kommuneregnskapet som bruk av
selvkostfondet i driftsregnskapet. Selvkostfondet skal ikke benyttes som finansiering av
investeringer. Dette bidrar til at det tas hensyn til tidsriktighet. Brukerne skal kun betale for tjenester
de selv har nytte av, og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til senere generasjoner gjennom
fond som er bygget opp av gebyrinntekter. Investeringsutgiftene belastes selvkostkalkylen og
gebyrene jevnt over investeringenes levetid, jf. kapittel 6 om kapitalkostnader. I
kommuneregnskapet (investeringsdelen) må således investeringer på selvkostområdet finansieres
med andre midler enn selvkostfondet.
Selvkostprinsippet innebærer en øvre grense for kommunenes inntekter fra betalingstjenestene.
Dersom en tjeneste ikke gir full kostnadsdekning, det vil si at den går med underskudd ett år, kan
kommunen kreve dette underskuddet dekket inn ved høyere gebyrer påfølgende år. Dette gjelder
for tjenester hvor regelverk eller vedtak krever selvkost. Dersom det ikke er fastsatt krav til selvkost i
form av lov, forskrift eller kommunestyrets vedtak, må et eventuelt underskudd dekkes av
kommunens øvrige midler.
Det anbefales at dette praktiseres slik at et overskudd (eller underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller
dekkes inn fra) abonnentene innen tre til fem år etter at overskuddet (eller underskuddet) i
selvkostkalkylen oppstod. Dette innebærer at et overskudd i år t tilbakeføres senest i år t+5,
overskudd i år t+1 må være tilbakeført senest i år t+6 og så videre. Tilsvarende dekkes et underskudd
fra år t inn senest i år t+5 osv. I et tenkt tilfelle vil en kommune dermed kunne avsette overskudd til
fond i inntil fem år på rad, men følgelig måtte bruke av fond i påfølgende fem år. I et slikt tilfelle vil
samlete gebyrinntekter samsvare med beregnet selvkost over 10-årsperioden.
Selvkostregnskapet for det enkelte år gjøres opp ved at et overskudd avsettes til selvkostfond eller
dekker et fremført underskudd fra tidligere år. Et underskudd dekkes eventuelt ved bruk av
avsetninger fra tidligere år, eller fremføres til senere år dersom det ikke er tilstrekkelige midler på
selvkostfondet. Det foretas ikke en avsetning til et bundet fond samtidig med at det brukes av et
bundet fond i ett og samme år.
33
89
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Den 3-5-årsperioden som disse retningslinjene skisserer, er basert på en avveining mellom ulike
hensyn. På en side er det hensiktsmessig at selvkostprinsippet kan praktiseres med rom for en viss
fleksibilitet og stabile gebyrer når det foreligger et begrunnet behov for det. På den annen side
gjelder hensynet om at dagens abonnenter verken skal subsidiere eller bli subsidiert av fremtidige
abonnenter, og at kommunens samlede gebyrinntekter det enkelte året i rimelig utstrekning skal
reflektere kommunens årskostnad ved å levere tjenestene. Kommunen må vurdere ut fra lokale
forhold om det er faglig grunnlag for å strekke perioden for tilbakeføring av overskudd / inndekning
av underskudd over fem år, eller om det vil være mer rimelig å praktisere en kortere
tilbakeføringsperiode.
I enkelte tilfeller kan det tenkes at det finansielle ansvarsprinsipp tilsier at det kan vurderes å
benytte en lengre periode for utligning av overskudd og underskudd enn 5 år. Et eksempel kan være
en kommune som foretar en større utbygging av vann- og avløpsnett med overkapasitet for også å
ta høyde for fremtidig utbygging av hytte- eller boligfelt, og der tilkoblingen til nettet vil skje
etappevis etter hvert som hytte- eller boligfeltene bygges ut. Dersom kapitalkostnadene til VAnettet belastes fullt ut dagens abonnenter kan det hevdes at eksisterende abonnenter også dekker
kostnadene ved nye (fremtidige) abonnenters bruk av anlegget. Når utgangspunktet er at gebyrene
til dagens abonnenter skal stå i et rimelig forhold til deres nytte/bruk, kan dette trekke i retning av
at kommunen har anledning til å dekke inn kostnadene over en lengre periode enn det som vil være
rimelig innenfor en 3-5 års periode.
I en vurdering av om kommunen finner faglig grunnlag for å strekke perioden utover 5 år, bør det
blant annet tas hensyn til hva som anses som et vesentlig beløp for abonnentene som blir berørt.
Kommunen må i slike tilfeller begrunne og dokumentere sitt valg om den går utover 5-årsperioden.
Et slikt valg vil innebære at kommunestyret må prioritere dette innenfor sine årsbudsjetter de første
årene: Gebyrinntektene vil ligge under beregnet selvkost i den aktuelle perioden, og i denne
perioden må kommunen dekke opp for lavere gebyrinntekter ved å bruke av de frie inntektene.
7.1.2. Selvkostfond og godskriving av renter
På avsatte midler til selvkostfond legges det til kalkulatoriske renter som skal reflektere
alternativavkastningen brukerne går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond. Kalkylerenten
settes lik 3-årig swaprente , med et tillegg på ½ prosentpoeng, jf. avsnitt 0, og beregningsgrunnlaget
vil være gjennomsnittlig beholdning det enkelte år. Ved framføring av underskudd i
selvkostregnskapet kan tilsvarende prinsipp legges til grunn, dersom kommunen er pålagt det
gjennom lov og forskrift, eller dersom kommunestyret har bestemt at kostnaden ved tjenesten fullt
ut skal dekkes av brukerne.
34
90
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Etter retningslinjene godskrives brukerne med gjennomsnittlig kalkylerente på selvkostfond. Dette
innebærer at et overskudd for året også blir godskrevet med kalkylerente. Bakgrunnen er at det er
innbetalt fond/overskudd mer enn selvkost, og dette er ”utlegg” som brukerne skal ha
”tilbakebetalt”, inkludert avkastning. ”Tilbakebetalingen” skjer gjennom korrigeringer av senere års
gebyrer gjennom bruk av fond. Også fremførbare underskudd skal belastes med kalkylerente i
etterkalkylen. I slike tilfelle har kommunen/selskapet lagt ut for underskuddet inntil det blir dekket
gjennom økte gebyrer senere år.
I regnskapet vil et selvkostfond under egenkapitalen likviditetsmessig inngå som en del av
kommunens/selskapets arbeidskapital. De likvide midlene av arbeidskapitalen vil normalt være
plassert i kontanter, bank og verdipapirer. For midler som er plassert, vil kommunen/selskapet bli
godskrevet avkastning. Slik avkastning (betalbare renter) kan enten skje løpende eller per 31.12.
avhengig av innskuddsavtaler. Det vil kunne være forskjeller mellom de faktisk innbetalte rentene i
året og de beregnede kalkylerentene for året. Det er likevel lagt til grunn foran at det er
kalkylerentene som bør avsettes til selvkostfondet i kommunens regnskap.
7.1.3. Fremførbart underskudd
Fremførbare underskudd innebærer at gebyrene har vært lavere enn det full kostnadsdekning skulle
tilsi. Dersom det er bestemt gjennom regelverk eller vedtak at en tjeneste skal baseres på selvkost,
er det nødvendig å holde oversikt over slike underskudd. Dette kan gjøres som en del av
etterkalkylen hvor gebyrområdets fond framvises. Fremførbart underskudd i denne oversikten vil
ikke kunne avstemmes mot regnskapets fond. Likevel kan opplysningene tas med i regnskapets note
om ”gebyrfinansierte selvkosttjenester”. Det er også mulig å framvise disse blant
kommuneregnskapets memoriakonti.
Underskudd i selvkostkalkylen som er større enn selvkostfondet, vil skape et ”negativt selvkostfond”
(underskudd er negativ egenkapital) når kalkylens resultater avsluttes i årsregnskapet til
35
91
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
kommunen. Underskudd i selvkostkalkylen skal imidlertid ikke medføre negative selvkostfond i
kommunens årsregnskap (kun i selvkostkalkylen/skyggeregnskapet). Et ”negativt selvkostfond”
innebærer at kommunen har lagt ut for tjenestene på vegne av innbyggerne for en periode, og dette
kan da kommunen kompenseres for ved å beregne renter på det fremførbare underskuddet og
derigjennom belaste innbyggerne for denne kapitalbindingen, se prinsippet omtalt i avsnitt 6.6.
Også i et selskapsregnskap, som i sin helhet omfatter ett eller flere gebyrtjenester, vil kalkylens
underskudd være forskjellig fra selskapets årsresultat, blant annet som følge av forskjeller i
kapitalkostnader sammenlignet med summen av avskrivninger og finanskostnader i
selskapsregnskapet. Disse selskapene vil kunne gi opplysninger om selvkost og fondsutvikling i
årsberetningen.
For gebyrtjenester som har lovpålagt eller vedtatt selvkost, må fremførbare underskudd dekkes inn
over senere års gebyrer. Inndekkingen bør framvises i etterkalkylen. Dette er en kalkylemessig
disposisjon som reduserer gebyrområdets fremførbare underskudd. Eventuell justering av
memoriakonto må foretas, og i selskapsregnskapet vil merinntekten gi et positivt årsresultat.
36
92
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
H. Årets finansielle resultat (G-F)
3 592 322
I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd
3 592 322
J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd
7.2.
Årets finansielle resultat bygger på selvkostkalkylen i tabell 6 foran. Sum avsetning til fond (avsetning til
fond/dekning av underskudd eller bruk av fond/fremføring av underskudd) skal være identisk med årets
finansielle resultat (gitt 100% dekning), og en kommune kan ikke både bruke av og sette av til fond i ett
og samme år. Både positive og ”negative” fond skal i henhold til retningslinjene vurderes over en
avgrenset periode, der overskudd og underskudd tilbakeføres i løpet av en 3-5 årsperiode.
Avdekking av feil i regnskap og selvkostkalkyle
7.2.1. Tidligere års feil i regnskapet
Dersom det avdekkes at det er begått feil i tidligere års regnskaper, skal dette rettes i inneværende
års regnskap. I tråd med god kommunal regnskapsskikk9skal slike korrigeringer gjøres som vanlige
transaksjoner i drifts-, investerings- eller balanseregnskapet. Regnskapet er input til selvkostkalkylen
for de betalbare transaksjonene. I den grad tidligere års feil i årsregnskapet har medført tilsvarende
feil i selvkostkalkylen for tidligere år, vil det være rimelig at tidligere års feil også vil bli håndtert i
selvkostkalkylen et senere år.
Tilsvarende må eventuelle feil i selvkostkalkylen for selskaper som fører regnskap etter
regnskapsloven, rettes opp i selvkostkalkylen for senere år, selv om det i selskapsregnskapet vil bli
korrigert direkte mot selskapets egenkapital.
7.2.2. Tidligere års feil i kalkylene
Dersom det avdekkes feil i tidligere års selvkostkalkyle, er utgangspunktet at dette må rettes i senere
års kalkyle. Slike feil kan være feil anvendelse av fordelingsnøkler, feil kalkylerente, feil levetid
anleggsmidler og feil henføring av direkte og indirekte kostnader. I vurderingen av retting av feil, bør
det tas hensyn til hva som anses som et vesentlig beløp for abonnentene.
9
KRS (F) nr 5 Endring av regnskapsprinsipper, estimater og korrigering av tidligere års feil, vedtatt 11.10.2004.
37
93
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Oppretting av feil, enten de skyldes feil i årsregnskapet eller feil i kalkylen fra tidligere år, kan være
både til gunst og til ugunst for abonnentene. Av hensyn til abonnentene og prinsippet om at dagens
abonnenter ikke skal subsidiere eller bli subsidiert av andre abonnenter, vil det være naturlig å anse
fem år som en øvre grense for å kunne ta hensyn til slike feil når det går i disfavør av abonnentene,
jf. avsnitt 7.1.1. Kommunen må som profesjonell part og myndighet stå ansvarlig for de kalkyler som
utgjør beregningsgrunnlaget for tjenestenes selvkost. På bakgrunn av dette er det neppe rimelig at
innbyggerne i senere år må dekke kostnader som kommunen skulle, burde eller kunne innkrevd
tidligere. Dette vil også gjelde de tilfeller hvor kommunestyret har fattet vedtak om at gebyrer skal
dekke kostnadene fullt ut.
Dersom feilene som avdekkes innebærer at kommunen i foregående år har krevd inn for høye
gebyrer fra innbyggerne, må det vurderes i det enkelte tilfelle om feilen er så vesentlig at kalkylen
må korrigeres slik at dette tilbakeføres abonnentene, enten direkte eller gjennom lavere framtidige
gebyrer. Dette selv om forholdet skulle ligge noe lengre tilbake i tid enn fem år.
7.3.
Regnskap og noteopplysninger
7.3.1. Sammenheng mellom regnskap og etterkalkyle
Kommunens eller selskapets regnskap er input i selvkostkalkylen. Regnskapets inndeling er forskjellig
fra etterkalkylen oppstilling (linjer/arter), blant annet vil et regnskap ha flere kontodimensjoner.
Kommuner skal også rapportere regnskapsdata til Statistisk sentralbyrå, og i denne rapporteringen
skal dimensjonene ”funksjon” (tjeneste) og “art” (utgift og inntekt) benyttes. Selskaper og foretak
som er omfattet av regnskapsloven, og som har rapporteringsplikt til KOSTRA, må konvertere
kontiene til disse dimensjonene10.
I den detaljerte beregningen av selvkost, bør det framgå hvordan uttrekk fra regnskapet til kalkyle er
foretatt, både når det gjelder direkte og indirekte kostnader. Alternativt kan regnskapet være
tilrettelagt for å kunne trekke ut/rapportere selvkosttjenester direkte. Etterkalkylen vil således være
et sammendrag av de regnskapsmessige uttrekk, i tillegg til at kalkylen også inkluderer kalkulatoriske
kostnader og håndtering av årets finansielle resultat.
7.3.2. Noteopplysning om selvkost
Ifølge god kommunal regnskapsskikk11 skal det i tilknytning til årsregnskapet opplyses om
beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester i note. Beregningen kan inneholde oversikt over
direkte kostnader, indirekte kostnader, kapitalkostnader og resultater. Oppstilling over etterkalkylen
kan benyttes til å gi disse noteopplysninger, alternativt at det gjøres et sammendrag av
hovedpostene i kalkylen i samsvar med minimumskravene og med angivelse av alle gebyrområdene
10
Jf forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som
driver næringsvirksomhet, av 21.10.2003.
11
KRS (F) nr. 6 Noter og årsberetning, kap. 3.2.2 pkt. 12
38
94
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
samlet i en oppstilling. Tabell 17 og 18 gir eksempler for oppstilling av resultatet og utviklingen i
selvkostfondet over tid. Disse opplysningene er sentrale for å belyse om gebyrnivået over tid
samsvarer med selvkost, jf. kapittel 7.1.1 om praktisering av selvkostprinsippet.
SELVKOSTKALKYLE
Vann
Avløp
Renovasjon
……
SUM
A. Direkte driftsutgifter
A2. Herav kapitalutgifter hos ekstern produsent
B. Henførbare indirekte driftsutgifter
C. Kalkulatoriske rentekostnader
D. Kalkulatoriske avskrivninger
E. Andre inntekter og kostnader
F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E)
G. Gebyrinntekter
H. Årets finansielle resultat (G-F)
I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført
underskudd
J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd
K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J)
L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret
M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond
eller fremføring av underskudd
N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret
(L+M+I-J)
Nøkkeltall:
O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100
P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100
39
95
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
I tilfeller hvor kommunen har ”negative selvkostfond”, er det her anbefalt å gi opplysninger om
dette i tillegg, jf. avsnitt 7.1.3.
Det er ikke tilsvarende krav til noter for selskaper som følger regnskapsloven. For slike selskaper som
utelukkende ivaretar ett eller flere gebyrfinansierte tjenester på vegne av kommuner, er det naturlig
at opplysninger om selvkost, selvkostfond og fordelinger til eierkommuner m.v. har en sentral plass i
årsberetningen.
40
96
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
8. Organisering av selvkosttjenester
Selvkosttjenester kan organiseres på flere måter, men prinsippet om selvkost er uavhengig av
organisasjonsform. Også kryssubsidiering kan være et tema når selvkostbaserte tjenester skal skilles
fra andre tjenester. Både organisasjonsformer og kryssubsidiering omhandles i dette kapitlet.
8.1.
Ansvar og prinsipper for beregning av selvkost ved ulik organisering
Det er mange måter å organisere selvkosttjenester på, eksempelvis:
• Kommunal regi som en virksomhetsdel (”etat”)
• Kommunal regi som et kommunalt foretak
• Interkommunalt selskap (IKS) eller annet interkommunalt samarbeid
• Aksjeselskap
• Tilknyttede selskaper for en avgrenset del av tjenestene
• Kombinasjoner av det ovenstående
Selvkostprinsippet gjelder uavhengig av hvordan tjenesten er organisert. Det mest vanlige er at
kommunen som sådan er ansvarlig for å utarbeide selvkostkalkyler. Dersom selvkosttjenesten, dvs.
de direkte henførbare tjenestene, kjøpes gjennom andre selskaper, samarbeidsformer eller foretak,
vil kjøpsprisen inngå i kommunens selvkost som en direkte kostnad. Disse selskapene,
samarbeidsformene og foretakene kan imidlertid på sin hånd være ansvarlige for å utarbeide
selvkostkalkyler for selvkosttjenesten, herunder eventuelt et system for hvordan de direkte
kostnadene skal fordeles på deltakende kommuner.
Når kommunen ivaretar administrative funksjoner på selvkostområdet, så som fakturering,
regnskapsføring og oppfølging, vil dette være indirekte tjenester i selvkostkalkylen. Dersom
kommunen har satt ut hele tjenesten til et selskap, samarbeid eller foretak, altså både
selvkosttjenesten og de indirekte tjenestene, herunder fakturering, vil disse organisatoriske
enhetene som regel være ansvarlige for å utarbeide selvkostkalkylen i sin helhet. I slike tilfelle skal
kommunen opplyse om organisasjonsformen og resultatet av selvkostområdet i noteopplysninger i
sitt regnskap12.
12
KRS (F) nr 6 Noter og årsberetning, jf. redegjørelse om ”øvrige noter” pkt. 2 og 12.
41
97
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
En praktisk tilnærming til selvkost er å håndtere over- og underskudd i etterkalkylen (bundet
selvkostfond). Dette er nærmere omtalt i kapittel 7.1. Når en kommune kjøper selvkostområdets
selvkosttjeneste av et selskap, men har indirekte og eventuelt direkte kostnader også i egen regi, må
selvkostfondet håndteres i kommunens kalkyle og regnskap. Utførende selskap avregner kostnadene
på kommunen/kommunene, og har således ikke selvkostfond. Når kommuner har satt bort hele
gebyrtjenesten til et selskap, både direkte og indirekte tjenester, vil det være selskapet som har
selvkostfond. Kommunene vil i dette tilfelle ikke ha selvkostfond, men bør gi opplysninger om
etterkalkylen i noter til regnskapet.
Kommuner og selskaper kan ha forskjellige regnskapsprinsipper og derav forskjellig uttrekk til
selvkostkalkylen. Dette er nærmere omtalt i kapittel3Feil! Fant ikke referansekilden.. Samtidig er
reglene for selvkost på visse områder forskjellig fra hvordan de samme økonomiske hendelser
håndteres i regnskapene, jf. bl.a. aktivering av investeringer og av- og nedskrivninger. Det er derfor
viktig å understreke at der det er forskjeller er det prinsippene for selvkost som skal være grunnlaget
for selvkostkalkylen, ikke regnskapsreglene.
42
98
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Kommunene kan velge om de vil ta hånd om selvkosttjenesten selv eller helt eller delvis kjøpe
tjenesten fra eksterne tilbydere. Dette kan være kjøp som inngår i den kommunale gebyrtjenesten,
og det kan være kjøp av tjenester som fullt ut erstatter den kommunale tjenesten.
Organisasjonsformen sier noe om hvordan og i hvilket omfang gebyrtjenesten kjøpes. Dersom
kommunen velger å kjøpe tjenesten i markedet, er anskaffelsen omfattet av regelverket om
offentlige anskaffelser. Dette regelverket har som formål å sikre mest mulig effektiv ressursbruk
basert på forretningsmessighet og likebehandling 13. Anbudsprinsippet innebærer at den prisen som
betales, er den foretrukne etter en samlet vurdering opp mot gitte kriterier, og skal inngå som
kostnad i selvkostkalkylen. Denne prisen ligger fast uavhengig av hvilken avkastning selskapets eiere
får i form av utbytte, gevinst ved salg av eierandeler eller hva kreditorer får i renter på lån.
13
Lov om offentlige anskaffelser §§ 1 og 2.
43
99
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
8.2.
Likviditet i selskaper og forholdet til selvkost
Ved etablering av selskaper vil eiernes kapitalinnskudd utgjøre selskapets likviditet, og selskapet må
ha likviditet til å gjøre opp sine forpliktelser. Dersom selskapet ikke har egne løpende inntekter,
eksempelvis at det foretas avregning av resultatet på eierkommunene etterskuddsvis, må
kommunene innbetale forskudd på denne avregningen, og/eller må selskapet benytte kassekreditt
eller lån for å sikre likviditet. Anskaffelse av varige driftsmidler (investeringer) kan finansieres med
lån. Dersom slike anskaffelser er ikke-avskribare, så som tomter, vil selskapet ikke ha likviditet over
tid til å nedbetale lån knyttet til slike ikke-avskrivbare eiendeler. Også i selvkostkalkylen vil forskjell
mellom kalkulatoriske kostnader og faktiske kostnader ha likviditetsmessig konsekvens. Et eksempel
er hvis kalkulasjonsrenten på alternativkostnaden (kalkulatorisk rentekostnad) midlertidig er lavere
enn lånerenten. Dette vil da medføre høyere betalbare kostnader (lånerenter) enn
alternativkostnader dekket gjennom selvkost, og dermed skape et midlertidig likviditetsbehov.
Kommuner kan dekke opp et likviditetsbehov gjennom økte kapitalinnskudd, gjennom tilskudd eller
ved å yte likviditetslån. Eventuelle renter på likviditetslån eller kassekreditt i bank er ikke en del av
kostnadene i selvkostkalkylen. Lånerenter er en finanspost i regnskapet, men anses ikke som en
kostnad i selvkostkalkylen, hvor den altså er erstattet med en kalkulatorisk rentekostnad på
investeringen uavhengig av finansiering.
8.3.
Kryssubsidiering 14
Det er forbud mot kryssubsidiering av selvkosttjenester, dvs. at selvkost ikke skal belastes med
kostnader som ikke er henførbare til selvkosttjenesten. En form for kryssubsidiering kan være et
tilfelle der en ansatt som hovedsakelig er knyttet til en selvkosttjeneste, men som også utfører andre
tjenester, ikke fordeler andelen til den andre tjenesten. Slik andel av stilling skal fordeles.
En særlig problemstilling er vurdering av oppgaver innen ”myndighetsutøvelse”. Eksempelvis skal
oppgaver knyttet til rollen som forurensningsmyndighet skilles fra selvkosttjenestene vann, avløp og
renovasjon, og rollen som reguleringsmyndighet skilles fra selvkosttjenester innen bygg, kart og
oppmåling. Når fordeling av andel stilling er definert i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen, vil
selvkosttjenestene framstå som ”rene” i det eksterne regnskapet.
En annen form for kryssubsidiering kan oppstå i skillet mellom håndtering av likeartede tjenester
hvor selvkostprinsippet bare gjelder for deler av tjenesten. Et eksempel her er innsamling og
håndtering av avfall, der husholdingsavfallet er omfattet av selvkost, mens næringsavfallet ikke er
det. Kommunen/selskapet må da etablere systemer for å skille disse tjenestene kalkylemessig fra
hverandre. I dette ligger det også et krav om at de faste kostnadene må fordeles på de ulike
tjenestene.
14
Med kryssubsidiering menes normalt at en konkurranseutsatt del av en virksomhet får økonomiske fordeler
fra offentlige midler, og som er i strid med regler om offentlig støtte. Kryssubsidiering brukes i dette kapitlet
også om uriktig henføring av kostnader fra en tjeneste til en gebyrfinansiert selvkosttjeneste.
44
100
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Et tredje eksempel på mulig kryssubsidiering er hvordan et interkommunalt selskaps resultat på
selvkostområdene skal fordeles på eierkommuner når det er forskjellig kostnadsstruktur i de ulike
kommunene som er med i samarbeidet. Selvkost skal gjelde for ”kommunens kostnader”, etter en
faglig skjønnsmessig vurdering fra selskapet. Eksempelvis må kostnader ved renovasjon i regi av et
interkommunalt selskap eller kostnadene ved en privat aktør kunne splittes for hver kommune som
betjenes. Er kostnadene ved renovasjon i én kommune høyere per abonnent enn i en annen
kommune, og det ikke eksisterer faglige grunner for kostnadsutjevning, skal ikke abonnentene
betale samme pris. Likevel er det ikke hensikten at ulike transportavstander fra kommunene til
behandlingsanlegg nødvendigvis skal separeres. Avstandsforskjellene kan skyldes at en lokalitet var
miljømessig gunstigere, mer kostnadseffektiv, utgjorde et bedre tilbud enn en annen eller ble valgt
som følge av en anbudskonkurranse. Den samme vurderingen kan gjøres når det gjelder
drikkevannsforsyning og ledningsnett.
45
101
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Det er også anledning til å se investeringer som gjøres på ulike tidspunkt i sammenheng. Dersom det
er lagt en investeringsplan som samlet vil komme samtlige kommuner tilnærmelsesvis likt til gode,
kan det være rimelig å utligne de samlede kapitalkostnadene på samtlige kommuner. Dette vil også
gjelde om den første delen av investeringen bare kommer enkelte kommuner til nytte, såfremt de
øvrige kommunene får tilsvarende nytte av investeringer som gjøres på et senere tidspunkt. Det
avgjørende for kostnadsfordelingen mellom eierkommunene er at fordelingen ikke framstår som at
enkelte kommuner over tid blir subsidiert på bekostning av de øvrige.
Et fjerde eksempel er dersom flere selskaper (datterselskaper) inngår i et konsern (med morselskap),
og konsernet avgir selvkostdata til kommunen(e) eller selv er ansvarlig for å sette opp
selvkostkalkyle. Da skal prisen for de tjenestene som datterselskaper gir bygge på
armlengdeprinsippet 15. Er tjenesten tilbudt i konkurranse med andre, er anbudspris lik kjøpspris, jf.
kapittel 8.1. Dersom en tjeneste utføres ved enerett eller i egenregi av kommunenes selskaper, skal
kostpris legges til grunn. Utgjør omsetningen internt (mellom døtre og/eller mor) som vedrører
selvkosttjenesten over 80 % av samlet omsetning, må datterselskapet(ene) selv dokumentere
kostnadene som inngår i kalkyleberegningen, også om tjenesten har vært utsatt for konkurranse.
15
Prinsippet om at kommersielt og finansielt samkvem mellom nærstående foretak skal være inngått på
samme vilkår som om transaksjonen var inngått mellom uavhengige foretak under sammenlignbare forhold og
omstendigheter.
46
102
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
9. Tilgjengelighet, dokumentasjon og åpenhet om
selvkostberegningene
Generelt er det i offentlig forvaltning et krav om saksbehandling, vedtak og møtebok16. Saker
behandlet i folkevalgte organer er i utgangspunktet offentlige, og dokumentasjon fra
saksbehandlingen og vedtak kan gi god informasjon om gebyrberegninger og gebyrvedtak/-regulativ.
Brukerbetaling av tjenester kan kun kreves når det foreligger hjemmel for det (legalitetsprinsippet).
For å kunne dokumentere at gebyrtjenesten holdes innenfor de rettslige rammer til økonomisk
dekning, må det dokumenteres hvordan selvkost er beregnet. Det må framlegges en etterkalkyle
som viser inntekter, kostnader og resultater. Informasjon om dette gis i forbindelse med
kommunenes årsregnskap, hvor det i henhold til god kommunal regnskapsskikk bør vises
”beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester der kommunen fastsetter betalingen etter lov og
forskrift, herunder resultatet av selvkostberegningen, gjerne over flere år.”
I tilfeller hvor det hevdes at kommunens gebyrsatser ikke er fastsatt i henhold til selvkostprinsippet,
vil innbyggere kunne be kommunen dokumentere at selvkostprinsippet er ivaretatt, f.eks. ved å
fremlegge for- og etterkalkyler av grunnlaget for sine gebyrsatser. Det vises her til Høyesteretts dom
gjengitt i Rt. 2004 side 1603 (saken gjaldt byggesaksgebyrene spesielt).
Selvkostkalkylene med tilhørende grunnlagsdata gir grunnlag for kommunale avgifter som
inntektsføres i kommuneregnskapet, samt selvkostnoten. Bokføringsloven gjelder for
regnskapsinformasjon i kommuneregnskapet, jf. regnskapsforskriften § 2. Etter bokføringsloven §
13.2 er aktuell oppbevaringstid 10 år (primærdokumentasjon) eller 3 ½ år
(sekundærdokumentasjon). Hele beregningsgrunnlaget, det vil si grunnlagsdata, selvkostkalkylen og
etterkalkylen bør kunne dokumenteres i 10 år. Oppbevaringen må foretas på en ordnet måte og
være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Fordelen med oppbevaringsperiode i 10
år er at kommunen vil kunne ha historikk for samme periode som det er oppbevaringsplikt for
regnskapsdata, og dette vil gi bedre sikkerhet for at dokumentasjonen oppbevares lenge nok. Det
kan være nyttig om det er behov for å gå tilbake i tid ved eventuelle undersøkelser av feil i selvkost.
Generelt er brukerne av tjenestene opptatt av gebyrnivået i sin kommune, og foretar ofte
sammenligning mot andre kommuner. Gjennom KOSTRA/SSBs database er slik informasjon og
sammenligningsmulighet lett tilgjengelig. Også offentleglova gir brukere og innbyggere vid adgang til
dokumenter og opplysninger som ikke er taushetsbelagt. Selv om det er adgang til å gjøre unntak fra
innsyn, vil det ofte være grunn til å utvise merinnsyn etter offentleglova § 11. Innhold i og resultat av
selvkostberegninger vil derfor kunne være offentlig tilgjengelig på forespørsel.
Kommuner og selskaper har egne hjemmesider for å gi publikum informasjon og service. Det er
naturlig at også informasjon om selvkost gjøres enkelt tilgjengelig på hjemmesiden, jf.
kommuneloven § 4. Dette kan være:
16
Se kommuneloven kapittel 6 Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer
47
103
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
• Hvilke tjenester som helt eller delvis er gebyrfinansiert, herunder et vedtatt nivå for
gebyrdekning der det ikke skal være 100 % kostnadsdekning. Det bør også være lenke til
saksframlegg og vedtak om gebyrene (gebyrregulativet).
• Henvisning til saksdokumenter knyttet til behandlingen av gebyrer.
• Hvordan tjenestene er organisert, dvs. i egen regi/kommunalt foretak, interkommunalt
samarbeid/selskap, i aksjeselskap, eller former for samhandling mellom kommunen og
andre.
• Etterkalkylene, herunder sammensetning av inntekter, kostnader og resultater, samt
anvendelse av resultatene. Eventuelle fordelinger mellom eierkommuner bør også framgå,
herunder anvendte fordelingsnøkler.
• Redegjørelse for vesentlige poster i etterkalkylen, herunder hendelser eller forhold som har
betydning for å vurdere årets resultater og sammenligningen mot tidligere år.
Der tjenesten er ivaretatt helt i et selskaps regi, bør kommunen f.eks. ha lenke til selskapets
hjemmeside for å få eventuelle tilleggsopplysninger som kommunen selv ikke besitter.
Ved presentasjon av selvkostresultatene på hjemmesiden, bør det gis et kvalitetsstempel ved å
henvise til at regnskapet med noter er revidert, herunder selvkosttjenestene, og i den anledning vise
til behandlingen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning, gjerne med lenke til sakene.
Dette betyr at informasjon om sist avlagte selvkostkalkyler først vil skje etter at regnskapet er
revidert.
48
104
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Vedlegg
Skisser til selvkostkalkyle
Tabell 1
Inntekter kjerneprodukt
Artsgruppe
6
Gebyrområde
Funksjon
Tekst
Gebyrinntekter
Tilknytningsgebyr
7
Øvrige salgsinntekter
8
Driftsinntekter
Overføringer
ekskl.
Overføringer uten
med krav til
krav til motytelse finansposter
motytelse
…
…
…
…
SUM
Tabell 2
Direkte kostnader
Artsgruppe
Gebyrområde
0
Funksjon
Tekst
1
Lønn og
sosiale
utgifter
2
3
4
Kjøp av varer og tjenester
Kjøp av
Overføringer
som inngår i
tjenester
komm.tjenesteprod.
Sum direkte
kostnader
ekskl.
finansposter
SUM
Tabell 3
Indirekte kostnader
GEBYROMRÅDE
Artsgruppe
0
TjenesteFordelingsnøkkel
Tjenestetekst
nummer
(tekst)
Lønn og
sosiale
utgifter
1
2
3
4
Kjøp av varer og
Kjøp av
Overtjenester som inngår i
tjenester føringer
komm.tjenesteprod.
Inntekter
Sum nettokostnad pr
tjeneste
Andel for
belastning
kjerneprodukt
Sum
andel
kostnad
SUM
Tabell 3.1
Ansvarssted
Beregning av fordelingsnøkler
Fordelingsnøkkel (tekst)
Andel
gebyrområde
Antall enheter
totalt
Fordelingsnøkkel
49
105
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Tabell 4
Beregning av avskrivninger og kalkulatorisk rentekostnad for
kjerneproduktet
Anleggsmiddel
Nr
Beregning av avskrivningsgrunnlaget og grunnlag for beregning av kalk. rentekostnad
Tekst
Anskaffelseskost
Anleggsbidrag
Avskrivningsgrunnlag
Tomteutgift
Beregningsgrunnlag kalk.
rentekostnad
1
2
3
4
…
…
AVLØP
Levetid og bruttokostnad
Investeringer
Anleggsmiddel
ÅR
Nr
Tekst
Levetid
Avskrivnings- Beregningsgrunnlag
grunnlag
kalk. rentekostnad
Årets beregninger
Tidl.
Avskrevet
Årets
avskrivninger/
nedskrivninger
Salg /
utrangering
Restverdi UB
Kalk.
rentekostnad
1
2
3
4
…
…
…
…
Avskrivningskostnad beregnes ved å multiplisere netto anleggskost (historisk kost fratrukket
tomteutgift og anleggsbidrag) med avskrivningssatsen.
Kalkulatorisk rente beregnes ved å multiplisere netto gjennomsnittlig anleggskost med fastsatt
kalkylerente.
Tabell 5
Sum beregnet rente på selvkostfondet tillegges utgående balanse, og inngår i sum
selvkostfond ved årets slutt
Regnskapsår Gebyrområde
Inngående
balanse
Selvkostresultat
Utgående
balanse
Kalkylerente
Kalkulert
renteavsetning
selvkostfond
Utgående
balanse inkl.
renteavsetning
50
106
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Tabell 6
Eksempel på selvkostkalkyle
SELVKOSTKALKYLE
Avløp
Fra tabell 2
A. Direkte driftsutgifter
A2. Herav kapitalutgifter hos ekstern produsent
Legges rett inn i
kalkylen
B. Henførbare indirekte driftsutgifter
C. Kalkulatoriske rentekostnader
D. Kalkulatoriske avskrivninger
E. Andre inntekter og kostnader
Fra tabell 3
F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E)
Fra tabell 5
Fra tabell 4
G. Gebyrinntekter
H. Årets finansielle resultat (G-F)
I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd
J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd
K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J)
L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret
M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller fremføring av underskudd
N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret (L+M+I-J)
Nøkkeltall:
O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100
P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100
Tabell 7
Spesifisering av posten ”andre inntekter og kostnader” i selvkostkalkylen
Korrigering av tidligere års feil i kalkyle
Gevinst/tap ved salg av anleggsmiddel
Andre inntekter og kostnader
51
107
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Tabell 8
Eksempel på fremstilling i note
SELVKOSTKALKYLE
Vann
Avløp
Renovasjon
…
SUM
A. Direkte driftsutgifter
A2. Herav kapitalutgifter hos ekstern produsent
B. Henførbare indirekte driftsutgifter
C. Kalkulatoriske rentekostnader
D. Kalkulatoriske avskrivninger
E. Andre inntekter
F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E)
G. Gebyrinntekter
H. Årets finansielle resultat (G-F)
I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd
J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd
K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J)
L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret
M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller
fremføring av underskudd
N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret (L+M+I-J)
Nøkkeltall:
O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100
P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100
Tabell 8.1
Noteopplysning som viser utviklingen i selvkostresultatet for flere gebyrområder
over en tidsperiode på 5 år
Tall i 1000 kroner
Utvikling i selvkostresultatet
Over- (+) /
Over- (+) /
Over- (+) /
Over- (+) /
Over- (+) /
underskudd (-) underskudd (-) underskudd (-) underskudd (-) underskudd (-)
t+5
t+4
t+3
t+2
t+1
Vann
Avløp
Renovasjon
Feiing
Byggesak
52
108
HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER
Tabell 8.2
Noteopplysning som viser fondsutvikling for flere gebyrområder over en
tidsperiode på 5 år
Tall i 1000 kroner
Utgående balanse i fond
Positiv (+) /
Positiv (+) /
Positiv (+) /
Positiv (+) /
Positiv (+) /
negativ (-)
negativ (-)
negativ (-)
negativ (-)
negativ (-)
t+5
t+4
t+3
t+2
t+1
Vann
Avløp
Renovasjon
Feiing
Byggesak
53
109
Høringsbrev - regjeringen.no
Page 1 of 2
Du er her: regjeringen.no / Kommunal- og regionaldepart... / Dokumenter / Høringer / 2013 / Høringsbrev
Høring - nye retningslinjer for beregning av selvkost for
kommunale betalingstjenester
Høringsbrev, 27.02.2013
Kommunal- og regionaldepartementet sender med dette på høring forslag til nye retningslinjer for beregning av
selvkost på kommunale betalingstjenester, jf. vedlagte utkast. Det vil bli tatt endelig stilling til forslagene i
etterkant av høringsrunden.
Frist for innsending av uttalelser til høringsnotatet er satt til 20. mai 2013.
Høringssvar kan sendes [email protected] eller til Kommunal- og regionaldepartementet, Postboks 8129
Dep, 0032 Oslo, merket sak 12/2394.
Det gjøres oppmerksom på at også andre enn de som står på høringslisten, kan avgi uttalelse. Alle
høringssvarene blir lagt ut på departementets nettsider.
Høringsnotatet er publisert på departementets nettsider.
Høringsutkastet til nye retningslinjer
Formålet med retningslinjene er å bidra til en god og ensartet praksis for beregning av selvkost på de
tjenesteområdene der selvkost skal være grunnlaget eller den øvre ramme for brukerbetalingene fra
innbyggerne. Retningslinjene er normgivende, mens selvkostprinsippets nærmere innhold på de ulike sektorer
beror på hva som er nedfelt i lov og forskrift på de ulike tjenesteområder kommunene har ansvaret for.
Retningslinjene har ikke rettslig status som lov eller forskrift, og er ikke juridisk bindende som sådan.
Retningslinjene vil imidlertid slik Kommunal- og regionaldepartementet ser det, kunne være et sentralt moment i
vurderingen av hvilke kostnader en kommune etter de ulike særlovene kan kreve dekket gjennom brukerbetaling
fra innbyggerne.
Retningslinjene inneholder en beskrivelse både av det teoretiske grunnlaget for å beregne selvkost, illustrert med
oppsett og eksempler, og hvordan selvkostprinsippet praktiseres. Det siste punktet omfatter bl.a. hvordan
overskudd og underskudd kan framføres innenfor en avgrenset periode, hvordan selvkost i interkommunale
samarbeid skal fordeles på deltakerkommunene m.m. Retningslinjene ble sist revidert i 2003.
Som en del av arbeidet med å revidere retningslinjene fikk BDO AS og Telemarksforsking i oppdrag å levere et
utkast til Kommunal- og regionaldepartementet. Innspillet er lagt ut på departementets nettsider. Departementet
har gjennomgått forslaget fra BDO og Telemarksforsking og gjort noen justeringer og suppleringer.
I denne oppdateringen har både det teoretiske fundamentet og de praktiske løsningene blitt gjennomgått.
Høringsutkastet er mer konkret på de teoretiske løsningene og mer utdypende på praktiske spørsmål,
sammenlignet med gjeldende retningslinjer. Innledningsvis gis det en omtale av historikken og hovedprinsippene
som ligger til grunn for retningslinjene og selvkostberegningene, samt i hvilken grad retningslinjene kan anses å
være bindende. Retningslinjene går så inn på de ulike kostnadskomponentene i kalkylen og hvordan selvkost skal
beregnes, med eksempler på utforming av selvkostkalkylene. Utkastet har også innarbeidet flere av uttalelsene
som Kommunal- og regionaldepartementet, som forvalter retningslinjene, og Miljøverndepartementet, som
forvalter regelverket på de sentrale selvkostområdene vann, avløp og renovasjon, har gitt rundt lovverket og
selvkostberegningene siden forrige revisjon. Blant annet har høringsutkastet en fyldigere omtale av ulike
organisasjonsformer og interkommunale samarbeid og hvordan selvkost for den enkelte kommune skal beregnes
i slike tilfeller. Avslutningsvis er det tatt inn en bolk om tilgjengelighet og åpenhet rundt kommunens
selvkostberegninger og plikten til å kunne dokumentere beregningene.
Av problemstillinger som tas opp i høringsutkastet, gjør vi høringsinstansene særlig oppmerksomme på følgende
punkter:
110
http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2013/horing---nye-r... 09.04.2013
Høringsbrev - regjeringen.no
Page 2 of 2
• Kalkylerenten
Kalkylerenten skal kompensere kommunen for kapitalen som er bundet opp i investeringene på
selvkosttjenestene, uavhengig av hvordan investeringene er finansiert. Dagens kalkylerente er satt til
effektiv rente på statsobligasjoner med tre års gjenværende løpetid, tillagt 1 prosentpoeng. I høringsutkastet
er det foreslått at kalkylerenten i stedet kobles til rentene i pengemarkedet, for i større grad å ta
utgangspunkt i det finansmarkedet som kommuner og selskaper som berøres av retningslinjene faktisk står
overfor. Hensynet til et stabilt gebyrnivå tilsier etter departementets vurdering at det bør legges et relativt
langsiktig rentebegrep til grunn. Departementet foreslår på bakgrunn av dette at kalkylerenten endres til 3årig swaprente tillagt ½ prosentpoeng.
• Praktiseringen av selvkostprinsippet – framføring av overskudd og underskudd
Gjeldende retningslinjer legger til grunn at selvkost må ses under ett innenfor en avgrenset periode.
Begrunnelsen er at dagens innbyggere verken skal subsidere eller bli subsidiert av framtidige innbyggere,
men at gebyrene som den enkelte betaler i året, så langt som mulig skal reflektere kommunens årskostnad
ved å levere tjenesten til denne innbyggeren (generasjonsprinsippet). I høringsutkastet viderføres dette
prinsippet, men det er tydeliggjort hva som ligger i dette. Det sies nå at et underskudd eller overskudd i år t
bør være tilbakeført i år t+5. I teorien kan da en kommune ha overskudd på selvkostområdet i fem
påfølgende år, men da må dette etterfølges av fem år med tilsvarende underskudd. Dette innebærer at
kommuner som foretar store investeringer,vil ha flere år til å gjennomføre opptrappingen av gebyrene.
• Plikt til å dokumentere selvkostberegningene
Det finnes få direkte hjemler til dokumentasjonsplikt og dokumentasjonsomfang, men ved at selvkost er
lovfestet for de ulike tjenestene, foreligger det et indirekte krav til at kommunene må kunne dokumentere
selvkostberegningene sine. Grunnlaget for selvkostkalkylene (for- og etterkalkyle) og selve kalkylene bør
dokumenteres blant annet til bruk i klagesaker, til å undersøke feil i kalkylene og for å vise at
selvkostgebyrene ikke overstiger selvkost både i nåtid og i ettertid. I retningslinjene er det anbefalt en
oppbevaringstid på minimum ti år, dvs. samme som for regnskapsopplysninger.
• Kommunens eller selskapets eget regnskap er utgangspunktet
Retningslinjene identifiserer hvilke kostnader kommunen kan dekke gjennom gebyrene fra innbyggerne.
Innenfor samme selvkosttjeneste vil forskjellige enheter føre regnskap etter ulike prinsipper, avhengig av
hvordan kommunen har organisert selvkosttjenestene. Kommunen følger kommunelovens prinsipper, mens
enkelte interkommunale selskaper vil føre regnskap etter regnskapslovens prinsipper. Dette vil gi noe ulik
periodisering av utgiftene/kostnadene, bl.a. for anleggmidlene som følge av at ulike avskrivningstider vil
benyttes. Høringsutkastet legger opp til at den enkelte enhets (kommunens/IKS-ets) regnskap kan legges til
grunn for selvkostberegningene.
Med hilsen
Thor Bernstrøm (e.f.)
avdelingsdirektør
Even Vaboen
seniorrådgiver
111
http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2013/horing---nye-r... 09.04.2013
Referatsaker
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Saksnr
015/13
Eva J. Bekkavik
033, &17
13/52-2
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering.
Vedlegg
Melding om politisk vedtak sak 18 og 19 - Kommunestyrets møte
21.03.2013
Kontrollrapport 2012
Pressemelding fra Riksrevisjonen
Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet
KOFA Nyhetsbrev-1-2013
Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i i Trondheim
og Klæbu kommuner 2012
Saksutredning
Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker:
1. Melding om politisk sak, kommunestyrets sak 18 Kontrollutvalgets årsmelding 2012
og sak 19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats.
2. Kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Klæbu kommune 2012.
3. Mange kommuner har svak styring og kontroll med tjenester som er viktige for
brukerne, pressemelding fra Riksrevisjonen 19.02.2013.
4. Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan
etterlever kommunene statlige føringer? En ny utredning skal gi svar på
effektene av den statlige styringen av kommunene.
5. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har startet opp med kvartalsvise
nyhetsbrev til sine abonnenter. Nyhetsbrevet vil også bli lagt ut på www.kofa.no
6. Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i i Trondheim og Klæbu
kommuner 2012.
Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som
referatsaker.
112
Melding om politisk vedtak – Klæbu kommunestyre
Kommunestyrets møte 21.03.2013
18/13 Kontrollutvalgets årsmelding 2012
Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering.
Behandling
Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt.
Kommunestyrets vedtak
Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering.
113
Melding om politisk vedtak – Klæbu kommunestyre
Kommunestyrets møte 21.03.2013
19/13 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats
Kontrollutvalgets innstilling
1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Tilpasset opplæring og tidlig innsats” til
etterretning.
2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2.
­ Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I
denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til
tilpasset opplæring og tidlig innsats.
­ Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i
regning
3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets
brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune.
4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan
anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013.
Behandling
Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt Norge IKS orienterte.
Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt.
Kommunestyrets vedtak
1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Tilpasset opplæring og tidlig innsats” til
etterretning.
2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2.
Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I
denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til
tilpasset opplæring og tidlig innsats.
Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i
regning
3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets
brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune.
4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan
anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013.
114
115
116
117
118
Pressemelding fra Riksrevisjonen
Mange kommunar har svak styring og kontroll med tenester som er viktige for
brukarane
Publisert: 19.02.2013 12:30
Over halvparten av kommunestyra får ikkje rapportering om tenestekvalitet på
viktige område. - Det er behov for større bevisstheit om det ansvaret
kommunestyra har for styring og kontroll med tenestekvalitet, seier riksrevisor
Jørgen Kosmo.
Kommunestorleik og statleg sektorstyring påverkar i kva grad kommunestyra får
rapportering om tenestekvalitet. Kommunestyra får mindre rapportering om
tenestekvalitet i heimetenesta og avløpstenesta enn dei får om grunnskolen, kor
staten har satt krav om rapportering til kommunestyret.
- Når kommunane har fått ansvaret for viktige tenester, er det vesentleg at
kommunestyret får tilstrekkeleg informasjon om kvaliteten på desse tenestene.
Kommunane må sjølv, ut frå lokale behov, velje kor detaljert det skal rapporterast
frå tenestene, seier riksrevisor Jørgen Kosmo.
Manglande styringsinformasjon kan føre til at kommunestyret ikkje har eit godt nok
grunnlag til å gjere nødvendige endringar og prioriteringar. Dette aukar risikoen for
eit dårleg tenestetilbod for innbyggarane og at tenestene ikkje får den kvaliteten
Stortinget har lagt til grunn på viktige område.
Kommunal- og regionaldepartementet har i liten grad innhenta informasjon eller
rettleidd om bruken av lovpålagde styringsdokument - blant anna årsbudsjett og
årsrapport - i kommunane. Desse dokumenta skal sikre relevant informasjon om
målsetjingane for og resultata av verksemda til kommunen. Departementet bør
setje i verk tiltak som kan medverke til at kommunestyra får nødvendig
styringsinformasjon på viktige område. Departementet bør særleg tilpasse tiltaka
til behova og utfordringane i små og mellomstore kommunar.
Statsråden er einig med Riksrevisjonen at mange administrasjonssjefar har svak
internkontroll med kvaliteten i tenestene og at kommunane i liten grad utnyttar
moglegheitene til kontroll med tenestekvalitet som ligg i forvaltningsrevisjon.
Statsråden hevdar at manglande rapportering til kommunestyret ikkje utan vidare
gir grunnlag for ein konklusjon om manglande styring og kontroll eller eit dårleg
tenestetilbod.
Riksrevisjonen meiner at det er nødvendig at kommunestyret, uavhengig av korleis
det vel å styre, får tilstrekkeleg informasjon om tilstanden i tenestene lokalt for å
kunne vareta sitt ansvar. Tilstrekkeleg informasjon til kommunestyret er nødvendig
av omsyn til lokaldemokratiet, overordna nasjonale interesser og for å utnytte
ressursar optimalt.
119
Fornyings-, Administrasjons- og Kirkedepartementet
Pressemelding, 15.02.2013
Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet
Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever
kommunene statlige føringer? En ny utredning skal gi svar på effektene av den statlige
styringen av kommunene.
- Statlige etater har ansvar for å gjennomføre regjeringens politikk og legger føringer for kommunenes
oppgaveløsning. Vi trenger økt kunnskap om styringskultur og virkemiddelbruk i ulike sektorer og om
hvordan kommunene etterlever statlige føringer. Det er viktig å finne en god balanse mellom kommunal
handlefrihet og statens styringsbehov, sier fornyings- og administrasjonsminister Rigmor Aasrud.
- Et levende lokaldemokrati er grunnsteinen i folkestyret. Direktoratene har mye aktivitet rettet mot
kommunene, men vi vet for lite om hvordan direktoratenes oppgaveløsning påvirker den kommunale
handlefriheten. Dette er derfor en nyttig og nødvendig gjennomgang, sier kommunalminister Liv Signe
Navarsete. Kommunalministeren understreker også at det er viktig å få fram et godt grunnlag for å
oppnå god gjensidig kunnskap og samhandling mellom direktoratene og kommunene
Undersøkelsen vil rette seg spesielt mot direktoratene som har særlig mye kontakt med kommunene,
blant annet innenfor utdanning, barnevern, helse og miljø. Også kommunesektorens organisasjon KS og
fylkesmannsembetene vil bli trukket inn i arbeidet.
Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har hovedansvar for gjennomføringen. Den første delrapporten
fra Difi skal foreligge før sommeren. På bakgrunn av undersøkelsen vil regjeringen vurdere om det er
behov for å endre styringsformen. Gjennomgangen skal etter planen være ferdigstilt i løpet av 2013.
Arbeidet vil bli ledet i fellesskap av FAD og KRD.
120
Nyhetsbrev nr. 1 2013
Nyhetsbrev fra KOFA
Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har startet opp
med kvartalsvise nyhetsbrev l våre abonnenter.
Nyhetsbrevet vil også bli lagt ut på www.kofa.no.
Hensikten med nyhetsbrevet er å informere om vik ge
avgjørelser som er avsagt i Kofa de tre siste månedene. Det
har kommet lbakemeldinger på at de vik ge og prinsipielle
avgjørelsene «drukner» blant alle de avgjørelsene som blir publisert på www.kofa.no. Vi ønsker å trekke frem noen avgjørelser vi mener det er vik g at oppdragsgivere, leverandører,
advokater og andre blir særskilt oppmerksomme på. Vi kommer
også l å informere om andre forhold som kan være av interesse for omverdenen.
Vi tar gjerne innspill på innholdet i nyhetsbrevet på
postmo [email protected]
Anneline Vingsgård, sekretariatsleder i Kofa.
Flere kommuner ble ilagt gebyrer for ulovlige
direkte anskaffelser
Klagenemnda har så langt i år ilagt gebyr for ulovlig direkte
anskaffelse i fire saker. Felles for sakene er at Norges Miljøvernforbund har brakt inn sakene l klagenemnda.
I sak 2011/229 ble Frøya kommune ilagt et gebyr på
100 000 kroner for ulovlig direkte anskaffelse av vaskeritjenester. Bakgrunnen for saken var at Frøya kommune i 2001 inngikk
en avtale om vaskeritjenester. Avtalen ble videreført i 2004,
uten at kontrakten ble kunngjort. Siden varigheten ikke kunne
begrunnes forretningsmessig fant klagenemnda at manglende
oppsigelse av avtalen representerte en ulovlig direkte anskaffelse.
Frøya kommune var også innklaget i sak 2011/230. Kommunen
hadde inngå seks avtaler om leasing av biler. Slike avtaler
anses som varekontrakter i forskri en. Selv om ingen av
leasing-avtalene isolert se oversteg den nasjonale terskelverdien på kroner 500 000, var fem av bilene av samme merke
og modell, og må e derfor ses som varekontrakter av samme
type i relasjon l beregningsreglene. Heller ikke for den siste
bilen var det opplyst noe som skulle lsi at denne ikke var av
samme type som de øvrige bilene. Verdien av kommunens
bilkjøp over en tolvmånedersperiode utgjorde i overkant av
1 400 000 kroner. Frøya ble ilagt et gebyr på 150 000 kroner for
den ulovlige direkte anskaffelsen.
I sakene 2011/253 og 2011/256 var Skodje og Rauma kommune
innklaget. Sakene gjaldt brøytetjenester, og kommunene hadde
kjøpt tjenestene på samme måte. I stedet for å kunngjøre en
konkurranse i Doffin-databasen hadde kommunene annonsert
behovet for brøytetjenester i lokalavisen.
Også disse sakene aktualiserte spørsmål om beregningsreglenes betydning. For flere av kontraktene oversteg ikke
kontraktssummen 500 000. Kommunene mente at kontraktene må e ses hver for seg, da grunnen l oppdelingen var
prak ske, geografiske og klima ske årsaker. Kommunene
argumenterte også for at dersom hele vintervedlikeholdet
må e kunngjøres i Doffin-databasen vil de e i praksis føre l at
mindre leverandører ble utelukket fra å u øre tjenesten.
Klagenemnda mente at selv om enkelte slike momenter e er
omstendighetene kan ha betydning, kunne de i foreliggende
sak ikke re erdiggjøre en oppdeling av kontraktene. Systemet
i forskri en er at oppdragsgivere fri kan gi leverandører adgang l å innlevere del lbud på definerte oppdrag, og ldele
kontrakt l det beste lbudet innenfor hvert oppdrag.
Beregningsreglene innebærer ikke et forbud mot oppdeling av
kontrakter, men en plikt l kunngjøring.
Les mer på neste side
121
1
Nyhetsbrev nr. 1 2013
Det var derfor ikke rik g at kunngjøring utelukket mindre
leverandører. Kommunene hadde også argumentert med at
det var vanskelig å finne interesserte leverandører, men der er
systemet i forskri en at oppdragsgiver kan unnlate kunngjøring
dersom det e er en forutgående konkurranse ikke foreligger
egnede lbud.
Klagenemnda fant derfor at kontraktene må e ses i
sammenheng ved beregningen av anskaffelsens verdi. Rauma kommune ble ilagt et gebyr på 370 000 kroner, og Skodje
kommune ble ilagt et gebyr på 250 000 kroner.
Ny sak om enere i avfallssektoren
Hovedregelen er at kontrakter over 500 000 skal ldeles etter kunngjøring og gjennomføring av en anskaffelsesprosess
i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Det
foreligger imidler d et unntak fra denne regelen i de lfeller
kontrakten blir ldelt l en annen offentlig oppdragsgiver
med hjemmel i en enere organet har. Klagenemnda har
dligere ta s lling l spørsmålet om ldeling av kontrakt for
behandling av husholdningsavfall med hjemmel i en enere ,
i sakene 2008/7, 2008/8, 2008/77 og 2011/126.
Nyeste sak(er) om enere ble behandlet av klagenemnda
i februar 2013. Kommunene Bergen, Askøy, Os, Osterøy,
Sund, Vaksdal, Fusa, Samnanger og Kvam, samt selskapene
BIR AS og BIR Privat AS var innklaget. Klagenemnda kom l at
unntaket for ene-re kunne beny es ved ldeling av kontrakt
for behandling av husholdningsavfall l BIR Avfallsenergi AS.
Saken gjaldt anskaffelse av behandling av husholdningsavfall fra BIR l BIR Avfallsenergi AS i perioden e er åpning av
forbrenningslinje 2 i 2010. Problems llingen var om BIR Avfalls-energi AS, som er et da erselskap av BIR AS, lovlig kunne
ldeles kontrakt med hjemmel i en enere
l behandling av
husholdningsavfall, jf. unntaket i forskri ens § 1-3 (2) h, eller
om det forelå ulovlig direkte anskaffelse. ESA hadde valgt å
avslu e en lsvarende sak om ldeling av enere for
innsamling og behandling av husholdningsavfall - sak 68457.
Bakgrunnen for ESA-saken var en klage på en gjennomgående
norsk praksis for ldeling av enere
l innsamling og
behandling av husholdningsavfall, med henvisning l 14 lfeller
av ldelt enere , herunder også ldeling av enere
l BIRkonsernet. På bakgrunn av det fak ske grunnlaget i saken tok
ESA kun konkret s lling l ldeling av enere l Ecopro AS og
Returkra AS. ESA la l grunn at enere var lovlig ldelt.
Klagenemnda fant at BIR Privat AS var ldelt enere
l å
håndtere kommunenes husholdningsavfall, herunder også
behandling, gjennom BIR-forskri en av 2006. Tildelingen av
enere
l BIR Privat AS var gi i samsvar med forurensningsloven og i medhold av forskri , og BIR Privat AS må klart anses
som et offentligre slig organ.
2
122
BIR Privat AS hadde delegert enere en l behandling av
husholdningsavfall videre l BIR Avfallsenergi AS ved kontrakt
om behandling av husholdningsavfall.
I ESA sak 68457 ble det i lagt l grunn at en lsvarende
kontraktsmessig delegering er i samsvar med direk vet, og
det ble vist l at delegering må e anses for å være basert på
forurensningsloven § 83 og administra ve beslutninger på
kommunalt nivå. Klagenemnda var enig i ESAs forståelse av
adgangen l å delegere en ldelt enere , og fant at fremgangsmåten ved delegering av enere
l BIR Avfallsenergi AS
var i samsvar med forskri en § 1-3 (2) bokstav h.
Den sentrale problems llingen i saken var hvorvidt BIR
Avfallsenergi AS må e anses som en offentlig oppdragsgiver, herunder om selskapet “tjener allmennhetens behov, og
ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter”, jf. forskri en § 1-2. Sentrale momenter som er trukket frem i EUdom-stolens praksis er; be ngelsene for virksomhetens
ak viteter, herunder konkurransesituasjonen og om virksomheten utøver sin ak vitet på normale markedsvilkår, om
enheten har som formål å skape inntjening, kommersiell risiko
og forholdene ved s elsen av virksomheten, jf. Korhonen
premiss (59), som er lagt l grunn i klagenemndas saker
2011/126 premiss (32) og 2011/149 (33).
BIR Avfallsenergi AS behandlet også innsamlet næringsavfall fra
kommunene på kommersielle vilkår. E er at kapasiteten ved
forbrenningsanlegget ble økt med forbrenningslinje 2, utgjorde
behandling av næringsavfall omlag halvparten av selskapets
virksomhet.
Nyhetsbrev nr. 1 2013
Klagenemnda la l grunn at det følger av praksis fra EU-domstolen at et selskap også kan ha kommersielle ak viteter,
så fremt virksomheten fortse er å tjene allmennhetens behov,
jf. Mannesmann i premiss (25), som også ble lagt l grunn
i Arnhem (55)-(58). Klagenemnda fant at BIR Avfallsenergi AS
ivaretar allmenhetens behov forbehandling av husholdningsavfall. Behandling av husholdningsavfall har første prioritet,
og næringsavfall ble kun behandlet ved overskuddskapasitet. Tjenesten u øres l selvkost og finansieres i sin helhet
gjennom renovasjonsgebyret. Klagenemnda la på denne
bakgrunn l grunn at BIR Avfallsenergi AS er en offentlig
oppdragsgiver som definert i forskri en § 1-2 (2).
Den neste problems llingen var om ldelingen av enere
l
BIR Avfallsenergi AS for behandling av husholdningsavfall var
forenlig med EØS-avtalen, jf. forskri en § 1-3 (2) bokstav h,
jf. EØS-avtalen ar kkel 59 (1) og (2).
Klagenemnda har dligere lagt l grunn at ldelingen av
enere må være begrunnet i det allmenne tvingende
hensynet, egnet l å ivareta de e hensynet, samt at hensynet
ikke vil kunne ivaretas med mindre inngripende midler.
Enere s ldelingen var blant annet begrunnet med miljøhensyn, at det var ønskelig å ha kontroll med u ørelsen av
avfallsbehandlingen, og herunder kunne sikre stabil dri og
lstrekkelig kapasitet.
De innklagede kommunene sto også overfor en situasjon hvor
det var anslå at det ville være et frem dig behov for økt kapasitet l forbrenning av husholdningsavfall. Det var kny et store
investeringer l utbyggingen av forbrenningslinje 2,
og ldeling av enere en l BIR Avfallsenergi AS sikret også
investeringene ved etableringen av forbrenningsanlegget.
At næringskapasitet forbrennes gjør også at forbrennigsanlegget kan drives på den økonomisk mest fordelak ge
måten, og manglende utny else av reservekapasitet ville
e er innklagedes opplysninger gi høyere renovasjonsgebyrer.
På denne bakgrunn fant klagenemnda at innklagede hadde
sannsynliggjort at ldelingen av enere var nødvendig, og ikke
kunne nås med mindre inngripende midler. Enere s ldelingen
ble derfor anse for å være forenlig med EØS-avtalen, og ldelingen var anse for å være i tråd med § 1 - 3(2)h.
BIR Avfallsenergi AS kunne dermed lovlig ldeles kontrakt for
behandling av husholdningsavfall, og det forelå dermed ikke
noen ulovlig direkte anskaffelse på de e grunnlag.
Avvisningsplikt ved grov korrupsjon og
“self-cleaning” ltak
Kofa har avgjort en sak av 4. mars 2013 , sak 2011/206, som
sier noe om hvor strengt en oppdragsgiver må håndheve de
obligatoriske avvisningsreglene når en leverandør er re skra ig dømt for korrupsjon. Saken viser også klagenemndas
vurdering av de “self-cleaning” ltak som valgte leverandør
gjorde for å unngå å bli utestengt fra frem dige konkurranser.
I de e lfellet var ikke de ltak valgte leverandør hadde sa i
verk lstrekkelig.
Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av
innvendig rehabilitering av Selfors skole. Klagenemnda fant at
innklagede hadde bru forskri en § 11-10 (1) bokstav e ved
ikke å avvise valgte leverandør, som følge av at ansa prosjektleder med en eierandel på 25 prosent, dligere var dømt for
grov korrupsjon.
Klagenemnda la l grunn at det må e foretas iden fikasjon
mellom selskapet og prosjektlederen, here er benevnt som
“A”. De e som følge av at A hadde en nøkkelrolle i selskapet, en eierandel på 25 prosent, samt at A hadde sentrale
roller i lkny ede selskaper. Bakgrunnen for at det må foretas iden fikasjon er at det ellers er le å omgå reglene slik at
avvisningsplikt ikke foreligger.
123
Klagenemnda fant at det ikke ville være i strid med kravet l
forholdsmessighet å avvise valgte leverandør. De strukturelle
endringer som var gjort ble i begrenset grad anse for å være
reelle ltak for “self-cleaning”, da ltakene primært fremsto
som formelle ltak for å unngå avvisning, og i liten grad var
re et mot å forhindre frem dig korrupsjon. Videre ble det ikke
anse uforholdsmessig å avvise valgte leverandør som følge
av dsforløpet, herunder to år og tre måneder e er dommen
ble re skra ig og seks år e er handlingene fant sted. De e ble
begrunnet med at A var dømt l fengsel 1 år og tre måneder fengsel for grov korrupsjon. I relasjon l saken må e de e
anses som en alvorlig domfellelse for handlinger som ble begå
i egenskap av As rolle som administrerende direktør et dligere
selskap.
3
Nyhetsbrev nr. 1 2013
Kontrakter reservert for funksjonshemmede
En oppdragsgiver har anledning l å begrense konkurransen l virksomheter hvor flertallet av de berørte ansa e er
funksjonshemmede på visse vilkår. Regelen i forskri ens
§ 3-12 utgjør i så måte en begrensning i det grunnleggende
kravet l konkurranse som regelverket for offentlige
anskaffelser bygger på. Bakgrunnen for en slik regel er
behovet for å få funksjonshemmede i arbeid, og de e
hensynet veier tyngre enn hensynet l konkurranse.
I klagenemndas avgjørelse 4. februar 2013 i sak 2012/87 A2G
Gruppen AS – Statens Vegvesen, fastslo nemnda at “virksomheter” i forskri en § 3-12 sin forstand ikke kan forstås som
“skjermete virksomheter” med det innhold de e begrep har
i forskri 11. desember 2008 nr. 1320 om arbeidsmarkedstjenester. De e innebar at valgte leverandør oppfylte de krav
som s lles l virksomheter som omfa es av forskri ens 3-12.
Saken klagenemnda behandlet i februar gjaldt en åpen
anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for levering
av kjennemerker l kjøretøy hvor Statens vegvesen hadde
begrenset konkurransen l virksomheter hvor flertallet av de
berørte var funksjonshemmede. Klager anførte at begrepet
“virksomheter” i forskri en § 3-12 må e forstås som “skjermet
virksomhet” med det innhold de e begrep har i forskri 11.
desember 2008 nr. 1320 om arbeidsmarkeds-tjenester, og at
valgte leverandør og Norske Regskilt AS skulle vært avvist fra
konkurransen e ersom disse lbyderne ikke var “skjermede
virksomheter”. Klagenemnda fant at det ikke var noen sammenheng mellom disse to forskri ene som skulle lsi at “virksomhet” i forskri en § 3-12 må leses som “skjermet virksomhet”
med det innhold de e begrep har i arbeidsmarkeds ltaksforskri en.
Slik kunngjøringsskjemaet l Doffin er u ormet i dag må oppdragsgivere som ønsker å begrense konkurransen l reserverte kontrakter, e er å ha krysset av for at en kontrakt er
“reservert”, krysse av for at kontrakten gjelder “vernede
virksomheter” eller “program for vernet arbeid” for å komme
videre i kunngjøringsskjemaet. Klagenemnda la l grunn at
begrepene “vernede virksomheter” og “program for vernet
arbeid” i Doffins kunngjøringsskjema er en norsk overse else
av begrepene “besky ede værksteder” og “programmer for
besky et beskæ igelse” i direk vet ar kkel 19.
Klagenemnda kom l at det ikke var motstrid mellom
kunngjøringsskjemaets u rykk “vernede virksomheter” og
opplysningen i konkurransegrunnlaget om at konkurransen
var begrenset l de virksomheter som omfa es av forskri en
§ 3-12, e ersom klagenemnda kom l at forskri en § 3-12
må tolkes som en angivelse av hva som skal regnes som
“besky ede værksteder”.
Klagenemnda fant at forskri ens § 3-12, i lys av, og i sammenheng med, direk vets ar kkel 19, må tolkes slik at i norsk re
anses virksomheter som “besky ede værksteder” i direk vets
forstand, dersom flertallet av de berørte ansa e er funksjons-hemmede, og arten eller omfanget av deres handikap
inne-bærer at de ansa e ikke kan utøve arbeid på ordinære
vilkår. En slik forståelse av forskri ens bestemmelse var
e er klagenemndas oppfatning i samsvar med den adgang l å
reservere kontrakter som opps lles i direk vet ar kkel 19.
Klager anførte videre at det var et brudd på kravet l
likebehandling og forutberegnelighet i loven § 5 at det i kunngjøringen var krysset av for at konkurransen var begrenset
l å gjelde for “vernede virksomheter”, mens det i konkurranse-grunnlaget fremgikk at alle virksomheter kunne delta i
konkurransen, så lengre kravet om at flertallet av de berørte
ansa e var funksjonshemmede, var oppfylt.
Klagenemnda bemerket imidler d at e ersom verken begrepet
“vernede virksomheter” eller begrepet “program for vernet
arbeid” beny es i forskri en § 3-12, eller andre steder i forskri en, er det egnet l å skape uklarhet for lbydere at
oppdragsgiver må krysse av for et eller begge disse alternavene i kunngjøringsskjemaet. De e er imidler d en uklarhet
som alene skyldes u ormingen av kunngjøringsskjemaet, og
som oppdragsgiver ikke kan klandres for.
4
124
Nyhetsbrev nr. 1 2013
Kontrakter om ambulansetjenester kan reserveres for ideelle organisasjoner
Dersom man ldeler en kontrakt om u ørelse av helse- og
sosialtjenester l en ideell organisasjon, så gjelder egne regler
for gjennomføring av en anskaffelse. Det fremgår av forskriften at anskaffelsesprosessen er betydelig forenklet ved at
oppdragsgiver ikke er forpliktet l å følge reglene i forskriftens del II og del III med noen få unntak. Bakgrunnen for en
forenklet prosedyre ved ldeling av oppdrag l ideelle
organisasjoner er at man ved en åpen konkurranse risikerer at
en ikke i lstrekkelig grad tar hensyn l ønsket om samfunnsmessig engasjement og samarbeid med ideelle organisasjoner.
I klagenemndas sak 2012/236, som ble avgjort 28. januar 2013,
slo klagenemnda fast at ambulansetjenester er en helse- og
sosialtjeneste som offentlige oppdragsgivere kan inngå med
ideelle organisasjoner e er forskri en del I, jf. forskri en
§ 2-1 (3).
I saken hadde Nordlandssykehuset HF kunngjort en åpen
anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale med en ideell
organisasjon om levering av ambulansetjenester. Klager mente
at den tjenesten Nordlandssykehuset skulle anskaffe ikke var en
helse- og sosialtjeneste, men gjaldt transport på vannvei, og at
sykehuset derfor ikke kunne fastse e at kun ideelle organisasjoner kunne delta i konkurransen.
Ved avgjørelsen av saken tok klagenemnda utgangspunkt i
ordlyden i forskri en § 2-1 (3), hvor det fremgår at det kun er
kontrakter om helse- og sosialtjenester offentlige oppdragsgivere kan velge å inngå med ideelle organisasjoner.
Helse- og sosialtjenester er tjenester som er omfa et av
kategori (25) i forskri en vedlegg II, hvor det er vist l
CPC-koden 93. De e innebærer at tjenester som har en CPCkode som begynner med 93 er en helse- og sosialtjeneste.
Ambulansetjenester har CPC-kode 93194 og er dermed en
helse- og sosialtjeneste.
Spørsmålet var dermed om den tjenesten innklagede skulle
kjøpe var en ambulansetjeneste. I forklaringsnotene l CPCkodene er “Ambulance Services” definert som “services
involving the transport of pa ents by ambulance, with or without resuscita on equipment or medical personnel.”
De e medførte at det ikke var avgjørende at innklagede selv
skulle s lle med ambulansepersonell l båtene, men at det
avgjørende var om transporten skjedde med ambulanse. De e
innebar at det må e s lles krav l at kjøretøyet som skulle
beny es inneholdt det utstyret som ambulanser normalt se
inneholder.
I saken hadde Nordlandssykehuset s lt krav om at båtene som
skulle beny es ved u ørelsen av tjenesten skulle ha sykelugar
med fastmontert ambulanseutstyr som var klart l bruk,
og at de skulle kunne kommunisere med AMK-sentralen.
I llegg skulle båtene være utstyrt slik at pasient på båre kunne
transporteres trygt om bord og i land uten risiko for skade og
ha toale rom lpasset funksjonshemmede. Båtene skulle også
være bemannet slik at de kunne ha beredskapsvakt hele døgnet.
Klagenemnda fant at de e var lstrekkelig l at båtene kunne
karakteriseres som ambulanser, og tjenesten sykehuset hadde
e erspurt var dermed en helse- og sosialtjeneste, som sykehuset kunne bestemme at de ville inngå kontrakt med en ideell
organisasjon om.
Årsrapporten for 2012 er nå lgjengelig på kofa.no
Ledig vikariat som sekretariatsleder i Kofa
Nemndas leder Georg Fredrik Rieber-Mohn u aler seg
om Kofas budsje situasjon og om nedgangen i antall
saker e er lovendringene 1. juli 2012.
Sekretariatsleder Anneline Vingsgård skal bli nasjonal
ekspert i EU kommisjonen i Brussel fra 1. september
2013 l 1. september 2015. I den forbindelse søker
Konkurranse lsynet hennes stedfortreder i vikariat i
2 år. Hele s llingsannonsen finnes på www.kt.no og
www.kofa.no
Sekretariatsleder Anneline Vingsgård sier i sin avslu ende kommentar at ved forenklingen av regelverket
i forskri ens del II, så bør det sees hen l Kofa praksis.
Kofa har mange saker som gjelder avvisning av valgte
leverandør og lbud, og det bør vurderes enklere regler
på de e området spesielt.
Les mer i Årsrapport 2012
Les fullstendig s llingsannonse
Søknadsfrist er 15. april 2013, og Konkurransedirektør
Chris ne Meyer og Nemndsleder Georg Fredrik RieberMohn kan kontaktes ved spørsmål om s llingen.
5
125
126
127
128
129
Trondheim kemnerkontor
Skatt Midt-Norge
Skatteetaten / Stein-Ove Hjortland
Postboks 2060
N-6402 MOLDE
Vår saksbehandler
Avdelingssjef Nell Fagerbekk
Rådgiver Odd B. Woldseth
Vår ref.
12 /25634/216//
oppgis ved alle henv.
Deres ref.
2012/151625
Dato
15.06.2012
Kommentarer til rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og
Klæbu kommuner 2012-1
Det vises til rapport datert 10. mai 2012 fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i
Trondheim og Klæbu kommuner 2012-1. På grunn av streik i kommunesektoren ble det anmodet
om ytterligere svarfrist til 15. juni 2012. Anmodningen ble innvilget.
Det gis følgende pålegg:
Pkt. 4.1.1 Betalingsavtaler
Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempingsmeldingene ved inngåelse av alle betalingsavtaler.
Ved Trondheim kemnerkontor er det utarbeidet separate rutiner for næringsavdelingen og for
personavdelingen. En vesentlig årsak til dette er innføringen av DTI og retningslinjer som er gitt i
den forbindelse.
I rapporten fra Skatt Midt-Norge er det påpekt at saksbehandlingen er mangelfull og at det mangler
dokumentasjon på at vilkårene for innvilgelse av betalingsavtale er vurdert. I kontrollrapport av
28.05.2010 fikk næringsavdelingen ved Trondheim kemnerkontor lignende pålegg/anmerkning.
Tilsvar fra kemnerkontoret ble gitt den 02.07.2010.
Vi har på bakgrunn av dette foretatt korrigeringer i våre rutinebeskrivelser. Vi har en generell
rutinebeskrivelse, samt en rutine som gjelder betalingsavtaler i de tilfeller det foreligger klage på
ligningen. I tillegg har vi en rutine/et hjelpeskriv når det gjelder søknader vi mottar rett etter
avregning. Sistnevnte er utarbeidet som hjelpeverktøy for å prøve å motivere skatteyter til å betale
innen kort tid. Dette som et alternativ til at det blir innvilget betalingsavtale. Som det fremgår av
rutinebeskrivelsene legger vi opp til enklere saksbehandling hvis betalingsutsettelsen for eksempel
kun går over en kort periode og når vi uansett ikke vil få inn skyldig beløp raskere, ved
tvangsinnfordring.
Våre rutinebeskrivelser evalueres fortløpende og vi vurderer ytterligere tiltak for å sikre at vi snarest
Postadresse:
TRONDHEIM KOMMUNE
Trondheim kemnerkontor
Postboks 2300 Sluppen
7004 Trondheim
129386/12
Besøksadresse:
Prinsens gate 49
Telefon:
+47 72546762
Telefaks:
+47 72548637
Organisasjonsnummer:
NO 990 491 372
Konto skatt/avgifter: 6345 06 16011
E-postadresse: [email protected]
130
Internettadresse: www.trondheim.kommune.no/kemneren
TRONDHEIM KOMMUNE
Trondheim kemnerkontor
Vår referanse
12/25634
Vår dato
15.06.2012
Side 2
mulig etablerer samsvar mellom praksis og rutiner som tilfredsstiller lover og retningslinjer.
Harmonisering av rutiner mellom ulike avdelinger vil være et prioritert tiltak.
Det gis følgende anbefalinger:
Pkt. 4.2.1 Virksomhetsplan
Vi anbefaler kemnerkontoret å ta inn resultater for Klæbu kommune likedan som for Trondheim og
utarbeide forfallskalender.
Resultater for Klæbu kommune vil innarbeides på linje med tilsvarende for Trondheim kommune
fra VP 2013.
Nytteverdien av forfallskalender er tidligere vurdert til å være ganske beskjeden. Hovedsakelig fordi
kontorets daglige drift i utgangspunktet er utpreget regel- og datostyrt. Vi vil likevel i vårt pågående
arbeid med internkontroll vurdere eventuell utarbeidelse av forfallskalender fra 2013. Vi vil forsikre
oss om at kalenderens innretning og detaljering i så fall i størst mulig grad blir et hensiktsmessig
verktøy for å sikre effektivitet og kvalitet.
Pkt. 4.2.2 Taushetserklæringer
Vi anbefaler kemnerkontoret å innhente taushetserklæringer fra alle som frekventerer kontoret og
dermed kan få innblikk i kemnerkontorets saker.
To vaktmestre og rengjøringspersonale vil underskrive Skatteoppkreverens taushetserklæring i løpet
av juni 2012. Disse vil som tidligere ha åpen tjenestelig tilgang til våre lokaler. Før øvrige som
sporadisk utfører arbeid i våre lokaler (teknisk, IKT etc.), har vi iverksatt strengere kontroll med idkort, firmanavn og tidspunkt for inn- og utpassering.
Øvrige forhold.
Kontrollen ble gjennomført metodisk meget bra. Vi oppfatter at både formelle og materielle
spørsmål blir grundig gjennomgått samtidig som det tillates stor grad av kontradiksjon. Vi anser
kontrollaktiviteten som svært nyttig i arbeidet med å oppfylle eiers, oppdragsgivers og innbyggernes
krav til effektiv og forsvarlig drift.
Med vennlig hilsen
Gaute Bjøru
Kontorsjef
Trondheim og Klæbu kemnerkontor
129386/12
131
Skatteetaten
Saksbehandler
Deresdato
Hilde Haugskott
Vår dato
17.12.2012
Telefon
47017366
Deresreferanse
Vår referanse
2012/151625
Trondheim kemnerkontor
Postboks 2300
7004 TRONDHEIM
5z
Rapport fra stedlig kontroll 27. og 28. november 2012 for Trondheim og
Klæbu kommune
Vi viser til vårt kontrollbesøk 27. og 28. november 2012 utført av Ann Kristin Leinum og Hilde
Haugskott fra Skatt Midt-Norge. Til stede fra skatteoppkreverkontoret
var Sven-Erik Husøy og Nell
Fagerbekk. I tillegg var Gaute Bjøru og Robert Kristiansen tilstede ved avslutningssamtalen.
Kontoret var varslet om kontrollbesøket
i e-post av 8. november 2012.
Vår kontroll bygger på Instruks.for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsatt
av Skattedirektoratet 1. februar 2011. Instruksen gjelder skattekontorenes
kontroll av
skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til føring av skatteregnskapet,
innfordring og
arbeidsgiverkontroll etter loy av 17. juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og
avgiftskrav (Skattebetalingsloven).
Instruksens formål er å sikre at det gjennomføres kontrollaktivitet
som avklarer om den faglige
utførelsen av oppgavene ved skatteoppkreverkontoret
følger lover, forskrifter, instrukser og
regelverk for øvrig. Instruksen skal også sikre at skatteoppkreverene
gis pålegg der den faglige
utførelsen ikke er tilfredsstillende,
og at pålegg og anbefalinger følges opp.
1 Kontrollens omfang og formål
Kontrollen har omfattet hovedområdet
innkreving.
Skattekontoret har begrenset kontrollen til å gjelde utvalgte områder innenfor hovedområdet.
2 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra kontorkontroller
Det er ikke gitt pålegg og anbefalinger ved gjennomførte kbntorkontroller.
3
3.1
Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra tidligere kontroller
Følgende pålegg gitt i rapport av 10. mai 2012 anses ikke som etterkommet:
 Pålegg om å følge lempningsmeldingen
ved inngåelse av alle betalingsavtaler.
Punkt 4.1.2,
4.1.3 og 4.1.4 omhandler betalingsavtaler.
Postadresse
Besøksadresse
Sentralbord
Postboks 2060
Se www.skatteetaten.no
800 80 000
6402 Molde
Org. nr: : 991733116
Telefaks
132
i
For elektronisk henvendelse se www.skatteetaten.no
71 19 51 01
2012/151625
Side 2 av 4
Det er kun pålegg som gjelder innfordring som følges opp i denne rapporten.
4
Pålegg og anbefalinger som følge av denne stedlige kontrollen
4.1 Pålegg
Pålegg gis når kontrollen avdekker brudd på lover, forskrifter. instrukser og regelverk for øvrig.
Påleggene er enten krav om at eksisterende forhold skal rettes, eller om at kontorets praksis må
endres fra nå. Det forventes at skatteoppkrever
innretter seg etter påleggene innen fristene som gis.
4.1.1 Brudd på fullmakt lempning av rimelighetshensyn.
Vi viser til SKD-melding 3/12, 8. februar 2012, lempning av skatter og avgifter av hensyn til
skyldneren. I denne kommer det fram at skatteoppkreveren
har fullmakt til å lempe renter og
omkostninger med inntil kr 50 000, jf punkt 2.1. Trondheim kemnerkontor fikk i brev fra
Skattedirektoratet 1. mars 1999, utvidet fullmakt til å lempe renter og omkostninger for omsøkt
beløp inntil kr 100 000.
Vår gjennomgang av kemnerkontorets
saker som er lempet etter rimelighetsvilkår
viser at kontoret
innvilger betalingsutsettelser på hovedstol for så og lempe rentene i ettertid. Dette er
betalingsutsettelse på hovestol, dvs sakene omhandler hovedstol og skal behandles i skatteutvalget,
jf meldingens punkt 2.2, 5. avsnitt.
Kemnerkontoret ved Sigbjørn Melby mener at kontoret er gitt fullmakt til å behandle disse sakene
selv. Vi fikk utdelt et notat fra ham angående dette. Lempningsmeldingen
gir ingen åpning for en
slik delegasjon til skatteoppkreveren.
Vi pålegger kemnerkontoret
å følge lempningsmeldingen
og gitte fullmakter.
4.1.2 Brudd på fullmakt betalingsavtaler
I brev av 1. mars 1999 gir Skattedirektoratet Trondheim kemnerkontor myndighet til å inngå
betalingsavtaler for beløp inntil kr 600 000 og til å lempe renter og omkostninger inntil kr 100 000.
I brev av 26. november 2010 gis fullmakt til å avslå betalingsavtale for beløp med inntil kr 1 500
000 og berostille krav inntil kr 600 000. Beløpsgrensene gjelder hovedstol. renter og omkostninger.
Dette er utvidede fullmakter i forhold til det som gis i SKD-melding 9/11, 8. juli 2011.
Under vår kontroll fant vi to innvilgede avtaler som var gitt. som overskred kemnerkontorets
fullmakt. I den ene avtalen ble kontorets fullmakt omgått ved at sakbehandleren
laget en avtale på
kr 600 000 og søkeren ble informert om at han kunne betale inn det resterende etter at
betalingsavtalen var ferdig. Vi har fått forklart at dette ble gjort på grunn av en misforståelse.
I den andre saken ble det laget en betalingsavtale før det ble oppdaget at beløpet gikk ut over
fullmakten. Den ble derfor lagt inn som midlertidig unntak fra innfordring i seks måneder (se
133
2012/151625
Side 3 av 4
punkt 4.3). Her var hovedstolen på nesten 1,5 mill kr. Med renter og omkostninger blir restansen på
nesten 2 mill kr. Vår gjennomgang viser at saken er behandlet som lempning på grunn av rimelighet
og skulle i utgangspunktet vært behandlet av skatteutvalget (se pkt 4.1.2). I ettertid ser vi at kontoret
har behandlet og avslått en søknad om berostillelse av den samme restansen. Hvis det er søkt på
samme vilkår som den første avtalen skulle også denne vært oversendt skatteutvalget. Hvis det ikke
er søknad på grunn av rimelighetshensyn er Skatt Midt-Norge rette myndighet.
Vi pålegger kemnerkontoret
4.1.3
å følge lempningsmeldingen
og gitte fulmakter.
Midlertidig unntak fra innfordring
Vi viser til Skattebetalingslovens § 15-1og 15-2 og Skattedirektoratets meldinger; 3/12, 8. februar
2012 (lempning av hensyn til skyldneren) og 9/11, 8.juli 2011 (lempning av hensyn til det
offentlige som kreditor).
Hovedregelen i loven er at skatten skal betales ved forfall. Lempningsmeldingene gir oss utfyllende
vilkår for hva som må være til stede for at forskjellige former for betalingsordninger skal kunne
innvilges. Meldingens punkt 4 slår fast at det er et minimumskrav for saksbehandlingen at
grunnlaget for avgjørelsen og saksbehandlers vurdering nedtegnes og dokumenteres —slik at det i
ettertid kan slås fast at vilkårene for lempning er oppfylt.
Under vår kontroll kom det fram at tiltaket midlertidig unntak fra innfordring brukes til rene
betalingsutsettelser. Dette er i strid med tiltakets hensikt. Utsettelser skal behandles etter en av
lempningsmeldingene.
Vi pålegger kemnerkontoret
betalingsutsettelser.
4.1.4
å følge saksbehandlingsreglene
i lempningsmeldingene
ved
Betalingsavtaler
Vi viser til Skattebetalingslovens § 15-2og Skattedirektoratets melding 9/11, 8.juli 2011 (lempning
av hensyn til det offentlige som kreditor).
Vi viser til meldingens punkt 4.1 som slår fast at det er et minstekrav til saksbehandlingen. Kravet
er at grunnlaget for avgjørelsen og saksbehandlers vurdering nedtegnes og dokumenteres, slik at det
i ettertid kan fastslås at alle vilkårene for lempning var
Dette gjelder alle betalingsordninger; utsettelser, avtaler og annen lempning, enten pga av
innfordringshensyn eller av hensyn til skyldneren. Vi mener det er viktig at alle på kontoret som har
fullmakt til å behandle denne type saker setter seg godt inn i meldingene og kravene til
saksbehandling.
Næringsavdelingen har etablert en rutine for siste års restskatt, med forenklet søknad hvor søkerne
slipper å sende inn økonomisk dokumentasjon hvis de betaler inn halve restansen ved forfall og
134
2012/151625
Side 4 av 4
resten innen 20.12. samme år. Her er dokumentasjonen e-post fra søker og svar på e-posten fra
kemnerkontoret. Det er ingen dokumentasjon på at søkerne oppfyller vilkårene for lempning. I disse
sakene blir kravene betalt rask og innfordringen blir ikke hindret i særlig grad. I og med de strenge
kravene i lempningsmeldingen, mener vi likevel som et minstekrav at saksbehandlers vurdering på
hvorfor betalingsavtalen blir innvilget bør nedtegnes.
Vi vil understreke at det er viktig at saksbehandlers vurderinger kommer fram i alle typer
lempningssaker. Det er videre viktig at det sikres at innfordringen skjer på raskeste måte.
Vi pålegger kemnerkontoret å etablere en rutine som sorger for at saksbehandlers
vurderinger blir nedtegnet i alle typer lempningssaker.
4.2
Anbefalinger
Skattekontoret kan etter instruksen også gi anbefalinger om forhold ved skatteoppkreverkontoret
som bør forbedres.
Det er ved denne kontrollen ikke avdekket forhold som tilsier at det gis anbefalinger om forhold
som bør forbedres.
5
Skatteoppkreverkontorets
tilbakemelding på rapporten
Dersom noe er uklart eller misforstått fra vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan
henvendelser rettes til undertegnede.
Vi ber om skriftlig tilbakemelding på de tiltak skatteoppkrever vil iverksette vedrørende pålegg som
er gitt i rapportens punkt 4. Tilbakemeldingen imøteses innen 14.januar 2013. og vi ber om at den
merkes med saksnummer 2012/151625.
Vi takker for god hjelp i forbindelse med vårt kontrollbesøk og håper på et fortsatt godt samarbeid.
Med hilsen
(
Stein-Ove Hjrtland
underdirektør
Avdeling for innkreving
Skatt Midt-Norge
Hilde Haugskotti
135
Trondheim kommune
Kemnerkontoret
Skatt Midt-Norge
Skatteetaten v/Stein-Ove Hjortland
Postboks 2060
6402 Molde
Vår saksbehandler
Sven-Erik Husøy
Robert Kristiansen
Vår ref.
Deres ref.
Dato:
12/52206-5
2012/151625
14.01.2013
Kommentarer til rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i
Trondheim og Klæbu 27. og 28. november 2012
4. Pålegg og anbefalinger
4.1
Pålegg
4.1.1
Brudd på fullmakt lempning av rimelighetshensyn
Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempningsmeldingen og gitte fullmakter.
Vår praksis på området har vært begrunnet ut fra en delegasjon som i sin tid ble gitt av
skatteutvalget i Trondheim. Vi vil nå forholde oss til at lempningsmeldingen ikke gir åpning for en
slik delegasjon. I fremtiden vil saker av denne type som innebærer en betalingsutsettelse på
hovedstol bli oversendt skatteutvalget sammen med vår innstilling.
4.1.2
Brudd på fullmakt betalingsavtaler
Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempningsmeldingen og gitte fullmakter.
Vi har sett på de to enkelttilfellene som er omtalt i rapporten og sakene er tatt opp internt.
Fullmaktene er på nytt presisert og vi vil i fremtiden følge lempningsmeldingen og holde oss
innenfor de gitte fullmakter. Tiltak vil bli iverksatt for å styrke internkontrollen på dette området.
4.1.3
Midlertidig unntak fra innfordring
Vi pålegger kemnerkontoret å følge saksbehandlingsreglene i lemningsmeldingene ved
betalingsutsettelser.
Vår bruk av MUFIR har endret seg betydelig over tid. I dag er vår rutine at MUFIR kun skal
benyttes i forbindelse med klage på ligning. I de eksemplene som er tatt opp i rapporten virker det
som MUFIR i noen tilfeller er brukt som en kortvarig berostillelse i påvente av en handling fra
skattyter eller andre aktører. Praksisen på dette området vil bli innskjerpet slik at MUFIR kun vil bli
benyttet i tilknytning til klage på ligning.
Postadresse:
Besøksadresse:
Sentralbord:
TRONDHEIM KOMMUNE
Kemnerkontoret
Postboks 2300 Sluppen
7004 Trondheim
Prinsens gate 49
7011 Trondheim
72 54 00 00
Telefaks:
Org.nr.:
72 54 76 59
942 110 464
Konto skatt/avgifter: 6345 06 16011
E-post: [email protected]
Internettadresse: www.trondheim.kommune.no/kemneren/
136
4.1.4
Betalingsavtaler
Vi pålegger kemnerkontoret å etablere en rutine som sørger for at saksbehandlers
vurderinger blir nedtegnet i alle typer lempningssaker.
Personavdelingen har de siste årene benyttet et behandlingsblad når skattyter søker om
betalingsavtaler. Alle søknadene skal være skriftlige med dokumentasjon og finnes nå i vårt
elektroniske arkiv ESA som ble innført i 2012. I behandlingsbladet, som vi selv har utarbeidet og
som ligger i Sofie, skal det fremgå at vilkårene i lempningsmeldingen er vurdert og hvilke
vurderinger som er gjort. Vi har igjen presisert kravet til at behandlingsbladet i tilstrekkelig grad
dokumenterer saksbehandlers vurderinger.
Næringsavdelingen benytter også egenutviklede behandlingsblad ved søknad om betalingsavtaler.
Dersom det for fremtiden inngås korte avtaler som ikke hindrer innfordringen i særlig grad, vil
saksbehandlers vurderinger fremgå av avtalen.
Med hilsen
Gaute Bjøru
Kemner i Trondheim og Klæbu
137
Skatteetaten
Saksbehandler
Deresdato
Hilde Haugskott
Telefon
47017366
Vår dato
29.10.2012
Deresreferanse
Vår referanse
2012/151625
Trondheim Kemnerkontor
Postboks 2300 Sluppen
7004 TRONDHEIM
Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og
Klæbu kommuner 2012 —2
Vi viser til vårt kontrollbesøk 25. og 26. september 2012 utført av Ann Kristin Leinum og Hilde
Haugskott fra Skatt Midt-Norge. Til stede fra skatteoppkreverkontoret var Robert Kristiansen, Nell
Fagerbekk, Marianne Burdal og Gaute Bjøru. Kontoret var varslet om kontrollbesøket i
telefonsamtale med Gaute Bjøru 4. september og vår e-post av 6. september 2012.
Vår kontroll bygger på Instruksfor skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsatt
av Skattedirektoratet I. februar 2011. Instruksen gjelder skattekontorenes kontroll av
skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til føring av skatteregnskapet, innfordring og
arbeidsgiverkontroll etter lov av 17.juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og
avgiftskrav (Skattebetalingsloven).
Instruksens formål er å sikre at det gjennomføres kontrollaktivitet som avklarer om den faglige
utførelsen av oppgavene ved skatteoppkreverkontoret følger lover, forskrifter, instrukser og
regelverk for øvrig. Instruksen skal også sikre at skatteoppkreverne gis pålegg der den faglige
utførelsen ikke er tilfredsstillende, og at pålegg og anbefalinger følges opp.
1
Kontrollens omfang og formål
Kontrollen har omfattet hovedområdet skatteregnskap.
Skattekontoret har begrenset kontrollen til å gjelde utvalgte områder innenfor
skatteregnskapsområdet.
2
Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra kontorkontroller
Det er ikke gitt pålegg og anbefalinger ved gjennomførte kontorkontroller.
Postadresse
Besøksadresse
Sentralbord
Postboks 2060
Se www.skatteetaten.no
800 80 000
6402 Molde
Org. nr: : 991733116
Telefaks
138
For elektronisk henvendelse se www.skatteetaten.no
71 19 51 01
2012/151625 Side2av5
3
3.1
Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra tidligere kontroller
Følgende pålegg og anbefalinger gitt i rapport av 1. november 2011 anses ikke
som etterkommet:
Pålegg om at kemnerkontoret innretter seg slik at skatteoppkreverinstruksens
krav til
arbeidsdeling ved utbetalinger etterkommes. Arbeidsdeling ved utbetalinger vil ikke bli tatt
opp i denne rapporten, da SKD er i ferd med å utarbeide nye retningslinjer for området.
Anbefaling om å forklare og legge ved underdokumentasjon
ved utbetaling av utleggstrekk.
Anbefalingen gjentas i pkt 4.2.1, manuelle bilag.
Anbefaling om å lage en rutine for manuelle bilag som er tilpasset dokumentasjonsrutinen
i
Sofie. Anbefalingen gjentas i pkt 4.2.1.
Pålegg og anbefalinger som gjelder andre områder enn skatteregnskapet
rapporten
4
blir ikke fulgt opp i denne
Pålegg og anbefalinger som følge av denne stedlige kontrollen
4.1 Pålegg
Pålegg gis når kontrollen avdekker brudd på lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig.
Påleggene er enten krav om at eksisterende forhold skal rettes, eller om at kontorets praksis må
endres fra nå. Det forventes at skatteoppkrever innretter seg etter påleggene innen fristene som gis.
Det er ved denne kontrollen ikke avdekket forhold som tilsier at det gis pålegg.
4.2 Anbefalinger
Skattekontoret kan etter instruksen også gi anbefalinger om forhold ved skatteoppkreverkontoret
som bør forbedres. Ved vårt besøk fremkommer forhold som vi mener bør forbedres.
4.2.1 Manuelle bilag
Instruks for føring av skatteregnskapet
fastsatt av Skattedirektoratet 18. desember 2008, § 5
omfatter grunnleggende bokføringsprinsipper. Sofie-rutine for dokumentasjon, arkivering og
oppbevaring av bilag inneholder blant annet krav til lokale tiltak som skal sikre at kemnerkontorets
dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag gjennomføres i henhold til gjeldende
forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt av skattedirektoratet.
Punkt 6.1 i rutinen stadfester at bokførte opplysninger skal være dokumentert på en slik måte som
gjør etterprøving og kontroll mulig. Dersom dokumentasjonen
består av flere dokumenter, skal det
være referanse fra primærdokumentet
til de øvrige dokumentene.
I rutinens punkt 12.1 står det at det skal gå klart frem hvem som har utarbeidet og registrert bilaget,
hva posteringen gjelder og når registreringen er gjort.
139
2012/151625
Side 3 av 5
Vår gjennomgang av kemnerkontorets bilag viste at bilagene i mange tilfeller er mangelfulle i
forhold til underdokumentasjon, signering og datering. Det er stort sett kun utskrift av skjermbilder
fra Sofie som er arkivert. Så langt vi kan se finnes det bilag for alle posteringer i regnskapet, men
grunnlaget for posteringen, eventuelt henvisning til andre bilag etc. vises ikke. Datering og
signering av den som utførte bokføringen manglet i stor grad.
Vi så at det var foretatt utbetaling av trukket utleggstrekk angivelig på grunn av underdekning, uten
at det var dokumentert tilstrekkelig. Utbetalingene var dokumentert ved hjelp av lønnslipp, men det
fantes ingen forklaring eller vurdering gjort av saksbehandler som viste at utbetalingen var riktig.
Det kommer etter vår mening ikke klart nok frem hvorfor trekket er utbetalt.
Ved annulleringer av krav fant vi at det i de fleste tilfeller manglet påskrift av årsaken til
reversering, henvisning til opprinnelig bilag (bilagsnummer) og henvisning til nytt bilag (den
korrekte føringen).
Ved manuelle endringer av bankkonti viste vår kontroll at endringer ofte var godt dokumentert.
Men vi fant også en del endringer hvor det ikke fantes noen form for dokumentasjon.
Identifisering av innbetalinger er dokumentert med skjermutskrift fra bildet 'identifisering' i Sofie.
Det er ikke anført hva som er grunnlaget til identifiseringen og bilagene er ikke datert og signert av
saksbehandler.
Herreløse innbetalinger var kun dokumentert med skjermbildeutskrift fra Sofie. Av de 9 bilagene
som var postert i februar 2012, var det kun ett bilag som var dokumentert med utskrift av reskontro
som viste hvilke beløp som var overført til herreløs. Det var ikke notert noe i forhold til hvilke
kontroller/undersøkelser som var foretatt for å finne ut adresse/bankkonto på skattyter. Det var
heller ikke notert noe i SOFIE. Bilagene var ikke datert og signert.
Bilag vedrørende overføring kasse til bank mangler underdokumentasjon, signatur og datering. Det
var kun en utskrift av skjermbildet i Sofie.
Overføring av eiendomsavgift og parkeringsavgift mangler underdokumentasjon som viser på
hvilket grunnlag posteringen er gjort, og underdokumentasjon som verifiserer at det faktisk er
eiendomsavgift og parkeringsgebyr som er overført. De fleste var ikke datert og signert.
Kemnerkontoret har en egen perm som heter 'Godskrift annen aktør', her fant vi at bilagene stort
sett var tilfredsstillende dokumentert, datert og signert. Men i enkelte tilfeller var det bare en datert
og signert skjermbildeutskrift som fungerte som dokumentasjon.
Vi mener at hvis bilaget i seg selv ikke kan dokumentere gyldigheten av posteringen, skal det som
underdokumentasjon legges ved tilstrekkelig med informasjon til at transaksjonen er dokumentert
som riktig ovenfor andre på kontoret eller ekstern kontrollør.
140
2012/151625
Side 4 av 5
Manuelle bilag har iboende risiko for misligheter og feil, vi mener derfor det vil være en stor fordel
for kemnerkontorets intern kontroll å få på plass en rutine for dokumentasjon.
datering og signering
av bilag. I denne rutinen bør det fremgå hvem som har ansvar for posteringen i Sofie, hva som
kreves av underdokumentasjon på de forskjellige kravtypene og datering og signering av bilag.
Vi anbefaler kemnerkontoret å lage en dokumentasjonsrutine
dokumentasjonsrutinen i SOFIE.
som er tilpasset
4.2.2 Kasse
Vi viser til skatteoppkreverinstruksen
§ 3-3 vedrørende skattekasse. Kontant innbetalinger skal
bekreftes ved bruk av nummererte kvitteringsblanketter.
Skattekassen skal gjøres opp daglig ved
kassetidens slutt og kontante innbetalinger skal senest neste virkedag overføres til bankkontoen
skatt.
for
Vår gjennomgang av skatteoppkreverens
kontantinnbetalinger viser at det er en blanding av
kvitteringer fra Sofie og manuelle kvitteringer. De manuelle kvitteringene er ikke
forhåndsnummererte.
Kontrollen viste at det kunne gå opp til 10 dager før penger ble innbetalt bankterminalen
overført bank. Det virker ikke som det er noe system for når pengene blir overført til bank.
Kvitteringene blir ikke arkivert i nummerrekkefølge
og det blir ikke foretatt dagsoppgjør.
Innbetalingen blir imidlertid ført på aktørs reskontro samme dato som de blir innbetalt.
til de ble
Vi vil anbefale kemneren å foreta dagsoppgjør og arkivere dette sammen med kvitteringene fra
denne dagen, slik at det er mulig å se hva som er ført når. Viktigheten av dette underbygges med at
vi under kontrollen fant et beløp på kr 9 929,- fra 30. august, som så ut som det ikke var overført
bank, og et beløp på kr 14 000 innbetalt 30. august, som antagelig er ført både 7. og 10. september.
Slik rutinen er pr i dag så er det samme person som mottar innbetalingen, registrerer den i Sofie og
plasserer mot krav, foretar egenremittering og oppretter og registrerer bilaget 'Overføring kasse til
bank'. Vi mener at det da ikke er noen intern kontroll på at prosessen blir korrekt.
Vi anbefaler kemnerkontoret
kontantinnbetalinger.
å lage en rutine som ivaretar intern kontrollen ved
4.2.3 Ubenyttet grunnlag upersonlige
I Instruks om føring av skatteregnskap fastsatt av Skattedirektoratet
18. desember 2008, § 3, 3 ledd
står det at skatteregnskapet skal gi uttrykk for riktig mellomværende
mellom skattemyndighetene og
skattyterne, og mellom skattemyndighetene
og arbeidsgiverne. Ny avregning skal foretas i tilfeller
som nevnt i skattebetalingsloven § 7-2 jf § F § 7-2-1.
141
2012/151625
Side 5 av 5
Stedlig kontroll viste at kontoret ikke hadde tatt ut og behandlet rapporten 'ubenytta grunnlag
upersonlig' for 2010. Rapporten inneholdt betalt forskuddsskatt som ikke har kommet til fradrag i
utlignet skatt fra den ordinære avregningen for det aktuelle inntektsår.
Vi anbefaler kemnerkontoret
blir avregnet riktig.
5
å gå igjennom rapporten for å sikre at eventuelle skatteytere
Skatteoppkreverkontorets
tilbakemelding på rapporten
Dersom noe er uklart eller misforstått fra vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan
henvendelser rettes til undertegnede.
Vi ber om skriftlig tilbakemelding på de tiltak skatteoppkrever vil iverksette vedrørende pålegg og
anbefalinger som er gitt i rapportens punkt 4. Tilbakemeldingen imøteses innen 15. november 2012,
og vi ber om at den merkes med saksnummer 2012/151625.
Vi takker for god hjelp i forbindelse med vårt kontrollbesøk og håper på et fortsatt godt samarbeid.
Med hilsen
(/
Stein-Ove HjO land
underdirektør
Avdeling for innkreving
Skatt Midt-Norge
//zieeL-1-4(xkdeHilde Haugskott
142
Kemneren i Trondheim
Skatt Midt-Norge
Postboks 2060
6402 Molde
Vår saksbehandler
Robert Kristiansen
Vår ref.
Deres ref.
Sak 2012/151625
oppgis ved alle henv.
Dato:
23.04.2013
Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner
Det vises til rapport av 29.10.2012.
Rapportens pkt. 4 omfatter pålegg og anbefalinger som følge av kontrollen. Det gis følgende
kommentarer:
4.2 Anbefalinger
4.2.1 Manuelle bilag
Vi tar de anbefalinger som fremføres i rapporten til etterretning og vedlegger ny utarbeidet
rutinebeskrivelse for manuelle krav som forhåpentlig eliminerer fremtidige avvik.
4.2.2 Kasse
Anbefalingene gitt i rapporten tas til etterretning. Vedlagt følger revidert rutinebeskrivelse for kasse
som vil føre til en forbedring av internkontrollen.
4.2.3 Ubenyttet grunnlag upersonlige
Listen inneholder fem selskap med utskrevet forskuddsskatt som er slettet og ikke er lignet. Ett er
konkurs og de fire andre fusjonert. I tillegg er det et aktivt selskap med utskrevet forskuddsskatt
som ikke er lignet. I ”Rutinebeskrivelse for samarbeid SKO – skjønn etterskuddspliktige og NUF”
versjon 1/11 redegjøres det i pkt. 5 for at skattekontoret vil gå over skattemantallet og fjerne alle
konkurser og alle fusjoner i 2010. Vi har derfor ikke sett det som vår oppgave å følge opp disse,
men har allikevel nå sendt over listen med våre kommentarer til fastsetting.
Med hilsen
Gaute Bjøru
Kemner
Postadresse:
Besøksadresse:
Sentralbord:
TRONDHEIM KOMMUNE
Kemnerkontoret
7004 Trondheim
Prinsens gate 49
Trondheim
72 54 00 00
Telefaks:
Org.nr.:
72 54 76 59
942 110 464
Konto skatt/avgifter: 7855 05 16011
E-post: [email protected]
Internettadresse: www.trondheim.kommune.no/kemneren/
143
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 30.12.2009
Kasse
Kasserer / stedfortreder
Sist oppdatert av/dato:
RK / 10.10.2012
Kasse
Strategi
Kemnerkontoret har felles kasse for kommuneregnskapet og skatteregnskapet. Etter Instruks
for skatteoppkreveren, § 3.1 med kommentarer, skal da skattemidler separeres daglig. Dette
gjennomføres ved at det hver dag lages oppstilling over beløp som er innbetalt ved
betalingsterminal til kemnerkontorets konto i Fokus Bank. Samlet beløp overføres konto for
skatt i Nordea ved egenremisse. Alle innbetalinger posteres via skatteregnskapets konto 1010,
kontanter.
Ved innbetalinger fra skattepliktige i Klæbu kommune til Trondheim kemnerkontors kasse,
gjelder samme rutine. Ved innbetalinger til Servicetorget i Klæbu kommune, blir innbetalt
beløp umiddelbart satt inn på konto for skatt, KID-nr. benyttes.
Innbetalinger
Ved innbetalinger via betalingsterminal registreres betalingen i Sofie under ”Regnskap –
Innbetaling – Registrer innbetaling”. Trykk F7, betalers løpenr./org.nr. legges inn, F8.
Betalingsdato kommer opp automatisk. Beløp og evt. annen kjent informasjon registreres.
Som betalingstype skal det stå ”KOS – Kontant”. Gjelder beløpet tilleggsforskudd, hakes det
av for dette. Som neste aktivitet ligger ”Plassering mot krav”, godkjenn og lagre. Plasser
innbetalingen mot registrert krav. Velg som neste aktivitet ”Produser kvittering”. Kvittering
skrives ut og signeres.
På betalingsterminalen velger kasserer kto. ”Kemneren TRH” og trykker OK. Alternativ 1 –
Kjøp velges, OK. Beløp legges inn etterfulgt av OK. Det er klart for at betaler kan registrere
kort og kode. Kvittering skrives ut og heftes ved kvittering fra Sofie. Kopi av kvitteringsslipp
fra terminalen stiftes sammen med kopi av kvittering fra Sofie.
Innbetalinger som kommer som verdipost (sjekker og utbetalingsanvisninger) behandles som
ovenfor – kvittering sendes kunden/skattyteren. Verdiposten er på forhånd gjennomgått av
postmottaket.
Sjekk/utbetalingskort/bankremisse sendes for godskriving på konto 8601 40 75943, til
Fokus Bank
Kontorservice
PB 4700
7466 Trondheim
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
144
Side 1
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 30.12.2009
-
Kasse
Kasserer / stedfortreder
Sist oppdatert av/dato:
RK / 10.10.2012
Ta kopi (beholdes for riktig opplysninger om betaling)
Original stemples på baksiden, signeres og sendes.
Fyll ut kontrolliste ”verdipost kvittering”
Kvittering skrives i 2 eksemplarer, ett eksemplar til kommuneregnskapet, ett til
skatteregnskapet. Giroene summeres og det skrives ut en posteringsblankett til
kommuneregnskapet.
I skatteregnskapet registreres betalingen i Sofie under ”Regnskap – Innbetaling – Registrer
innbetaling”. Trykk F7, betalers løpenr./org.nr. legges inn, F8. Betalingsdato kommer opp
automatisk. Beløp og evt. annen kjent informasjon registreres. Som betalingstype skal det stå
”KOS – Kontantregistrering”. Gjelder beløpet tilleggsforskudd, hakes det av for dette. Som
neste aktivitet ligger ”Plassering mot krav”, godkjenn og lagre. Dato for innbetaling
korrigeres. Plasser innbetalingen mot registrert krav. Bilagsnummer noteres på bilag i kasse
Arkivering av bilag
Ved alle innbetalinger over kasse, skal 2 kopier av kvitteringen skrives ut og arkiveres som
bilag i ekspedisjonen. (Dette i tillegg til skatteyters kvittering). Den ene kvitteringen skal ha
påskrevet et bilagsnummer fra SOFIE som gjelder den aktuelle innbetalingen. Dette
nummeret finnes ved å merke innbetalingen og deretter trykke ”Vis detaljer linjer”. Den andre
kvitteringen lagres i kvitteringsnummerorden i egen perm. Begge kvitteringene skal dateres
og signeres.
Grunnlag for ”overføring kasse til bank” leveres regnskapsavdelingen.
Egenremisse
Betalinger via bankterminal og eventuelt innbetalinger til konto i Fokus summeres ved
dagsoppgjøret. Beløpet overføres senest påfølgende dag til konto for skatt 6345.06.16011 via
nettbank. Det genereres KID som benyttes.
På org,nr. for Trondheim kemnerkontor ( 990 491 372) opprettes krav ”Overføring fra kasse
til bank” i Sofie ved ”Regnskap – Endre/reg krav”. Som kontostreng skal brukes 1601-10100000-0000, forfall dagens dato, dateres og signeres.
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
145
Side 2
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 30.12.2009
Kasse
Kasserer / stedfortreder
Sist oppdatert av/dato:
RK / 10.10.2012
Registrering og avstemming
Posteringsblanketter for alle bevegelser vedrørende kasse/bank skrives og registreres i
kommuneregnskapet. Noen posteringsblanketter vedrørende utbetalinger i
kommuneregnskapet skrives også av lønningssekretær/materialforvalter.
Kontoutskrift mottas fortløpende for konto 8601.40.75943 – avstemmes mot
beholdningsjournalen.
Innlesningsliste GL kan hentes ut for hver registrert bunke. Det registreres kun en bunke pr.
dag med fortløpende bunkenummer. Kontosammendrag tas ut fra skjerm annenhver måned.
Avstemmes mot beholdningsjournalen og eventuelle feil rettes opp. Avstemming sendes
Regnskapskontoret pr. 31. desember.
Bøter v/forelegg
Kasserer mottar forelegg (fra politiet) via avdelingsledelsen ved avdeling Næring ved brudd
på skattebetalingsloven (skattetrekkansvar). Det skrives posteringsblankett for registrering i
kommuneregnskapet når pengene er kommet.
Innfordringen skjer ved Statens Innkrevingssentral. Innbetaling kommer inn på kto.
8601.40.75943 i Fokus bank og posteres til ”Bøter v/forelegg” i kommuneregnskapet.
Avstemmes pr. 31. desember og sendes Regnskapskontoret.
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
146
Side 3
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 08.11.2012
Manuelle bilag
Alle i avdelingen som har oppgaver
Sist oppdatert av/dato:
RK / 08.11.2012
Manuelle bilag
Strategi
Instruks for føring av skatteregnskapet fastsatt av Skattedirektoratet 18. desember 2008, §5
omfatter grunnleggende bokføringsprinsipper. Sofie-rutine for dokumentasjon, arkivering og
oppbevaring av bilag inneholder blant annet krav til lokale tiltak som skal sikre at
kemnerkontorets dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag gjennomføres i henhold
til gjeldende forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt av skattedirektoratet.
Pkt. 6.1 i rutinen stadfester at bokførte opplysninger skal være dokumentert på en slik måte
som gjør etterprøving og kontroll mulig. Dersom dokumentasjonen består av flere
dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene.
I rutinens pkt. 12.1 står det at det skal gå klart frem hvem som har utarbeidet og registrert
bilaget, hva posteringen gjelder og når registreringen er gjort.
Manuelle krav
Manuelle krav registreres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer
dokumentasjon og redegjøring / vurdering for kravet som danner underbilag for
registreringen. Dersom kravet relateres til et annet krav skal henvisning (bilagsnummer)
noteres.
Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler.
Registreringen foretas i Sofie under Regnskap, ”Endre/registrere krav”. Legg inn løpenummer
og godkjenn med F8. Velg kravtype fra nedtrekksmenyen og registrer beløp. Velg ”manuelle
krav” under bilagsnummerserie. Dersom det er aktuelt må KID eller melding til mottaker
registreres. Trykk på feltet ”Velg kontostreng”. Hvis konto ikke naturlig følger av kravtypen
må kontonummer ihht gjeldende kontoplan registreres. Påse at riktig år blir registrert. Hvis
kravet består av flere poster må hver delpost registreres med korrekt konto og årsangivelse.
Registrer forfall for kravet, evt. splittet på flere forfall. Godkjenn og lagre. Når
kontrollspørsmålet er besvart vil bilagsnummer tildeles. Skjermbildet kan skrives ut og
vedheftes underdokumentasjonen for arkivering. Alternativt kan bilagsnummer og kontering
påføres dukumentasjonen.
Den som utfører registreringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og
signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen.
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
147
Side 1
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 08.11.2012
Manuelle bilag
Alle i avdelingen som har oppgaver
Sist oppdatert av/dato:
RK / 08.11.2012
Annullerte krav
Annullering av krav foretas i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer
dokumentasjon og redegjøring / vurdering for tilbakeføringen som underbilag for
annulleringen. Dersom kravet relateres til et annet krav skal henvisning til opprinnelig bilag
noteres (bilagsnummer). Det samme gjelder henvisning til nytt bilag (korrekt føring).
Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler.
Annulleringen foretas i Sofie under Regnskap, ”Endre/registrere krav”. Legg inn løpenummer
og godkjenn med F8. Gå til feltet ”Dette krav” og tast F7 for å komme i søkemodus. Søk opp
kravet enten ved å angi kravtype, beløp eller bilagsnummer, trykk F8. Når riktig krav er
funnet annulleres kravet ved å markere knappen ”Annuller krav”. Det kommer opp melding
om hvilket bilagsnummer som er tildelt, dette noteres på bilaget. Alternativt kan man på
skattyters reskontro søke opp ”ikke gjeldende poster”. Marker linjen for tilbakeføringen og
”vis detaljer”. Ta utskrift av skjermbildet og heft ved underdokumentasjon for arkivering.
Den som utfører annulleringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og
signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen.
Flytt tilleggsforskudd
Tidvis forekommer det at innbetalt tilleggsforskudd havner på feil aktør. Dette kan bero på
forveksling av KID mellom ektefeller eller andre familiemedlemmer, forveksling i bruk av
personnummer / organisasjonsnummer ved generering av KID, osv.
Flytting av tilleggsforskudd utføres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer
dokumentasjon som danner underbilag for registreringen. Flytting av tilleggsforskudd skal
dokumenteres ved skriftlig godkjenning fra den aktør innbetalingen er foretatt på.
Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler.
Påse at innbetalingen ligger inne med korrekt KID-gruppe (42 eller 43) og korrekt år. Dette
kan evt. endres under Regnskap – Innbetaling – Manuell plassering mot krav.
Flyttingen foretas i Sofie under Regnskap – Innbetaling – Flytt tilleggsforskudd. Registrer
løpenummer, trykk F8 og skattyters navn vil komme opp. Likeså vil innbetaling som er
aktuell for flytting komme frem i feltet. Marker i feltet for navn under rubrikken ”Overføres
til”. Trykk F7 for å komme i søkemodus, registrer løpenummer for skattyter forskuddet skal
overføres til og godkjenn med F8. Legg inn beløp som skal flyttes, ta utskrift av skjermbildet
som bilag og deretter ”Utfør overføring”. Skjermutskriften heftes sammen med
underdokumentasjon for arkivering.
Den som utfører overføringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og
signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen.
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
148
Side 2
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 08.11.2012
Manuelle bilag
Alle i avdelingen som har oppgaver
Sist oppdatert av/dato:
RK / 08.11.2012
Godskriv annen aktør
Det forekommer at innbetalinger havner på feil aktør. Dette kan bero på forveksling av KID
mellom ektefeller eller andre familiemedlemmer, forveksling i bruk av personnummer /
organisasjonsnummer ved generering av KID, osv.
Godskrift annen aktør utføres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer
dokumentasjon som danner underbilag for registreringen.
Overføringen skal dokumenteres ved skriftlig godkjenning fra den aktør innbetalingen
er foretatt på eller ved skriftlig sannsynliggjøring av overføringen.
Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler.
Flyttingen foretas i Sofie under Regnskap – Innbetaling – Godskriv annen aktør. Registrer
løpenummer og minst en annen opplysning for å finne aktuell innbetaling. Trykk F8 og
skattyters navn og alle andre opplysninger vil komme opp. Marker i feltet ”Finn
skattyter/arb.giver”. I søkebildet som kommer opp, registrer løpenummer for skattyter som
skal godskrives (eller annen søkeverdi) og utfør søk. Når riktig aktør er funnet godkjennes det
med ”OK”. Legg inn beløp som skal overføres, godkjenn og lagre. Skriv ut skjermbildet som
heftes sammen med underdokumentasjon for arkivering.
Den som utfører overføringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og
signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen.
Utbetal til annen kreditor
Det forekommer at kreditkrav skal overføres til annen kreditor. Som oftest skyldes dette
manuell motregning av kommunal eiendomsavgift, merverdiavgift eller andre spesielle
tilfeller.
Utbetaling til annen kreditor utføres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer
dokumentasjon som danner underbilag for registreringen.
Overføringen skal dokumenteres ved skriftlig godkjenning fra den aktør innbetalingen
er foretatt på eller annen sannsynliggjøring av overføringen.
Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler.
Utbetaling foretas i Sofie under Regnskap – Innbetaling – Manuell plassering mot krav..
Registrer løpenummer og minst en annen opplysning for å finne aktuelt kreditkrav. Trykk F8
og skattyters navn og alle andre opplysninger vil komme opp. Velg som neste aktivitet
”Utbetal til annen kreditor”, velg saksbehandler, godkjenn og lagre. Man kommer over i nytt
skjermbilde. Marker i feltet ”Finn skattyter/arb.giver”. I søkebildet som kommer opp, registrer
løpenummer for skattyter som skal godskrives (eller annen søkeverdi) og utfør søk. Når riktig
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
149
Side 3
Avdeling:
Navn:
Godkjent av/dato:
Ansvarlig for gjennomføring:
Regnskapsavdelingen
RK / 08.11.2012
Manuelle bilag
Alle i avdelingen som har oppgaver
Sist oppdatert av/dato:
RK / 08.11.2012
aktør er funnet godkjennes det med ”OK”. Legg inn melding til mottaker og beløp som skal
overføres, godkjenn og lagre. Skriv ut skjermbildet som heftes sammen med
underdokumentasjon for arkivering.
Den som utfører overføringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og
signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen.
Arkivering / oppbevaring
Manuelle registrerte krav arkiveres i brevordner i bilagsnummerrekkefølge.
Annullerte krav arkiveres i brevordner i bilagsnummerrekkefølge.
Flytt tilleggsforskudd arkiveres i brevordner sortert på det løpenummer flyttingen skjer fra.
Godskrift annen aktør arkiveres i brevordner sortert på det løpenummer overføringen skjer
fra.
Utbetal til annen kreditor arkiveres i brevordner sortert på det løpenummer utbetalingen skjer
fra.
Bilagene oppbevares etter de til en hver tid gjeldende lover og forskrifter.
Trondheim/Klæbu kemnerkontor
150
Side 4
Orientering om aktuelle saker
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Saksnr
016/13
Eva J. Bekkavik
033, &17
13/52-3
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Saksutredning
Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske
utvalgene, eventuelt innspill fra andre.
151
Eventuelt
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Klæbu kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
02.05.2013
Eva J. Bekkavik
033, &17
13/52-4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges frem uten forslag til vedtak.
152
Saksnr
017/13