– VERSION 2011/09/19 HOW TO CONSEILS © QUASAR Conseil 2011

HOW TO CONSEILS – VERSION 2011/09/19
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Version 2011/09/19
Sommaire
Paramétrage préalable ............................................................................................. 3
1.
Paramétrage In Situ (service informatique) ................................................... 4
2.
Paramétrage des types de conseil ................................................................ 5
3.
Paramétrage des collèges ............................................................................. 7
4.
Paramétrage des rôles de membres de conseils .......................................... 9
5.
Paramétrage des types de courriers de conseils ......................................... 10
La gestion des conseils ......................................................................................... 12
1.
La composition des conseils ........................................................................ 12
2.
Les séances de conseils ............................................................................. 16
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Paramétrage préalable
Figure 1 : Menu Activité de recherche > Conseils
Le menu Activité de recherche > Conseils permet de gérer les différents conseils ou
groupes projet de l’établissement.
Un paramétrage préalable est nécessaire. Par ailleurs, un paramètre In Situ doit être
saisi.
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1. Paramétrage In Situ (service
informatique)
Figure 2 : Fenêtre Types de conseil
Trois paramètres In Situ sont à saisir.
Ils sont nécessaires aux chargements des tableaux d’une séance de conseil.
La formule doit contenir :
- Pour le paramètre RECH : la liste des types de convention (codes de la table
t_convention) concernés séparés par des virgules, pour le tableau Contrats de
recherche,
- Pour le paramètre SUBV : la liste des types de convention (codes de la table
t_convention) concernés séparés par des virgules, pour le tableau Demandes
de subvention,
- Pour le paramètre VALO : la liste des types de convention (codes de la table
t_convention) concernés séparés par des virgules, pour le tableau Contrats
valorisation.
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2. Paramétrage des types de
conseil
Figure 3 : Fenêtre Types de conseil
Le premier paramétrage à réaliser dans Sirius est la définition des types de conseil à
gérer. Il est possible de créer autant de types de conseil que souhaité.
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Figure 4 : Fenêtre Saisie d’un type de conseil
Un type de conseil est défini par un code et un libellé. Trois cases à cocher
permettent de déterminer si le conseil est CA, CS ou CEVU. Cela est notamment
nécessaire pour rapprocher les séances de conseil et les objets présentés en conseil
(contrats, cotutelles de thèse…).
Il est ensuite possible de paramétrer les différents collèges par conseils. Les collèges
sont également paramétrés.
Figure 5 : Fenêtre Saisie d’un collège pour un conseil
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3.
Paramétrage des collèges
Figure 6 : Fenêtre Collèges
Les collèges électoraux sont paramétrés ici. Ils sont définis par un code et un libellé.
Ils peuvent être représentés à plusieurs types de conseil.
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Figure 7 : Fenêtre Saisie d’un collège
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4. Paramétrage des rôles de
membres de conseils
Figure 8 : Fenêtre Rôle de membre de conseil
Il faut ensuite paramétrer les rôles des membres. Il s’agit des rôles quel que soit le
type de conseil. Un rôle sera ensuite attribué à un membre.
Figure 9 : Fenêtre Saisie d’un rôle de membre de conseil
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5. Paramétrage des types de
courriers de conseils
Figure 10 : Fenêtre Types de courriers conseils
Il est ensuite possible de paramétrer des courriers, à destination des conseils de
l’établissement. Ces courriers ne sont pas liés à des processus, mais à des types de
conseil seulement.
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Figure 11 : Fenêtre Saisie d’un type de courrier conseil
Les modèles sont des documents de type DOC pour les courriers et en RTF pour les
mails.
Les parties variables sont des mots-clés précédés de @, insérés dans le document
modèle.
La procédure permettra de fusionner avec les éléments de la base de données.
Le sélecteur type d’usage permettra d’afficher le choix de documents correspondant
au contexte.
Le sélecteur publipostage permettra de sélectionner le mode d’envoi mail ou courrier.
Les documents peuvent faire l’objet d’un chrono courrier avec le numéro de
document.
Le document est lié à un type de conseil.
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La gestion des conseils
Cette fenêtre est accessible par le menu Activité de recherche > Gestion des sites.
La fenêtre « Site » sert à beaucoup de modules de Pléiade (notamment en ce qui
concerne la facturation), c’est pourquoi elle possède tant d’onglets.
Pour la gestion des conseils, seuls l’en-tête et les deux derniers onglets ont de
l’importance.
1.
La composition des conseils
Figure 12 : Fenêtre Données du site Composition des conseils
L’en-tête permet de saisir l’acronyme et la dénomination de l’établissement, qui
peuvent être utilisés dans les courriers. De plus, un logo peut y être enregistré, il
apparaîtra dans les états de sortie des séances de conseil.
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L’onglet composition des conseils permet de saisir la composition par type de conseil
paramétré au préalable.
Il est ensuite possible d’en éditer la liste par type de conseil, avec le menu déroulant.
Les boutons sous le tableau permettent d’accéder à la composition.
Figure 13 : membre d’un conseil
Dans cette fenêtre, trois onglets comportent les informations à saisir, qui sont :
- Le membre en lui-même : il peut provenir du personnel, des doctorants, des
interlocuteurs partenaire, ou des interlocuteurs organisme de recherche.
- Le type de conseil auquel le membre participe, avec date de début et fin. La
case à cocher « actif » est calculée automatiquement par rapport à la date du
jour (en sortie des champs dates), mais elle reste modifiable.
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Figure 14 : membre d’un conseil (2)
-
Le collège auquel le membre appartient,
Son rôle au sein du conseil, liste paramétrable.
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Figure 15 : membre d’un conseil (3)
En cas d’utilisation combinée de Sirius et Altéa Web, le membre peut visualiser les
informations d’une séance de conseil, et les documents associés. L’onglet Altéa Web
permet de renseigner les identifiants de connexion.
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2.
Les séances de conseils
Figure 16 : Fenêtre Données du site Séances de conseils
Une fois les compositions des conseils effectuées, l’onglet « séances de conseil »
permet d’historiser les séances tenues ou non tenues.
Les boutons sous le tableau permettent de gérer les séances
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Figure 17 : Fenêtre gestion d’une séance de conseil
La fiche d’une séance comporte plusieurs onglets :
- Les cinq premiers constituent les documents préparatoires à la séance (liste
des demandes de subvention, liste des contrats de recherche, liste des
contrats valorisation, liste des cotutelles de thèses, liste des demandes BQR).
Pour que les tableaux se remplissent, il faut que dans l’objet en question (un
dossier/contrat ou une cotutelle de thèse) ait une date de présentation au
conseil égale à la date prévue du conseil (voir ci-dessous).
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Figure 18 : Avis des conseils dans les objets (contrat ici)
La fenêtre d’avis des conseils est accessible par l’onglet « détail » de la fiche
contrat, bouton « avis conseils ». Pour les cotutelles de thèses, il s’agit de l’onglet
« avis »
Si le champ renseigné est « date de présentation au CS », il faut que le type de
conseil soit coché « est CS » pour que les tableaux se remplissent. Idem pour les
autres types.
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Figure 19 : Fenêtre gestion d’une séance de conseil Présences
L’onglet « présence des membres » permet d’éditer la feuille d’émargement
préparatoire à la séance, puis une fois la séance terminée de pointer les présences
par le menu déroulant de la dernière colonne.
En création d’une séance, le tableau se charge lors de la sélection d’un type de
conseil, en fonction de la composition des conseils. En modification, il se charge
avec les données enregistrées.
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Figure 20 : Fenêtre gestion d’une séance de conseil Documents
L’onglet « documents » permet d’ajouter des documents bruts, ou de fusionner des
modèles de documents avec les informations de la base de données.
Le bouton « modifier » permet de stipuler si le document est validé et visualisable sur
Altéa Web.
Figure 21 : Document de conseil
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Figure 22 : Fenêtre gestion d’une séance de conseil Secrétaires
L’onglet « secrétaires » n’est pas toujours utilisé, il permet de spécifier les secrétaires
des membres afin de leur envoyer les documents notamment.
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