učinkovita komunikacija in time management

PROJEKT
KSJS Priložnost
za nov začetek
8. oktober, 2013
Ljubljana
partner v projektu je
UČINKOVITA KOMUNIKACIJA
SPRETNOSTI IN VEŠČINE KOMUNICIRANJA
Dr. Janez Mekinc
OPTIMUM + Inštitut za optimiziranje procesov
[email protected]
HIERARHIJA VREDNOT
ŽIVLJENJE (vrhovna vrednota)
Posebno
definirano
področje
AFEKT
življenjsko pomembne vrednote
zelo pomembne vrednote
srednje pomembne vrednote
malo pomembne vrednote
DOGODEK
OGROŽEN, NEPRIJETEN
OBČUTEK
Ko nekaj ogroža eno izmed
»mojih«, lastnih vrednot
PRIJETEN, POZITIVEN OBČUTEK
Ko nek dogodek potrjuje eno izmed lastnih
vrednot; ko »jaz« skozi dejanja potrjujem lastne
vrednote ali eno izmed lastnih vrednot
KOMUNIKACIJA
• NE UČIMO SE JE
• NAŠ OBSTOJ JE ODVISEN OD NJE
• TEŽJA JE KOT SI MISLIMO
• NE MOREMO JE SPREMENITI, DOKLER
NE SPREMENIMO SEBE
GLAS
38%
POMEN
BESED
7%
KINEZIKA
GOVORICA
TELESA MIMIKA
OBRAZA,
KRETENJE)
55%
POZORNO SPREMLJAJMO:
OBRAZNO MIMIKO IN
GOVORICO TELESA
VIŠINO IN BARVO GLASU
ŠELE NAZADNJE BESEDE
VEDNO
ODGOVORI NA
TO, KAR SI:
VIDEL,
SLIŠAL
IN
OBČUTIL
Ni mi všeč, kar praviš in ne strinjam se s tabo…
Zanimanje…..
Komaj čakam, da grem ...
Dolgočasen sogovornik…..
Mmm, obeta se dober posel……
Vse vem ……
Nisi mi všeč...
Nekdo bi rad odšel ...
Nekdo bi rad odšel ...
Dominantnost…….
Pozitiven odnos...
Negativen odnos...
Razočaranje...
Pripravljenost…
jeza, presenečenje, zadovoljstvo, žalost, zanimanje
IZOGIBANJE NESPORAZUMOM
star način komunikacije:
“POZORNO SPREMLJAJ VSAKO
SOGOVORNIKOVO BESEDO IN VEDNO
NANJO ODGOVORI”
nov način komunikacije:
“POZORNO SPREMLJAJ OBRAZNO MIMIKO
IN GOVORICO TELESA, VIŠINO IN BARVO
GLASU IN ŠELE NAZADNJE BESEDE TER
VEDNO ODGOVORI NA TO, KAR SI VIDEL,
SLIŠAL IN OBČUTIL”
IZOGIBANJE NESPORAZUMOM
star način komunikacije:
“VZTRAJAJTE PRI SVOJI RAZLAGI
POMENA BESED, KER OČITNO VESTE, KAJ
STE Z NJIMI MISLILI”
nov način komunikacije:
“SPREJMITE DEJSTVO, DA SE POMEN VAŠIH
BESED IZRAŽA V ODGOVORU
SOGOVORNIKA IN NE V TEM, KAR STE VI
MISLILI, KO STE JIH IZREKLI”
IZOGIBANJE NESPORAZUMOM
star način komunikacije:
“DOMNEVAJTE, DA VAŠE BESEDE
POMENIJO TUDI DRUGIM ISTO KOT VAM”
nov način komunikacije:
“ZAVEDAJTE SE, DA VAŠE BESEDE
VZBUDIJO V DRUGIH DRUGAČNE
PREDSTAVE, ČUSTVENE POVEZAVE IN
POMENE OD VAŠIH”
IZOGIBANJE NESPORAZUMOM
star način komunikacije:
“MEDTEM KO DRUGI GOVORI, SE ZBERI,
UREDI SVOJE MISLI IN SE PRIPRAVI ZA
TAKOJŠEN ODGOVOR, KOT DA
TRETNUTEK PRIPADA TEBI”
nov način komunikacije:
“MEDTEM, KO DRUGI GOVORI, BODI Z NJIM
100%. POSLUŠAJ GLEJ IN OBČUTI GA. NE
PUSTI, DA TI MISLI UIDEJO DRUGAM”
VIDNI SIGNALI, KI JIH ODDAJAŠ
(neverbalna komunikacija)
Govorica telesa
(kinezika)
Prostorsko obnašanje
(proksemika)
mimika (izraz obraza)
pogled (oči)
drža in hoja (telo)
gestikulacija (kretnje rok, dlani,
glave nog)
pojava (obleka, pričeska)
Odmaknjenost
bližina
ZRCALJENJE
Dober stik je začetna točka za uspešno komunikacijo. Zgradi se z
vajami kot je zrcaljenje in ujemanje. Zrcaljenje in ujemanje se pogosto
zgradi spontano in sta dobro znamenje, da smo z nekom vzpostavili
dober stik.
Zrcaljenje je natančno zaznavanje sestavin vedenja nekoga drugega:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Obrazna in telesna mimika
Ton in barva glasu
Očesni stik
Hitrost govora
Drža telesa
Geste rok
Premiki oči
Nehoteni gibi
Ključne fraze
POZICIJE V ODNOSU DO DRUGIH
1. Jaz sem O.K. -
ti si O.K.
simbolično(++)pozicija
OMOGOČA: - aktivno analizo skupnega problema
- gradnjo zdravega partnerskega (kolegialnega) odnosa
- pomoč pri doseganju dogovorjenega cilja
2. Jaz sem O.K. -
ti nisi O.K.
(+-)pozicija
simbolično
Rahlo + - pogosto srečamo v vicih o blondikah, policajih, pripadnikih
različnih delov Slovenije
Ekstremne + - pozicije pa so rasizem, šovinizem, ect.
3. Jaz nisem O.K. -
ti si O.K.
4. Jaz nisem O.K. -
ti nisi O.K.
simbolično(-+)pozicija
(--)pozicija
simbolično
UPRAVLJANJE S ČASOM –
TEHNIKE ČASOVNEGA MANAGEMENTA
Dr. Janez Mekinc
OPTIMUM + Inštitut za optimiziranje procesov
[email protected]
Če bi le dan imel 48 ur
Stavek, ki ga pogosto slišim. Včasih tudi iz
svojih ust. Čas. Čas je najboljši pokazatelj,
najboljši razsodnik. Čas bo pokazal vse. Kdo
je imel prav in kdo ne. Kaj je res in kaj ni.
Kdo so tisti, ki so izjemni, kaj je povprečno in
kaj je bilo slabo.
Postavljanje ciljev in redno
planiranje
Temelj vsega je postavljanje ciljev, pa naj
bodo kratkoročni ali dolgoročni. Kot so nam
povedali, kar 97% ljudi nima postavljenih
ciljev v življenju.
“Če ne veš, kam greš, je vsaka pot prava.”
Značilnosti dobro postavljenih ciljev lahko opišemo s kratico
SMART
• Specific - specifični
• Measurable - merljivi
• Attainable - dosegljivi
• Realistic - realni
• Time - s časovno določenim rokom
POMEMBEN NASVET
Cilji naj bodo zapisani čim bolj konkretno in v
sedanjiku.
Primer slabega cilja: Zaslužil bom več denarja.
Primer dobrega cilja: Do konca leta 2014
zaslužim dodatnih 10.000
CILJI
dolgoročni - VIZIJA
Vizija na različnih področjih (poslovno, osebno) potem pa na tej
podlagi oblikujte letne cilje. Vizija naj bo želeno stanje čez nekaj
let.
kratkoročni – LETNI, MESEČNI,
TEDENSKI, DNEVNI
Cilji so poziv za konkretne aktivnosti in naloge, ki jih morate
postoriti na poti do cilja.
• za kratkoročno oz. operativno planiranje uporabite
organizator (blok, telefon, računalnik…)
• vizijo ter letne cilje si napišete v en dokument, ki ga stiskate
in ga obesite na vidno mesto v delovnem okolju
Ko ste v službi ali se ukvarjate s poslom
bodite v tem kvadrantu
V tem kvadratu so aktivnosti, ki zahtevajo
takojšnje ukrepanje, saj doprinesejo
bistvene pozitivne posledice h kvaliteti
vašega življenja.
Ko smo v službi, kjer se ukvarjamo z
zadevami, ki so NUJNE in POMEMBNE,
štejeta kot merilo le kvaliteta in
učinkovitost.
Bodite kritični ter disciplinirano omejite
aktivnosti v kvadrantu
Te aktivnosti so takšne, da ni potrebe po
takojšnjem ukrepanju, vendar te
dejavnosti dolgoročno prinašajo največ
h kvaliteti življenja.
Ko se ukvarjamo zinzadevami, ki so NENUJNE in POMEMBNE šteje kot merilo,
količina časa, ki ga imamo na razpolago
zanje.
Aktivnosti v tem kvadratu je vredno
opustiti, ker ne prinašajo nobene koristi
Te aktivnosti so največje motnje oz. tatovi
v vaše življenje.
časa in energije. Te stvari seveda lahko
počnete, je pa prav, da se vprašate: V
So čisto zapravljanje časa in zanje res ni
kolikšni meri in kdaj?«
vredno izgubljati časa ali pa energije.
V kolikor imate »gužvo« ali pogosto
doživljate stres, je prav, da jih postavite
pod drobnogled ter jih omejite.
•so zadeve, ki zagotavljajo vire za preživljanje
(opravljanje službenih obveznosti, doseganje
norme, realizacija ciljev znotraj opredeljenih
rokov…),
• poslovni sestanki,
• poslovni telefonski razgovori,
• tekoče opravljanje prevzetega dela,
• zaključevanje začetih projektov,
• pozornost do oseb s katerimi smo povezani
(npr. partner, otrok, poslovni partner), ki želi
povedati nekaj kar mu je resnično
pomembno.
•telefonski pogovori s prijatelji v času službe,
• pogovor s sodelavci v službenem času o dogodkih v
politiki, o športnih zadevah, slabih novicah…,
• vljudnostni odhod na pijačo in klepet z znancem ali
prijateljem med službo…,
• pretirano reševanje težav drugih (prijateljev,
sorodnikov, sodelavcev…, ki so jih sposobni rešiti tudi
sami),
• takojšnje odgovarjanje na manj pomembno e-pošto
sodelavcev, prijateljev, znancev, sorodnikov,
• poslušanje nestrokovnih pogovornih oddaj na radiu,
ki odvračajo pozornost od pomembnih in nujnih
stvari.
• osebna rast (branje knjig, udeležba na
seminarjih in delavnicah, učenje od
drugih…),
• nadgradnja znanj in veščin (formalno ali
neformalno učenje, učenje tujih jezikov…
• povečanje količine časa za družino,
hobije in iskrene prijatelje,
• skrb za fizično kondicijo ter psihično
sprostitev.
• računalniške igrice,
• branje trač novic,
• pošiljanje verižnih e-sporočil,
• razprave v spletnih forumih,
• pogosto (več kot enkrat dnevno)
spremljanje dnevnih novic v več medijih
(radijski dnevnik, dnevnik TV SLO, 24 ur
na POP TV, Svet na kanalu A…),
• gledanje telenovel.
Največji izziv je razviti disciplino za
aktivnosti, ki so
NUJNE in NEPOMEMBNE
ter kritično ovrednotiti aktivnosti, ki
so:
NE-NUJNE in NEPOMEMBNE.
V teh dveh kvadrantih je največja
rezerva časa.
Fraza: »Nimam časa!«, je dejansko le
fraza. V resnici imamo vsi vsak dan
na razpolago 24 ur. Je pa velika
razlika, kako z njim upravljamo in
čemu ga namenjamo.
Uporabite čas za stvari, od katerih
imate res korist. Dejansko korist.
5 PRIORITETNIH RAZREDOV
• A
naloge so zelo pomembne in jih morate narediti
• B naloge so pomembne in jih je pametno narediti
• C naloge so nepomembne, ki bi jih bilo lepo narediti
• D naloge so tiste, ki jih lahko delegirate drugim
• E naloge so tiste, ki jih lahko eliminirate
V planu označite prioriteto
vseh dejavnosti. Začnite, ter
opravite prvo
najpomembnejše!
Ne odlašajte, saj če je zadeva
pomembna, bo z vsako uro
nastal večji problem.
Paretovo pravilo 80/20 - 20%
dejavnosti prinese 80%
rezultatov in obratno.
Zato je zelo pomembno, da se
osredotočimo na teh 20%!
Dejavnost
Rezultati
80
%
20
%
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
1. Vsakodnevni načrt
Načrt, ki ga napišete zjutraj oz.
zvečer, vam bo služil kot dober
pregled nad prihajajočim dnem.
Vse kar morate storiti je, da se
držite napisanega načrta.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
2. Vsako opravilo oz.
naloga naj ima svoj rok
Primer: - nalogo A je treba dokončati do 10:00,
- nalogo B do 15:00,
- in nalogo C do 17:30.
Takšen načrt vam omogoča, da z delom ne
posegate v čas, ki ste ga namenili drugim
aktivnostim.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
3. Naučite se reči NE
Ne smete si naložiti več dela, kot
ste ga sposobni opraviti, zato je
potrebno odločno reči ne oz.
sprejeti nalogo pod pogojem, da jo
preložite na kasnejše obdobje.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
4. Naj bo vaš cilj končati
nalogo pred rokom oz. priti
na sestanek nekaj minut pred
začetkom
Če načrtujemo, da bomo točni se
velikokrat zgodi, da zamudimo,
zato je potrebno načrtovati
opravljeno nalogo pred rokom, da
bomo točni.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
5. Osredotočiti se je
potrebno zgolj na eno
ključno nalogo v določenem
času.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
6. Spremljajte
porabljen čas
Na spletu najdete Egg Timer, ki
spremlja vaš porabljen čas. Nastavite
ga lahko tako, da vam po preteku 1
ure zapiska. Na ta način se boste bolj
zavedali porabljenega časa.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
7. Ne obremenjujte se z
nepomembnimi
podrobnostmi
Zavedati se morate, da nikoli ne boste
naloge opravili točno tako, kot ste si
zamislili. V kolikor boste preveč časa
posvečali nepomembnim podrobnostim
boste neučinkoviti pri opravljanju
zadane naloge.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
8. Delegiranje
V kolikor bo vaš sodelavec določeno
nalogo opravil bolje kot vi oz. naloga ni
tako pomembna, naj jo opravi nekdo
drug, vi pa se lahko osredotočite na bolj
pomembne naloge.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
9. Končajte sestanek oz.
nalogo takrat, ko je to
smiselno
V nasprotnem primeru se vam
bodo zadeve vlekle v nedogled.
10 nasvetov za boljše upravljanje s
časom
10. Varovalni čas med
nalogami
Nalog oz. opravil ne smete imeti
razporejenih tesno skupaj, temveč
morate pustiti 5 do 10 min časa med
dvema nalogama. To vam omogoča
dokončanje prve naloge v miru in čas za
pripravo na naslednjo nalogo.
Spremljanje napredka
•
Potek dneva se spremlja s pomočjo vpisovanja v dnevnik (papir, računalnik, telefon)
•
pomembno je, da je iz njega razvidno, kaj ste delali in kaj ste naredili čez dan.
•
Vsebuje štiri stolpce - dejavnost, trajanje, prioriteto in opombe, kjer si označite, kaj in kako bi lahko
naredili bolje.
•
Na vrh si napišite še 5 ključnih ciljev tistega dne.
•
Ko boste nekaj dni pisali dnevnik in analizirali svoje dejavnosti, boste zelo hitro opazili, kaj vam jemlje
največ časa in kje lahko optimizirate svoj urnik.
•
In če smo rekli, da 97% ljudi nima postavljenih ciljev, pa je v tistih 3% le tretjina, ki redno spremlja
približevanje tem ciljem.
Elektronsko pošto je pametno brati trikrat
dnevno:
zjutraj (okoli 08.30)
popoldne (okoli 14.30)
zvečer (okoli 22.00)
Če me kdo nujno rabi, lahko pošlje SMS, da imam
pomemben e-mail in z veseljem bom pritisnil
SEND/RECEIVE
`